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Soutenir l'infrastructure organisationnelle dans le secteur bénévoleRapport de synthèse préparé par Lynn Eakin, Lynn Eakin and Associates pour le Secrétariat de l'ISBC - mai 2002Contexte de la questionIl est de plus en plus reconnu, selon des rapports non scientifiques et des comptes rendus de recherche, qu'un grand nombre d'organisations du secteur bénévole au Canada sont confrontées à des problèmes lorsqu'il s'agit de financer leurs activités et leurs programmes. Dans une étude précédente - " An overview of the Funding of Canada's Voluntary Sector ", Initiative du secteur bénévole et communautaire - publiée en septembre 20011, l'auteure passe en revue l'historique et les circonstances qui contribuent à la tendance actuelle observée à l'égard du financement du secteur bénévole. Elle y décrit l'effet cumulatif des changements dans les modes de financement, et en dégage certaines conséquences pour les organisations bénévoles. Enfin, elle relève les facteurs de stress suivants qui contribuent au malaise ressenti par le secteur bénévole.
Le financement du secteur bénévole, qui lui permet de dispenser des programmes et des services, est habituellement régi par une formule et des pratiques communes qui évoluent avec le temps. Celles-ci n'ont pas été appuyées par la recherche ou la documentation sur les meilleures pratiques : en conséquence, certaines pratiques sont allées à l'encontre du but recherché. Les pratiques actuelles de financement n'arrivent pas à soutenir l'infrastructure des organisations et cette situation devient problématique. En arriver à une compréhension commune de ce que représente l'infrastructureAvant de pouvoir résoudre un problème, il est important de se mettre d'accord sur sa nature. De fait, il s'est avéré difficile d'en arriver à une entente au cours des discussions portant sur le besoin de financer l'infrastructure et le montant nécessaire.Quand les agents de financement parlent d'infrastructure, ils pensent généralement aux coûts de fonctionnement essentiels que doit assumer une organisation, comme la location de bureaux ou même d'ordinateurs, coûts faciles à quantifier et à ventiler dans la " part " qui revient au programme particulier qu'ils financent. Les agents de financement se servent d'une définition opérationnelle des dépenses autorisées pour les " coûts indirects afférents aux services " (définis comme étant les coûts autres que les salaires de première ligne) qui requièrent généralement un lien direct avec le programme. Par exemple, la contribution aux services financiers correspondrait à une estimation du nombre d'heures requises pour établir la feuille de paie du personnel d'un programme particulier et pour se conformer à l'obligation de rendre compte. Quand les gestionnaires du secteur bénévole parlent du besoin de financement de l'infrastructure, c'est qu'ils veulent être en mesure d'établir et de soutenir leur organisation de manière à pouvoir administrer et exécuter efficacement des programmes de qualité. Ils ont besoin de financement pour couvrir les frais de gestion de l'organisation, car chaque programme offert profite de la capacité de leur organisation. Et il est nécessaire d'avoir des fonds pour maintenir de bons systèmes financiers et des systèmes de données efficaces à l'appui des différents programmes et services. Par ailleurs, les conseils d'administration, les bénévoles dispensant des services et les réseaux communautaires doivent être soutenus activement et appuyés par les cadres supérieurs. La prestation de programmes de qualité requiert également des pratiques en matière de ressources humaines capables de maintenir en poste un personnel qualifié et expérimenté. Il n'est pas toujours facile de détailler ces activités, d'évaluer le coût de chacune d'entre elles ni de les assigner directement à des programmes particuliers. La méthode actuelle de financement des contrats ne couvre, en général, que les coûts supplémentaires reliés directement à un programme : personnel de première ligne, superviseurs (au besoin) et dépenses relatives au programme, telles que les locaux à bureaux ou les emplacements nécessaires au programme, les téléphones, les fournitures administratives et les contributions prévues pour les services financiers. Habituellement, les contributions sont minimes ou inexistantes pour ce qui est du fonctionnement et de l'administration de l'organisation, notamment la gestion des ressources humaines, le conseil d'administration, l'élaboration et le maintien de systèmes, l'établissement de contacts externes et d'autres fonctions