Stratégie de diffusion et de transfert des connaissances - Comité consultatif de la Table conjointe sur les moyens d'action

OBJECTIF
En mai 2003, le Comité consultatif de la Table conjointe sur les moyens d’action a chargé le Secrétariat de la TCMA de créer une stratégie intégrée sur le transfert des connaissances pour les produits de la TCMA. Cette note présente la stratégie envisagée, y compris les activités et les étapes à venir. Le Secrétariat de la TCMA cherche à faire approuver la stratégie par le Comité consultatif.

CONTEXTE
En novembre 2002, le Comité consultatif a convenu de verser des fonds aux projets individuels afin de leur permettre d’intégrer le transfert des connaissances et la diffusion à leurs activités de projet. Au début de 2003, pour appuyer cette décision, le Comité consultatif de la TCMA a établi un groupe de travail sur le transfert des connaissances dans le but diffuser les connaissances relativement aux produits de la TCMA de façon regroupée.

Le groupe comprend un membre du Comité consultatif, le chargé de projet pour chaque projet de la TCMA et un conseiller en programmes de la Direction du développement social de DRHC. Un agent du Forum du secteur bénévole assure la liaison avec le groupe (veuillez consulter l’annexe A pour voir la liste des membres du groupe de travail).

Le Groupe de travail a collaboré à la création de cette stratégie intégrée et fournit des conseils au Secrétariat de la TCMA concernant l’élaboration et la distribution des produits à diffuser. Le plan de diffusion individuel de chaque projet, qui varie sur le plan de la complexité et de l’exhaustivité, contribuera à la détermination de l’étendue et de la portée de la stratégie intégrée.

Les membres du groupe chercheront à mettre à profit leur réseau respectif pour diffuser les produits de la TCMA et feront la promotion croisée de leurs travaux, de même que des travaux de la Table et de l’Initiative du secteur bénévole et communautaire (ISCB) lors de présentations, de conférences, de réunions et d’autres activités.

STRATÉGIE INTÉGRÉE DE TRANSFERT DES CONNAISSANCES – PRODUITS DE LA TCMA

A. Objectifs
Compte tenu des ressources disponibles*, la stratégie sur le transfert des connaissances sera ciblée et simple. Les deux objectifs principaux sont les suivants :

• S’assurer que l’information et les produits de la TCMA joignent le plus grand public possible;
  
• Communiquer trois messages clés : quel est le produit, où peut-on le trouver et comment peut-on y accéder. Les conclusions y seront également résumées.

B. Audiences
Les publics cibles sont les organismes bénévoles, locaux, provinciaux et territoriaux, les ministères des gouvernements provinciaux/territoriaux et des administrations locales, de même que les sous-ministres adjoints (SMA) du gouvernement fédéral champions ministériels de l’ISBC.

Les publics secondaires sont les députés, les bailleurs de fonds non gouvernementaux, les bibliothèques et le secteur privé.

C. Méthode de diffusion
On se servira de véhicules établis : publications de la TCMA, bulletins d’information, envois postaux, présentoirs lors de conférences, réunions annuelles et promotion de conférenciers. Sites Web clés : site de l’ISBC, sites des membres du Groupe de travail sur le transfert des connaissances, site du Forum du secteur bénévole. Des messages seront également envoyés par courrier électronique. Toutefois, il est important de veiller à ce que les véhicules appropriés soient utilisés, puisqu’une part considérable du secteur bénévole et communautaire (environ 40 %) n’a pas accès à l’ordinateur et au service de messagerie électronique ou ne peut accéder à de tels services de façon régulière.

D. Outils de diffusion
Les outils de diffusion serviront à la promotion des outils de la TCMA en tant qu’ensemble et permettront l’établissement de liens avec les travaux des autres Tables ou de l’ISBC en général. Le tout sera conforme aux exigences de Patrimoine canadien sur la présentation uniforme du matériel de l’ISBC.

Différents formats seront utilisés pour la diffusion des produits de la TCMA, qui seront regroupés par thème :

• Produits imprimés (p. ex., encarts d’une demi-page sur les thèmes des projets de la TCMA, liste des produits de la TCMA d’une page, brochure présentant tous les produits de la TCMA);
  
• Descriptions des produits sur le Web, avis sur le Web, liens renvoyant aux sites Web des membres du groupe de travail sur le transfert des connaissances, « carte » de la TCMA et des produits connexes;
  
• Conférenciers, articles et fiches d’information sur un thème;
  
• Calendrier de bulletins, envois postaux, conférences et réunions annuelles;
  
• Trousse pour les SMA champions, trousse pour les députés.

