Initiative de sensibilisation sur le secteur bénévole et communautaire au Canada

Appel de propositions

Guide d’information pour les demandeurs

PARTIE 1 : DONNÉES EN BREF
PARTIE 2 : OBJECTIFS ET APERÇU DE L’APPEL DE PROPOSITIONS
PARTIE 3 : OBJECTIFS ET APERÇU DE L’APPEL DE PROPOSITIONS
PARTIE 4 : LA PRÉSENTE PARTIE FOURNIT DES RENSEIGNEMENTS GÉNÉRAUX SUR LA FAÇON DE RÉDIGER ET DE REMPLIR VOTRE PROPOSITION, AINSI QUE DES RENSEIGNEMENTS DÉTAILLÉS SUR LA FAÇON DE REMPLIR LA PARTIE RELATIVE AU « BUDGET »
PARTIE 5 : APERÇU DES MODALITÉS D’UN ACCORD DE CONTRIBUTION
Annexe A - « Procédures relativement au projet de loi M‑30 »
Annex B: Cadre stratégique
QUESTIONS et RÉPONSES

PARTIE 1 :      DONNÉES EN BREF

1.  Quel est le but de l’appel de propositions?

Cet appel de propositions vise à concevoir, développer et mettre en place l’Initiative de sensibilisation sur le secteur bénévole et communautaire au Canada financée par la Direction du développement social, Développement social Canada, dans le cadre de l’Initiative sur le secteur bénévole et communautaire (ISBC).

Note :  Seulement une proposition sera recommandée afin d’obtenir le financement.

2.  Quand a-t-on affiché/diffusé l’appel de propositions?

On l’a diffusé le 19 juillet 2004.

3.  Quelle en est la date de clôture?

La date de clôture est le 30 août 2004 à 16 h, heure normale de l’Est.

(Veuillez noter que les propositions reçues après cette date et cette heure ne seront pas acceptées.)

4.  Comment puis-je savoir si mon organisme est admissible?

Il y a trois critères obligatoires à respecter. Pour avoir le droit de faire une demande de financement, l’organisation doit respecter les trois critères suivants :

• Être un organisme sans but lucratif incorporé;
• Ses activités doivent se rapporter au développement social¹; et
• Démontrer qu’elle est en mesure de mener une campagne de communication nationale dans les deux langues officielles.

5.  Quels renseignements et documents dois-je présenter?

Pour répondre à l’appel de propositions, il faut remplir une proposition, la signer et la présenter. Votre proposition² devrait comporter les parties suivants du document intitulé « Formulaires requis et règles de présentation pour les propositions » (version PDF, version texte) pour passer par le processus d’évaluation et de recommandation :

• Partie A : Critères obligatoires
• Partie B : Demande de financement
• Partie C : Résumé
• Partie D : Description du projet proposé
• Partie E : Plan de travail
• Partie F : Plan de diffusion des connaissances et d’évaluation
• Partie G : Capacité de réaliser le projet
• Partie H : Budget
• Partie I : Pièces justificatives

6.   Comment dois-je m’y prendre pour présenter ma proposition?

Veuillez envoyer :

deux (2) copies papier de la proposition. (L’une des deux copies doit être la version originale signée. Le groupe signature se trouve dans le formulaire demande de financement (version PDF, version texte));

et

une (1) version électronique   sur une disquette jointe aux copies papier ou transmise par courrier électronique à kyle.cyr@sdc-sdc.gc.ca

Les deux (2) copies papier de la proposition doivent être envoyées à :

Veuillez noter que les copies papier et la copie électronique doivent être reçues par le Ministère avant la date et l'heure de clôture établies au 30 août 2004, à 16 h (heure d’été de l’Est).

7.  À qui dois-je adresser mes questions au sujet de l’appel de propositions ou de la présentation de ma proposition?

Vous pouvez appeler Kyle Cyr au (819) 994-1440 ou le contacter par courrier électronique à kyle.cyr@sdc-dsc.gc.ca. DSC fera tout son possible pour répondre à toutes les questions avant la date et l’heure de clôture de l’appel de propositions.

8. Quand prévoit-on traiter les propositions?

Voici l’échéancier prévu ² :

Réception des propositions : 30 août 2004

Évaluation des propositions : De la semaine du 6 septembre à la semaine du 24 septembre 2004

Avis d’acceptation ou de refus des demandes : Octobre 2004

Négociation de l’accord avec l’organisation retenue : Début novembre 2004

9.  Si votre organisme est à Québec, vous pouvez être assujetti à la Loi sur le Conseil exécutif (L.R.Q., chapitre M-30). 

