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Paramètres de la Table conjointe sur la sensibilisation

Mandat
Le mandat de la Table conjointe sur la sensibilisation (TCS) assure la sensibilisation de différents auditoires (leaders communautaires, entreprises, médias, gouvernements, jeunes, population canadienne et des parties du secteur lui-même) au caractère primordial du secteur bénévole dans la création et le maintien d'une bonne qualité de vie élevée et d'une société saine pour les Canadiens et les Canadiennes et, par ce fait même, augmente la participation active citoyens à la vie communautaire. Pour exécuter ce mandat, la TCS est une source de conseils et de lignes directrices sur l'élaboration et la mise en oeuvre de stratégies et d'instruments (p. ex., une campagne de marketing social) pour " raconter l'histoire " du secteur bénévole et permettre aux organismes bénévoles de raconter leur histoire à leur tour, de façon plus efficace.
Relation entre la Table sur la sensibilisation et le CCC
Dans le cas de la TCS, ce processus comprend peut-être l'assemblage des messages issus des différents projets en un narratif. La TCS a un mandat horizontal qui exige une connaissance de l'ensemble de l'ISB et l'élaboration de plusieurs projets eu lien avec les autres tables de l'Initiative.

Nota : La coprésidente du secteur bénévole est membre du Groupe directeur supérieur du secteur bénévole

Membres
Conformément au modèle établi lors du processus des tables conjointes, la TCS comprend un nombre égal de représentants du gouvernement et du secteur bénévole, sous l'égide de deux co?présidents.

1. Composition de la TCS

La TCS est composée de 14 membres, issus en nombre égal du gouvernement et du secteur bénévole.

2. Membres d'office

Il est possible que la TCS fasse appel à la participation de membres d'office, vue l'ampleur de son mandat. Le secrétariat de l'ISB du côté gouvernemental est le Groupe de travail sur le secteur bénévole (GTSB), qui loge au Bureau du Conseil privé (BCP).

Le secteur bénévole bénéficie d'une unité semblable, le Secrétariat du secteur bénévole qui loge au Regroupement des organisations nationales bénévoles (ONB). On créera aussi quelques postes consultatifs au ministère du Patrimoine canadien pour les personnes assurant la fonction de secrétariat à la TCS, en plus de l'aide reçue du GTSB.

3. Membres experts et invités

La Table peut, de temps à autre, demander à des experts, à des chercheurs ou à d'autres représentants du secteur bénévole de participer aux réunions afin de présenter des exposés ou à titre de conseillers ou d'observateurs en raison de leur connaissance du domaine ou du secteur, ou encore à titre de membres d'une autre Table ou d'un mécanisme de consultation. Les invitations devront être faites par consensus de la Table, avec l'accord des coprésidents en plus de respecter les contraintes budgétaires.

4. Représentation gouvernementale

Les membres du gouvernement sont proposés par chaque ministère et approuvés par le Comité directeur des sous-ministres adjoints. Les représentants du gouvernement ont été choisis parmi des fonctionnaires servant à l'échelon de la direction. Le mandat de leur participation à la Table conjointe de sensibilisation au secteur bénévole est de deux ans, avec possibilité de renouvellement. Avant de renouveler un mandat, il faudra prendre en considération des questions telles que l'assiduité, l'expertise nécessaire et la représentativité.

5. Représentation du secteur bénévole

Les membres du secteur bénévole ont été choisis par un comité de sélection indépendant. Le mandat de leur participation à la Table conjointe de sensibilisation au secteur bénévole est de deux ans, avec possibilité de renouvellement. Avant de renouveler un mandat, il faudra prendre en considération des questions telles que l'assiduité, l'expertise nécessaire et la représentativité.

6. Participation

Il est interdit de déléguer un remplaçant.

Imputabilité
Les représentants supérieurs du gouvernement rendent compte de leur participation à la TCS par le biais des structures de rapport de leurs unités au gouvernement fédéral. Ils et elles rendent également compte des progrès horizontaux du travail effectué avec leurs collègues du secteur bénévole.

Les membres du secteur bénévole doivent rendre compte, au sens général, au secteur pour ce qui est de réagir à ses points de vue et de refléter ses valeurs et ses priorités. Bien qu'ils représentent le secteur dans son ensemble en raison de leur expérience et de leur expertise, ils ne sont pas tenus de rendre officiellement compte de leur rendement aux organismes, aux régions et aux sous-secteurs d'où ils proviennent. Vraisemblablement, ils sont plutôt tenue d'être disponibles et demeurer respectif. Pour cette raison, la façon dont ils s'acquittent de leurs responsabilités sera déterminante.

Échéancier et réunions
La TCS est constituée pour une durée de cinq ans, à compter de l'automne 2000. Elle procédera chaque année à l'examen de ses paramètres, de son mandat et de ses membres et pourra décider conjointement de les réviser. La TCS se réunit à une fréquence qui sera déterminée au moment de la première assemblée du groupe.

Les réunions comprendrent des rencontres personnelles et des communications par téléconférence et par courrier électronique. Des groupes de travail et/ou des comités peuvent être mis sur pied pour effectuer des sections de ce travail, à la demande des membres.

