Paramètres du Comité consultatif sur l’Initiative de sensibilisation (CCIS)

L’Initiative de sensibilisation sur le secteur bénévole et communautaire (ISSBC) résulte des travaux de la Table conjointe sur la sensibilisation, un des groupes de travail établis à l’automne 2000 dans le cadre de l’Initiative sur le secteur bénévole et communautaire. Constituée de représentants de la fonction publique fédérale et du secteur bénévole, la Table avait pour mandat de trouver des moyens de promouvoir l’importance du secteur bénévole et communautaire et sa contribution au mode de vie canadien.

1.1 Objectif et résultats escomptés

L’objectif de l’ISSBC consiste à :

• positionner le secteur bénévole et communautaire dans la société canadienne de manière à ce que les particuliers, les communautés ainsi que les secteurs privé et public apprécient et soutiennent sa contribution au mode de vie canadien.

Les résultats escomptés de l’ISSBC sont les suivants :

• que les Canadiens reconnaissent que le secteur bénévole et communautaire constitue l’un des trois piliers de la société;
• que le secteur bénévole et communautaire puisse se faire entendre et influencer les leaders d’opinion;
• que les membres des organisations bénévoles sentent qu’ils font partie d’un secteur cohésif.

2.0 Structure de gestion de l’Initiative de sensibilisation sur le secteur bénévole et communautaire

La création du Comité consultatif sur l’Initiative de sensibilisation (CCIS) découle de l’engagement mutuel du gouvernement du Canada et du secteur bénévole et communautaire à adopter une approche fondée sur la collaboration et une coopération accrue telle que décrite dans l’Accord, et ce, tout au long de la seconde phase de l’Initiative sur le secteur bénévole et communautaire (ISBC).

3.0 Rôles et responsabilités

3.1 Comité consultatif sur l’Initiative de sensibilisation (CCIS)

Le CCIS assumera la direction, la coordination et la surveillance de l’ensemble de l’ISSBC. Le Comité aura la responsabilité :

• de donner l’orientation stratégique en matière de conception, de mise en œuvre et de résultats de l’ISSBC;
• de cerner les tendances et les enjeux émergeants et d’y réagir;
• d’assurer la liaison continue avec le Comité directeur conjoint (CDC) et de lui présenter périodiquement des rapports, y compris une contribution au rapport annuel de l’ISBC;
• de cerner les lacunes et les chevauchements dans la mise en œuvre de l’ISSBC et de fournir les conseils appropriés, y compris l’autorisation de modifier la direction et la portée de l’Initiative ainsi que les activités qui y sont liées;
• d’assurer la liaison et le partage d’information avec le Comité directeur des SMA et le Forum du secteur bénévole et communautaire.

3.2 Développement social Canada

La Division des affaires du secteur sans but lucratif, bénévole et communautaire assume la responsabilité de la mise en œuvre de l’ISSBC et jouera le rôle de secrétariat du CCIS. Ce secrétariat sera responsable :

• de la planification et de la convocation des réunions du Comité;
• de la préparation des comptes rendus de décisions de toutes les réunions du CCIS;
• de l’administration des menues dépenses que feront les membres du secteur bénévole et communautaire dans l’exécution de leurs tâches pour le CCIS et des frais de déplacement admissibles et préautorisés qu’ils encourront;
• des dispositions et des dépenses liées aux réunions du CCIS;
• de la coordination de la planification stratégique et des activités de communication relatives à l’ISSBC;
• de la gestion du contrat et de la liaison au jour le jour avec l’organisme d’exécution de l’ISSBC;
• du suivi financier permettant d’assurer la conformité avec les lignes directrices et la Loi sur la gestion des finances publiques;
• de la coordination, en tandem avec le Comité, des politiques et de l’intégration de l’ISSBC avec les autres volets de l’ISBC.
  

4.0 Responsabilisation

Le rôle des membres du gouvernement et de ceux du secteur bénévole et communautaire n’est pas de représenter les intérêts précis de leurs organismes ou ministères respectifs, mais bien de faire valoir et avancer les intérêts de l’ensemble du gouvernement ou du secteur bénévole et communautaire.

Les membres du gouvernement ont la responsabilité de faire avancer les intérêts pangouvernementaux dans ce dossier et devront rendre compte de leur participation au ministère dont ils relèvent ainsi qu’au Comité directeur des sous-ministres adjoints.

Les membres du secteur bénévole et communautaire ont la responsabilité de faire progresser les intérêts de l’ensemble de leur secteur et chercheront à faire valoir le point de vue qui y fait le plus large consensus, tel que dégagé au Forum du secteur bénévole et communautaire. Les membres du secteur bénévole et communautaire rendront compte de leur participation au Forum sur le secteur bénévole et communautaire.

Les membres du secrétariat du CCIS rendront compte de la gestion et des résultats du projet à leurs ministre respectif ainsi qu’au Conseil du Trésor.