En vertu de la législation provinciale, le gouvernement du Canada ne peut signer d’entente avec une organisation assujettie à la Loi sans l’approbation du gouvernement du Québec.

Veuillez consulter l’annexe A intitulée « Procédures relativement au projet de loi M‑30 » pour de plus amples renseignements (version PDF, version texte).

10. Téléconférence d’information

On encourage tous les organismes qui ont l’intention de présenter une proposition dans le cadre de l’Initiative de sensibilisation sur le secteur bénévole et communautaire au Canada à participer à une téléconférence d’information qui donnera aux demandeurs l’occasion de poser leurs questions et de clarifier des points liés à l’appel de propositions.

Les téléconférences auront lieu aux dates suivantes :

• le 4 août 2004, de 14 h à 16 h (H.A.E.) en anglais;
• le 5 août 2004, de 14 h à 16 h (H.A.E.) en français.

Les demandeurs qui ont l’intention de participer à la téléconférence doivent communiquer avec Kyle Cyr, avant le 30 juillet 2004, au (819) 994-1440 ou par courriel à kyle.cyr@DSC-DSC.gc.ca, pour savoir comment s’y prendre pour participer. S’il y a une possibilité, s.v.p envoyer vos questions à l’avance

Remarques :

1.          Le développement social est un terme qui est vaste et qui comporte l’ensemble du secteur bénévole et communautaire.

2.               Tous les formulaires requis, les règles de présentation et les demandes relatives aux pièces justificatives sont présentés dans le deuxième document « Formulaires requis et règles de présentation pour les propositions ».

3.               Cet échéancier peut changer si nous recevons un plus grand nombre de propositions que prévu en réponse à l’appel de propositions.  Les demandeurs seront avisés des changements à l’échéancier.

PARTIE 2 :      OBJECTIFS ET APERÇU DE L’APPEL DE PROPOSITIONS

Cette partie donne de l’information sur ce qui suit :

● le Programme de partenariats pour le développement social (PPDS);

● le titre du projet;

● des renseignements généraux sur le projet;

● la portée du travail;

● les organisations admissibles;

● la durée du projet et le financement offert.

1.  Le Programme de partenariats pour le développement social (PPDS)

Créé en 1998, le PPDS est un programme national étalé sur plusieurs années dans le domaine de la recherche et du développement. L’objective du programme est de soutenir les activités du secteur social sans but lucratif, conformément au mandat de Développement social Canada (DSC). Ses activités visent à promouvoir l'acquisition et l'échange de connaissances, ainsi qu'à renforcer les capacités du secteur social sans but lucratif.

2.  Titre du projet

Initiative de sensibilisation sur le secteur bénévole et communautaire au Canada (ISSBCC).

Cet appel de propositions vise à concevoir, développer et mettre en place l’Initiative de sensibilisation sur le secteur bénévole et communautaire au Canada financée par la Direction du développement social, Développement social Canada, dans le cadre de l’Initiative sur le secteur bénévole et communautaire (ISBC). 

3.  Renseignements généraux sur le projet

En juin 2000, le gouvernement du Canada et le secteur bénévole et communautaire ont uni leurs forces dans le cadre de l’Initiative sur le secteur bénévole et communautaire (ISBC) pour renforcer la capacité du secteur bénévole et communautaire et améliorer sa relation avec le gouvernement fédéral. L’ISBC est dirigée et gérée conjointement par le gouvernement fédéral et le secteur bénévole et communautaire. Le secteur et le gouvernement ont tous les deux mis en place des structures pour mener leur travail respectif à l’égard de l’ISBC. 

Afin de mener à bien le travail lié à ces objectifs, l’ISBC a établi six tables conjointes, dont la Table conjointe sur la sensibilisation. À la fin de son mandat, en septembre 2002, la Table conjointe a approuvé un Cadre stratégique des communications (annexe B) décrivant l’objectif, les résultats attendus, les groupes ciblés et l’approche de l’Initiative de sensibilisation sur le Secteur bénévole et communautaire au Canada (ISSBCC).  L’objectif de l’ISSBCC convenu est le suivant :

• Positionner le secteur bénévole et communautaire dans la société canadienne, de façon à ce que sa contribution à la vie canadienne soit valorisée et soutenue par les particuliers, les collectivités et les secteurs public et privé.