nécessaires à une saine organisation. Le premier obstacle à surmonter quand on s'attaque au problème de l'infrastructure et du financement de la capacité organisationnelle est la nécessité d'avoir une compréhension commune du problème ainsi qu'un langage commun qui permettront de trouver une solution. Actuellement, la définition de l'infrastructure diffère non seulement d'un bailleur de fonds à l'autre, mais entre les organisations du secteur bénévole elles-mêmes. Exemples de divergences quant à la notion d'infrastructureÀ mesure que se faisaient jour les préoccupations relatives à la diminution de la capacité organisationnelle parmi les organismes du secteur bénévole, une poignée de bailleurs de fonds et d'organisations bénévoles ont pris l'initiative d'intégrer le financement de l'infrastructure dans le cadre même du financement du programme. Ils ont posé ce geste pour réagir face à l'écart croisant entre le niveau de financement des programmes et les coûts réels de fonctionnement. Agence canadienne de développement international (ACDI) (Canada)L'ACDI a été l'une des premières organisations à prendre cette initiative. L'Agence reconnaît que l'infrastructure (qu'ils appellent " frais généraux ") est un coût essentiel de la prestation du programme qui permet aux organisations bénévoles de fournir des programmes de qualité à long terme. Ils ont élaboré une méthode de calcul du pourcentage de frais généraux pour chaque organisation, en reconnaissant que chaque organisation est unique. L'organisation peut ensuite utiliser le taux de frais généraux établi pour les autres contrats qu'elle signera avec l'ACDI sans devoir tout recalculer. Le taux est appliqué aux accords de contribution et aux contrats de services sans sélection compétitive de l'ACDI. Il est fondé sur les principes suivants :
Les critères suivants ont été utilisés dans l'établissement de la politique relative aux frais généraux :
The Nature Conservancy (É.-U.) Association of Chief Executives of Voluntary Organizations (Grande Bretagne) L'ACEVO est une organisation mutuelle du secteur bénévole en Grande-Bretagne, qui s'est également attaquée au problème de l'infrastructure. Ils proposent :
Proposer les éléments qui constituent l'infrastructure de l'organisationComme tous les programmes d'une organisation tirent parti de sa capacité organisationnelle, il serait normal que les bailleurs de fonds partagent également les coûts de l'infrastructure qui crée cette capacité. Les éléments mentionnés plus loin devraient faire partie de l'infrastructure organisationnelle à financer : ils couvrent des activités qui contribuent à la capacité de l'organisation. Ces coûts ne font pas partie des dépenses reliées directement aux services et aux programmes. Les coûts d'infrastructure ne tiennent pas compte des activités qui ne font pas partie de la capacité de l'organisation. Au nombre des coûts non admissibles, figurent des éléments comme les frais associés aux collectes de fonds qui ne sont pas liés au financement, ainsi que les pénalités ou les amendes.
L'efficacité du secteur bénévole est lié à sa capacité organisationnelleEn Grande-Bretagne, l'ACEVO a découvert que si le financement de l'infrastructure organisationnelle est insuffisant, l'organisation et le bailleur de fonds courent tous deux des risques inacceptables. L'ACDI et The Nature Conservancy sont également du même avis : pour ces deux organisations, la capacité organisationnelle est essentielle à la qualité des programmes. Dans une recherche entreprise en collaboration avec Venture Philanthropy Partners, McKinsey and Company ont repéré les éléments de capacité dans les organismes sans but lucratif et ils ont élaboré un cadre de travail pour aider les organisations à évaluer leurs moyens d'action et à se fixer des objectifs pour améliorer ce secteur6.Le cadre de travail de McKinsey est instructif parce qu'il démontre la difficulté qu'auront les bailleurs de fonds et le secteur bénévole à résoudre la question du financement de l'infrastructure si les bailleurs de fonds continuent à ne voir que les coûts d'infrastructure difficiles à quantifier. Parmi les composantes de la capacité organisationnelle, signalées par McKinsey, peu - sinon aucune - font actuellement partie des accords de financement relatifs aux contrats. En examinant le cadre de travail de McKinsey, il devient évident que le coût de la vérification, par exemple, n'assurera jamais une saine gestion des ressources pas plus que l'achat d'un ordinateur ne fournit à l'organisation la capacité de concevoir et de gérer sa base de données. Il est clair qu'on a besoin d'une méthode différente pour calculer les coûts d'opération d'une organisation, une méthode qui n'oblige pas l'organisation à détailler les intrants mais qui se concentre plutôt sur les preuves confirmées de sa capacité organisationnelle. Tableau 1 Cadre d'évaluation de la capacité de McKinsey