Secrétariat et financement
Le ministère du Patrimoine canadien assure les responsabilités suivantes :
  • offrir un soutien général à la Table conjointe de sensibilisation

  • fournir à la TCS un service de secrétariat

  • payer les dépenses associées à l'organisation de réunions

  • payer les frais de déplacement et menues dépenses (Lignes directrices du Conseil du Trésor) des participants du secteur bénévole et/ou des membres d'office dans le cas des fonctions liées à la TCS

  • payer les frais de déplacement et menues dépenses (Lignes directrices du Conseil du Trésor) des représentants supérieurs au gouvernement du Canada pour toute réunion organisée ailleurs qu'à Ottawa.
Les représentants du Secrétariat du secteur bénévole et du Groupe de travail sur le secteur bénévole assument les responsabilités suivantes :
  • offrir un soutien général à la Table conjointe de sensibilisation

  • assurer des liens horizontaux avec les autres tables conjointes.
Principes de fonctionnement

1. Quorum

La Table conjointe sur la sensibilisation compte sept représentants du gouvernement et sept représentants du secteur bénévole. Le quorum est de quatre représentants de chaque partie. À noter qu'il n'est pas nécessaire que le gouvernement et le secteur comptent le même nombre de participants, mais seulement que le nombre fixé comme quorum pour chacun soit présent.

2. Confidentialité

Les membres des Tables doivent pouvoir s'exprimer ouvertement et en toute franchise. Pour cette raison, il est important de préserver le caractère confidentiel des discussions. Les membres des Tables s'engagent à respecter la vie privée des autres participants et à ne pas communiquer de renseignements personnels à leur sujet ni rapporter les opinions que d'autres expriment pendant les réunions. Les délibérations doivent demeurer confidentielles à moins qu'il ne soit décidé par consensus de les rendre publiques (voir le principe 3 ci-dessous).

3. Communications avec le public et les médias

Des communications périodiques sur l'état d'avancement de leurs travaux sont un aspect prioritaire du travail de toutes les Tables. Les rapports de décision, des rapports d'activité et d'autres outils de communication (questions et réponses, par exemple) doivent être produits à intervalles réguliers et approuvés par les membres, puis affichés sur l'Internet et distribués aux médias et à d'autres parties intéressées. Aucun document de cette nature ne doit être remis à des personnes de l'extérieur sans l'approbation préalable des membres.

4. Prise de décision

Les membres des Tables doivent tenter de parvenir à un consensus dans la mesure du possible. Si, pour quelque raison que ce soit, il n'est pas possible d'en arriver à un consensus, les membres peuvent avoir recours à un autre moyen, tel le vote ou l'établissement de rapports dissidents.

5. Langues officielles

Tous les membres doivent être encouragés à participer aux délibérations des Tables conjointes dans la langue officielle de leur choix. Tous les documents produits par les Tables seront distribués dans les deux langues (p. ex. procès-verbaux, rapports conjoints, infocapsules).

La traduction simultanée sera assurée à toutes les réunions.

6. Accessibilité

Afin d'assurer la participation active des membres qui pourraient avoir des besoins particuliers du point de vue de l'accessibilité, les réunions des Tables se tiendront dans des lieux faciles d'accès. Au besoin, des aides techniques, des appareils anthropométriques, des accompagnateurs et d'autres services spécialisés seront fournis à l'intention des membres ayant une déficience.

7. Membres experts et invités

La Table pourra, de temps à autre, inviter des experts, des universitaires ou d'autres représentants du secteur bénévole à assister aux réunions à titre de conférenciers, de conseillers ou d'observateurs en raison de leur connaissance du sujet ou du secteur ou en tant que participants à une autre table ou à un mécanisme de consultation. Il faut obtenir l'approbation des coprésidents avant d'effectuer de telles invitations.

Indemnisation des représentants du secteur bénévole
En matière de responsabilité et d'assurance, les représentants du secteur bénévole qui siègent à la Table conjointe sur la sensibilisation doivent appliquer les mêmes principes de gestion des risques que les fonctionnaires siégeant à la table et ils sont visés par la Politique du Conseil privé sur les bénévoles.

Les représentants du secteur bénévole à la Table conjointe sur la sensibilisation seraient donc considérés comme << bénévoles >> en vertu de cette politique.

Les ministères et organismes fédéraux devraient appuyer les bénévoles en cas de poursuite en dommages-intérêts mettant en cause des tiers et prendre toutes les mesures nécessaires pour s'assurer que les bénévoles ne subissent pas de perte financières liées à leur participation à titre de membre bénévole.

Lignes directrices déontologiques
Chaque membre de la Table conjointe:
  • Agira avec honnêteté, intégrité et ouverture d'esprit pour faire progresser les travaux du processus conjoint.

  • N'utilisera pas son poste au sein de la Table pour profiter matériellement du processus ou des résultats.

  • Ne sera pas admissible, de façon individuelle, à la recherche sous contract ou autre travail rémunéré commandé par la table à laquelle il siège.

  • N'utilisera pas son poste pour aider d'autres membres du secteur bénévole dans leurs opérations avec le gouvernement fédéral lorsque cela entraînerait un traitement préférentiel pour une personne ou organisation.

 

 
 
 
      
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Dernière mise à jour le: 2018-08-16