Afin de guider la création de messages et d’outils pour l’Initiative de sensibilisation, la Table conjointe sur la sensibilisation a demandé à EKOS Research Associates Inc. de mener un sondage national auprès des leaders d’opinion au cours de l’été 2002. Le sondage a été conçu pour évaluer les connaissances des leaders d’opinion sur le secteur bénévole et communautaire, mesurer leurs perceptions, leurs opinions et leurs attitudes à l’égard du rôle du secteur bénévole et communautaire, de la capacités et de l’efficacité de celui-ci, et mesurer leur réceptivité à l’égard d’une collaboration avec le secteur bénévole et communautaire. Pour réaliser cette recherche de référence, la Table conjointe sur la sensibilisation a également demandé à EKOS Research de mener un sondage auprès d’un échantillon représentatif du public.

À l’automne 2002, la TCS a proposé la création d’un petit comité directeur pour superviser la mise en oeuvre de l’Initiative, en tenant compte de l’esprit de collaboration et de partenariat créé jusqu’à présent entre le gouvernement et le secteur bénévole et communautaire. Le comité est composé de deux représentants du gouvernement et du secteur bénévole et communautaire ayant une bonne expertise en matière de communications.

4.          Portée des travaux

Cet appel de propositions vise à concevoir, développer et mettre en place l’Initiative de sensibilisation sur le secteur bénévole et communautaire au Canada financée par la Direction du développement social, Développement social Canada, dans le cadre de l’Initiative sur le secteur bénévole et communautaire (ISBC).

Compte tenu de l’esprit de collaboration et de partenariat créé jusqu’à présent entre le gouvernement et le secteur bénévole et communautaire par le biais de l’ISBC et la Table conjointe sur la sensibilisation (TCS), il est recommandé de créer un comité consultatif conjoint gouvernement/secteur pour assurer la continuité et exercer le leadership à l’ISSBCC.    La Direction du développement social est responsable de la surveillance du programme, du contrôle financier et de l’administration de l’accord de contribution.

L’approche recommandée par la Table conjointe sur la sensibilisation de l’ISBC suppose une campagne à deux volets incluant une composante nationale qui ciblera les leaders d’opinion au Canada, les membres du Parlement et les principaux médias, et une composante communautaire (volet local) pilotée par les organisations du secteur bénévole et communautaire, utilisant des outils adaptés à partir des outils qui auront été créés pour la campagne nationale. Les documents/outils qui seront créés seront utiles aux deux volets et pourront être adaptés afin de répondre aux besoins d’organisations particulières. Les propositions doivent tenir compte de la rentabilité, des synergies entre le volet national et le volet communautaire, du potentiel de susciter un débat public sur le rôle du secteur bénévole et communautaire dans la société canadienne et des liens stratégiques/partenariats avec des organisations nationales/régionales clés du secteur bénévole et communautaire afin de renforcer la capacité de mener la campagne proposée.

5.               Organisations admissibles

Il y a trois critères obligatoires à respecter pour cet appel de propositions. Pour avoir le droit de faire une demande de financement, l’organisation doit respecter les trois critères suivants :

·       Être un organisme sans but lucratif incorporé;

·       Ses activités doivent se rapporter au développement social¹; et

·       Démontrer qu’elle est en mesure de mener une campagne de communication nationale dans les deux langues officielles.

6.   Durée du projet et financement disponible

Le travail commencera le 1^er novembre 2004 et doit être terminé d’ici au 31 mars 2006.

Le financement maximal pouvant être fourni par l’ISSBCC est 1 400 000 $ sur deux ans.

Remarque :

1.          Le développement social est un terme qui est vaste et qui comporte l’ensemble du secteur bénévole et communautaire.

PARTIE 3 :      OBJECTIFS ET APERÇU DE L’APPEL DE PROPOSITIONS

1.   Aperçu du processus d’évaluation et de recommandation

Le processus d’évaluation et de recommandation entrepris en plusieurs phases par la Direction du développement social (DDS) vise à garantir que la meilleure proposition est recommandée au Ministre. La meilleure proposition générale sera celle qui permettra le mieux d’atteindre les objectifs de communication proposés, décrits dans le Cadre stratégique des communications, et l’objectif de la DDS et les priorités en matière de financement de l’appel de propositions, de la façon la plus rentable qui soit.

Pour déterminer la meilleure proposition générale, la DDS a élaboré un processus d’évaluation exhaustif, qui comportera les étapes suivantes :

• évaluation des trois (3) critères obligatoires et des cinq (5) catégories de critères d’évaluation (voir les points 2 et 3);
  
• évaluation et examen des propositions par les agents de programme de la DDS, un comité consultatif conjoint gouvernement/secteur bénévole et communautaire, des membres de la haute direction de Développement social Canada (DSC) et d’autres représentants fonctionnaires compétents de DSC; et
  
• approbation finale par le Ministre de Développement social Canada. 