5.0 Rapports

Par l’entremise de la Direction des affaires du secteur bénévole et communautaire (DASBC), le CCIS aura des liens avec les organismes conseils qui superviseront la mise en œuvre des travaux initiés par les Tables conjointes sur la GI-TI, sur les moyens d’action et sur l’Initiative canadienne sur le bénévolat, ainsi que par le Comité de gestion et de coordination stratégiques de l’Initiative canadienne sur le bénévolat. Le Comité consultatif présentera également des rapports au CDC et lui rendra des comptes, conformément à son mandat.

6.0 Membres et composition

Le modèle établi par les tables conjointes prévoit que le CCIS sera composé de membres du gouvernement fédéral et de membres du secteur bénévole.

Le CCIS sera composé :

• de deux coprésidents, un provenant du gouvernement et l’autre du secteur bénévole,
• d’un autre représentant du secteur bénévole,
• d’un autre représentant du gouvernement.

Le CCIS pourra, de temps à autre, demander à des experts, à des universitaires ou à d’autres représentants du secteur bénévole et communautaire de participer aux réunions à titre de présentateurs, de conseillers ou d’observateurs en raison de leur connaissance du secteur ou du sujet traité ou encore à titre de membres d’un autre mécanisme de l’ISBC. Ces invitations devront être faites par consensus du Comité.

Le directeur des Affaires du secteur bénévole et communautaire et le directeur exécutif du Secrétariat du Forum sur le secteur bénévole et communautaire, ou leurs délégués, seront membres d’office du CCIS.

7.1 Présence

Il est interdit de déléguer un remplaçant aux réunions.

7.2 Quorum

Le quorum sera de trois membres.

8.0 Calendrier et réunions

8.1. Calendrier

Le CCIS est constitué pour une période de deux ans, allant du printemps de 2003 au printemps de 2005.

8.2 Réunions

Les coprésidents établiront la fréquence des réunions, qui pourront se tenir en salle ou par téléconférence. La prise de décisions pourra se faire par voie de communication électronique.

9.0 Principes opérationnels

9.1 Confidentialité

On attend des membres du CCIS qu’ils fassent preuve d’ouverture et de candeur dans leurs discussions. C’est pourquoi il importe de respecter le principe de la confidentialité. En effet, les membres du Comité doivent être résolus à respecter la vie privée des participants du Comité et s’engager à ne pas divulguer de renseignements personnels ou de points de vue exprimés au cours des réunions. Le contenu des délibérations devra demeurer confidentiel à moins que, d’un commun accord, les membres du Comité ne décident de le rendre public. Les comptes rendus des décisions seront affichés dans le site Web de l’ISBC après approbation du Comité.

9.2 Ententes

Dans la mesure du possible, les membres du Comité tenteront d’arriver à un consensus. Dans les cas où ils n’y parviendront pas, les coprésidents auront la possibilité de demander au Comité directeur conjoint de résoudre la question.

9.3 Accessibilité

Afin de garantir la participation active de tous les membres qui ont des exigences en matière d’accessibilité, le Comité tiendra ses réunions dans des installations d’accès facile. Lorsque requis, le Comité fournira des aides techniques, des auxiliaires et d’autres services spécialisés pour accommoder les besoins des membres qui ont un handicap.

9.4 Indemnisation

Les représentants du secteur bénévole et communautaire qui font partie du CCIS bénéficient des mêmes protections contre le risque que les fonctionnaires en ce qui a trait à la responsabilité civile et aux assurances, et sont assujettis à la politique du Conseil du Trésor sur les bénévoles, aux termes de laquelle ils sont considérés des « bénévoles ».

9.5 Lignes directrices sur les conflits d’intérêt

Les employés du gouvernement fédéral ont la responsabilité de se conformer au Code du Secrétariat du Conseil du Trésor régissant les conflits d'intérêts et l'après-mandat s'appliquant à la fonction publique, et à toute politique ministérielle relative aux conflits d’intérêt, à l’exercice d’activités extérieures, aux cadeaux et aux marques d’hospitalité. Ils sont également assujettis à l'alinéa 121(1)c) du Code criminel en ce qui a trait à l’acceptation directe ou indirecte d’un bénéfice de quelque nature que ce soit de toute personne ou de tout organisme qui a des relations d’affaires avec le gouvernement.

• Les membres du secteur bénévole et communautaire qui font partie du CCIS :
  éviteront d’utiliser leur fonction pour tirer des avantages matériels du processus ou des résultats des travaux du Comité;
• ne seront pas admissibles, sur une base individuelle, à l’obtention de recherche sous contrat ou d’autres travaux rémunérés commandés par n’importe quel autre organisme consultatif ou groupe de travail lié à l’ISBC auquel ils participent;
• n’utiliseront pas leur fonction pour aider d’autres membres du secteur bénévole et communautaire dans leurs relations d’affaires avec le gouvernement fédéral de manière qu’une personne ou une organisation obtienne un traitement préférentiel;
• devront s’exclure du processus de sélection ou de décision lorsqu’il y aura discussion portant sur la commande de travaux pour le compte du CCIS auprès d’organismes dont des employés ou des membres du conseil d’administration siègent au CCIS.

9.6 Langues officielles

Tous les membres seront encouragés à participer aux délibérations dans la langue officielle de leur choix. Lors des réunions, on pourra offrir des services d’interprétation si les membres du Comité ou les invités le requièrent.