Point de convergence des organismes caritatifs et du monde des affairesDepuis une dizaine d'années au moins, les organisations du secteur bénévole ont fait l'objet de pressions afin qu'elles adoptent davantage de pratiques " commerciales ". Dans certains secteurs, cette tendance a permis à des organismes à but lucratif de s'immiscer dans un domaine qui était traditionnellement réservé au secteur bénévole. Dans ces secteurs, les organismes sans but lucratif soumissionnent avec des organismes à but lucratif pour l'obtention de contrat de services. Dans le cas des contrats accordés en régime de concurrence, comme les contrats relatifs aux soins à domicile en Ontario, les deux catégories d'organismes rivalisent en vertu des mêmes règles. Dans d'autres domaines, on ne procède pas par appel d'offres, mais les bailleurs de fonds ont essayé d'intégrer des pratiques " commerciales " à leurs accords de financement, notamment une responsabilité accrue, des résultats mesurables et des contrats à prix fixe.L'instauration de pratiques commerciales en ce qui a trait au financement du secteur bénévole a débuté à une époque où les bailleurs de fonds du gouvernement cherchaient à réduire et à contenir leurs dépenses. En conséquence, la limitation et la réduction des coûts ainsi que les stratégies d'efficacité ont eu la priorité au détriment d'autres pratiques commerciales qui auraient pu profiter à l'organisme fournisseur et l'aider à s'établir. Le processus a donné lieu à une sélection aléatoire de pratiques commerciales et charitables, et la formule de financement qui en a résulté s'est révélée compliquée pour les organisations du secteur bénévole. Beaucoup se retrouvent aujourd'hui avec peu ou pas de réserves, ce qui réduit leur capacité de s'adapter à l'évolution des coûts, alors qu'ils dispensent des programmes qui sont, année après année, financés sous le seuil de récupération des coûts7. Le tableau 2 (p. 10) compare l'approche commerciale et le modèle de financement hybride commercial-bénévole actuellement appliqué aux organisations du secteur bénévole. Pour bon nombre d'organisations bénévoles et leurs clients, le modèle hybride ne fonctionne pas bien. Il leur faut un nouveau modèle de financement qui leur permette d'atteindre l'excellence et leur assure une viabilité à long terme. Pour partir du bon pied : un investissement stratégique dans l'infrastructureBien des organisations du secteur bénévole éprouvent des difficultés croissantes. En réaction à cette situation, plusieurs fondations et gouvernements8 proposent des initiatives visant à faire des investissements stratégiques dans l'infrastructure organisationnelle. De plus, les agences locales de Social Venture Partners ont réagi en demandant à leurs membres de fournir un appui organisationnel " en nature " aux organisations dont elles ont choisi de financer les programmes9. Le financement stratégique qui vise le renforcement des capacités est axé sur les objectifs et limité dans le temps.Même si le financement de l'investissement stratégique se révèle utile pour les organisations qui ont besoin de renforcer leur capacité organisationnelle, les avantages pourraient être difficiles à maintenir à moins que l'investissement stratégique ne s'accompagne de modifications structurelles permanentes apportées au financement actuel des contrats. Seul un financement permanent de la capacité organisationnelle pourra soutenir l'efficacité de l'organisation et l'améliorer avec le temps. Difficultés à mettre sur pied le financement de l'infrastructureVoici quelques défis et obstacles à surmonter pour réaliser l'objectif qui consiste à intégrer le financement de l'infrastructure dans les contrats de programmes et de services :
Aller de l'avantLe défi consiste à rassembler les bailleurs de fonds des trois paliers de gouvernement, du secteur privé, des fondations et de Centraide pour bâtir et soutenir, grâce à des pratiques équitables et offrant un soutien sur le plan du financement, un secteur bénévole dynamique et capable de répondre aux besoins sociaux et culturels des communautés canadiennes. Voici les étapes à suivre pour atteindre cet objectif :
Tableau 2 : Comparaison des dispositions contractuelles s'appliquant aux secteurs bénévole et privé
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| Dernière mise à jour le: 2012-02-08 | |