Le tableau 1 résume le processus d'évaluation et de recommandation de la DDS. Veuillez noter que, pendant ce processus, nous pourrions devoir communiquer par écrit avec l'un des demandeurs pour obtenir des précisions au sujet de détails techniques si sa proposition est particulièrement complexe. Les demandeurs doivent répondre à ces questions techniques au plus tard une semaine après les avoir reçues. Veuillez noter que nous ne communiquons pas avec les demandeurs qui ont oublié ou omis de fournir des renseignements de base, car c'est à eux de s'assurer que leur proposition est complète.

Tableau 1 : Aperçu du processus d’évaluation et de recommandation de la DDS

2.               Critères obligatoires

Il y a trois critères obligatoires à respecter pour cet appel de propositions. Pour avoir le droit de faire une demande de financement, l’organisation doit respecter les trois critères suivants :

• Être un organisme sans but lucratif incorporé;
  
• Ses activités doivent se rapporter au développement social¹; et
  
• Démontrer qu’elle est en mesure de mener une campagne de communication nationale dans les deux langues officielles.

À noter que les propositions des organisations qui ne respectent pas les critères obligatoires ne seront pas évaluées. 

3.               Critères d’évaluation

Lorsqu'une proposition satisfait à ces trois critères, il faut ensuite l'analyser en fonction des critères d'évaluation. Ceux-ci se répartissent en cinq catégories :

1. Objectifs et résultats escomptés;
2. Capacité à mener à bien le projet;
3. Approche et plan de travail;
4. Budget; et
5. Qualité générale de la proposition.

(1)              Les « objectifs et résultats escomptés » seront examinés et évalués en fonction des critères suivants :

(2)        La « capacité de mise en œuvre » sera examinée et évaluée en fonction des critères suivants :

Remarques :

1.          Le développement social est un terme qui est vaste et qui comporte l’ensemble du secteur bénévole et communautaire.

(3)            L’approche et le plan de travail seront examinés et évalués selon les critères suivants :

(4)          Critères d’évaluation liés au « budget »

Le budget sera examiné et évalué en fonction des critères suivants :

• mesure dans laquelle les coûts proposés (y compris ceux liés aux contributions en nature) sont bien ventilés et exacts pour chaque exercice financier;
• mesure dans laquelle les coûts proposés (y compris ceux liés à la stratégie de diffusion, à la mesure et au contrôle des résultats du projet et, s'il y a lieu, à l'évaluation du projet) pour l'ensemble du projet sont raisonnables;
• mesure dans laquelle le budget correspond bien aux activités proposées et aux résultats escomptés d'après le plan de travail;
• mesure dans laquelle le budget dénote un souci d'utiliser les fonds accordés à titre de contribution de façon judicieuse (p. ex., s'il tient compte des ressources, des installations et du matériel existants, et si les coûts proposés correspondent à la juste valeur du marché); et
• mesure dans laquelle les coûts du projet proposé seront partagés avec d'autres partenaires ou bailleurs de fonds (s’il y a lieu, quoique ce n’est pas requis).

(5)         Critères d’évaluation liés à la «qualité générale» de la proposition La « qualité générale de la proposition » sera évaluée en fonction des critères suivants :

• mesure dans laquelle ce projet permettra de respecter les objectifs et les priorités du programme tel que décrit à la Section 2;
• mesure dans laquelle le projet proposé est créatif, novateur ou des plus modernes;
• mesure dans laquelle l'ensemble de la trousse se démarque par sa qualité, sa clarté et sa concision; et
• mesure dans laquelle le projet proposé est pratique et faisable.

PARTIE 4 :  LA PRÉSENTE PARTIE FOURNIT DES RENSEIGNEMENTS GÉNÉRAUX SUR LA FAÇON DE RÉDIGER ET DE REMPLIR VOTRE PROPOSITION, AINSI QUE DES RENSEIGNEMENTS DÉTAILLÉS SUR LA FAÇON DE REMPLIR LA PARTIE RELATIVE AU « BUDGET »

1.               Renseignements généraux

a)          Conformément aux directives présentées dans le document intitulé « Formulaires requis et règles de présentation pour les propositions » (version PDF, version texte), votre proposition devrait comporter les éléments suivants pour qu'elle passe par le processus d'évaluation et de recommandation :