E. Délai
La plupart des produits seront disponibles d’ici l’automne 2003. On prévoit que la diffusion active de produits promotionnels génériques aura lieu à la fin septembre et au début octobre, et que certains produits seront diffusés en 2003, lorsque les derniers produits auront été terminés. La campagne d’automne de la TCMA tentera de tirer parti d’une campagne nationale prévue de sensibilisation à l’importance du secteur bénévole qui sera également lancée cet automne par Patrimoine canadien. La trousse pour les SMA champions devrait être distribuée avant la campagne de l’automne. Des produits seront diffusés tout au long de l’été 2003, lorsque les occasions se présenteront.

E. Sommaire et leçons apprises
Vers le milieu de 2004, les données des rapports finals des projets individuels seront regroupées dans un document qui comprendra un sommaire du processus de transfert des données de la TCMA et des leçons apprises.

ACTIVITÉS
Les activités clés pour la mise en œuvre de la stratégie sont les suivantes :

• Assurer la liaison avec les autres tables de l’ISBC, Développement social Canada et le Forum du secteur bénévole pour déterminer les activités à venir et la possibilité de promotion conjointe.

• Cerner un large éventail d’organismes qui contribueront à la diffusion de courriels et à l’inclusion d’articles dans leurs bulletins d’information; s’attacher aux organismes et réseaux des gouvernements provinciaux et territoriaux ou des administrations locales, particulièrement au Québec.

• Élaborer un horaire des activités à venir en 2003-2004 pour établir des liens entre les projets, par exemple, déterminer quand les projets seront à l’étape de diffusion, de formation, de conférences ou réunions annuelles.

• Continuer à mettre sur pied une reconnaissance générale qui figurera dans chaque produit (encarts d’une page et d’une demi-page ont été élaborés. Des encarts plus courts sont en cours d’élaboration).

• Créer d’autres produits : brochures, articles, boutons Web, bulletins Web, fiches documentaires portant sur un thème précis mettant l’accent sur les liens entre les projets ou expliquant ce qui les différencie, trousses pour les SMA champions et les députés.

• Actualiser la description des projets de la TCMA et des produits sur le site Web de l’ISBC afin d’en faire un point central pour l’information de la TCMA.

• Rassembler les produits de la TCMA et les produits de diffusion à des fins d’utilisation par les chargés de projet lors de conférences, réunions annuelles et présentations.

• Rédiger un document sommaire portant sur le transfert des connaissances et incluant les leçons apprises.

Annexe A – GROUPE DE TRAVAIL SUR LE TRANSFERT DES CONNAISSANCES DE LA TCMA

Enquête nationale sur les organismes bénévoles et sans but lucratif
Michael Hall
Président par intérim et PDG
Centre canadien de philanthropie (CCP)

Développement des ressources humaines dans le secteur bénévole et communautaire
Lynne Toupin,
Directrice
Développement des ressources humaines dans le secteur bénévole et communautaire
Fondations communautaires du Canada

Sources et mécanismes de financement et leurs incidences soutenus des organismes bénévoles et communautaires
Katherine Scott
Associée principale en matière de politiques
Conseil canadien du développement social

Stages et bourses en élaboration de politiques
Paula Speevak Sladowski
Centre sur la recherche et de développement sur le secteur bénévole (CVSRD)
Université Carleton

Initiative pancanadienne d’apprentissage pour le secteur bénévole et communautaire
Beverly Suderman
Gestionnaire de projet principale : Politique sociale
Regroupement des organisations nationales bénévoles

Comité consultatif sur la TCMA
David Boyd-Thomas
Vice-président, Développement
Fondation de l’hôpital VGH et UBC

Direction du développement social, DRHC
Greg Bamford
Conseiller en programmes
Développement des ressources humaines Canada (DRHC)

Forum du secteur bénévole et communautaire
Brenda Cameron Couch
Agente de liaison pour le Forum du secteur bénévole et communautaire