• Partie A : Critères obligatoires (longueur recommandée : 1 page)
• Partie B : Demande de financement (longueur recommandée : 2 pages)
• Partie C : Résumé (longueur recommandée : 1 page)
• Partie D : Description du projet proposé (longueur recommandée : 4 pages)
• Partie E : Plan de travail (longueur recommandée : 4 pages)
• Partie F : Plan de diffusion des connaissances et d’évaluation (longueur               recommandée : 4 pages)
• Partie G : Capacité de réaliser le projet (longueur recommandée : 2 pages)
• Partie H : Budget (longueur recommandée : 1 page par exercice financier,  plus 2 pages)   
• Partie I : Pièces justificatives

b)               Veuillez remplir votre proposition à l’ordinateur.

c)               Tous les renseignements demandés doivent être fournis pour qu’une proposition passe à l’étape du processus d’évaluation et de recommandation (décrit à la partie 3). Par conséquent, avant d’envoyer votre proposition, vérifiez bien si vous avez répondu à toutes les questions, si votre proposition est complète et si vous avez annexé toutes les pièces justificatives demandées.

d)               Votre proposition doit être non seulement complète, mais aussi concise. Le nombre de pages recommandées pour chaque partie est indiqué au point a) ci-dessus. Veuillez utiliser une police de taille raisonnable (p. ex. de 10 à 12 points) pour nous permettre de lire et d’examiner votre proposition sans difficulté.

e)               Lorsque vous remplissez votre proposition, veuillez consulter la section III : Processus d'évaluation et de recommandation, qui fournit de bons conseils sur le genre de renseignements à fournir pour chacune des catégories et chacun des critères d'évaluation.

f)                Assurez-vous que l'une des deux copies papier que vous envoyez est la version originale signée. (Le groupe signature se trouve dans le formulaire « Demande de financement ».)      

2.               Précisions relatives à la façon de remplir la partie H : Budget

Lorsque vous remplissez la partie H : Budget, veuillez tenir compte de ce qui suit :

a)     Le budget doit seulement présenter les coûts admissibles (voir le point 3 ci-dessous).

b)    Les coûts liés aux salaires doivent être répartis selon un taux horaire.

Le budget doit être réparti par exercice financier, selon la mesure dans laquelle vous prévoyez avoir besoin des fonds. Veuillez noter que vous devez être aussi exact que possible lorsque vous vous efforcez de déterminer le montant et le calendrier des coûts prévus, car le Ministère peut difficilement reporter le financement approuvé d'un exercice financier à l'autre.

c)     Le budget pour chaque exercice financier doit comporter trois colonnes :

1)               Le montant que doivent verser (ou payer) le demandeur et, s’il y a lieu, ses partenaires qui partagent avec lui les coûts du projet, quoique ce n’est pas requis. 

2)               Le montant demandé à la DDS; et

3)               Le montant total.

3.               Dépenses admissibles et dépenses inadmissibles

Le budget proposé doit présenter seulement les dépenses admissibles. Parmi les dépenses admissibles, mentionnons les dépenses suivantes :

• Nouveaux coûts réels (différentiels) engagés directement en vue d'entreprendre les activités décrites dans le plan de travail;  
  
• Nouveaux coûts réels (différentiels) engagés pour fournir le soutien opérationnel requis au personnel qui participe directement à la mise en œuvre du projet (p. ex., ceux portant sur les locaux, le matériel et les fournitures dont a besoin, d'après le plan de travail, le personnel chargé d'exécuter le programme).

• Dépenses engagées par les responsables des fonctions administratives et des infrastructures de l'organisme, en vue de mener à bien le projet; toutefois, ces dépenses ne doivent pas être directement liées à l'application du plan de travail établi pour le projet, ni au personnel qui participe directement au projet. Ces dépenses comprennent, par exemple, celles liées aux communications (téléphone et télécopieur) et aux autres dépenses de bureau. Il faut se montrer raisonnable au moment de déterminer la répartition de ces coûts.

• les coûts engagés pour rédiger la proposition;
  
• les honoraires entre autres conditionnels, qui servent à rémunérer des tiers chargés d'aider le demandeur à obtenir des fonds auprès de DRHC (c.-à-d., des lobbyistes de tous genres); et
  
• les coûts engagés avant que le gouvernement du Canada ne conclue et ne signe un accord.
  

Veillez à ce que votre budget ne comporte aucune dépense inadmissible.

PARTIE 5 :      APERÇU DES MODALITÉS D’UN ACCORD DE CONTRIBUTION

Une fois que le Ministre a approuvé une proposition, le Ministère peut entreprendre des négociations en vue de conclure un « accord de contribution ». Il s'agit d'un contrat en bonne et due forme dans lequel on précise entre autres le montant du financement accordé, le calendrier des paiements et les objectifs établis. La plupart des renseignements qui y figurent sont tirés de la proposition présentée par le demandeur.

Le tableau suivant fournit un aperçu des modalités que devrait comporter un accord de contribution.