Mandat du Comité de gestion et de coordination stratégiques

1.0 Préambule
L’Initiative canadienne sur le bénévolat (ICB) est le fruit des efforts déployés pendant un an par la Table conjointe sur l’Initiative nationale sur le bénévolat. Réunissant des représentants d’organismes du secteur bénévole et du gouvernement du Canada, cette Table conjointe s’est employée à élaborer des propositions qui soutiendraient et favoriseraient le bénévolat au Canada et qui constitueraient un legs durable de l’Année internationale des volontaires 2001.

1.1 Objectifs et résultats escomptés
Les objectifs de l’ICB sont les suivants :

• Encourager les Canadiens et les Canadiennes à donner du temps auprès d’organismes bénévoles;
  
• Faire en sorte que ces organismes puissent maximaliser la contribution des bénévoles;
  
• Enrichir l’expérience des bénévoles.

Les résultats escomptés de l’ICB sont les suivants :

• Sensibiliser les gens à la contribution des bénévoles et du secteur bénévole à la société canadienne;
  
• Renforcer la capacité des organismes bénévoles à développer des initiatives et à offrir des services aux Canadiens et aux Canadiennes;
  
• Accroître la participation à la société canadienne grâce au bénévolat.

2.0 Comité de gestion et de coordination stratégiques (CGCS)
2.1 Rôles
Fournir leadership, coordination et vision pour l’ensemble de l’ICB.

2.2 Résultats escomptés

• Cohérence dans la conception, la mise en œuvre et l’obtention de résultats pour l’ICB
  
• Renforcement manifeste du partenariat entre le secteur bénévole et le gouvernement du Canada.

2.3 Activités
Les activités du CGCS comprennent, entre autres, ce qui suit :

• Assurer une planification stratégique aux fins de l’ICB;
  
• Donner des conseils sur l’orientation et la portée de l’ICB et exercer une influence à cet égard, et cerner les lacunes et les chevauchements éventuels liés à sa mise en œuvre. Les conseils donnés reposeront sur les renseignements fournis par tous les membres, y compris les rapports d’activité périodiques et les plans de travail annuels des trois centres nationaux;
  
• Avoir des contacts avec le Comité directeur conjoint, le Comité directeur des sous-ministres adjoints et le Forum du secteur bénévole, par l’entremise du Programme des partenariats communautaires et/ou des trois centres nationaux, et échanger de l’information avec eux; dans le cadre de cette activité, le CGCS doit rendre compte des progrès réalisés par rapport aux objectifs fixés et établir les liens nécessaires avec les travaux continus des autres tables conjointes;
  
• Repérer les nouvelles tendances et les nouveaux enjeux en ce qui a trait au bénévolat et diffuser cette information à l’aide de moyens appropriés;
  
• Assumer au besoin des fonctions en tant que comité d’évaluation;
• Appuyer la tenue annuelle d’un forum d’échange d’information portant sur des questions liées au bénévolat au Canada, sur les objectifs et les résultats de l’ICB ainsi que sur le partage de pratiques exemplaires. Ce forum réunira un membre de chaque réseau local, des membres des trois centres nationaux, de Patrimoine canadien et de Développement des ressources humaines Canada, d’autres membres du CGCS ainsi que des invités dont la participation aura été approuvée par les coprésidents du CGCS.

2.4 Reddition de comptes
Le CGCS devra rendre des comptes aux ministres du Patrimoine canadien et de Développement des ressources humaines Canada.

2.5 Liens
Le CGCS maintiendra des liens avec les organismes consultatifs qui superviseront la mise en œuvre des travaux amorcés par les tables conjointes sur les moyens d’action, sur la sensibilisation et sur la GI/TI, par l’entremise du Programme des partenariats communautaires.

3.0 Membres
3.1 Composition
Conformément au modèle créé dans le cadre du processus relatif aux tables conjointes, le CGCS regroupe des membres issus du gouvernement du Canada et du secteur bénévole. La composition du Comité sera la suivante :

Niveau national du secteur bénévole :

• un participant de chaque organisme chargé de gérer les centres nationaux;
  
• un participant d’un autre organisme national du secteur bénévole, dont la participation aura été approuvée par les coprésidents.

Niveau local du secteur bénévole :

• trois participants de trois réseaux locaux, que le CGCS choisira à tous les deux ans, en s’assurant d’une alternance tant géographique que fonctionnelle;
  
• d’autres représentants d’organismes du niveau local pourraient être invités à siéger de façon exceptionnelle au sein du Comité, sur approbation des coprésidents. Ces membres pourraient alors se voir accorder un droit de vote.

Gouvernement du Canada :

• un participant de Patrimoine canadien. De plus, le gestionnaire des programmes et de la planification du Programme des partenariats communautaires, siégera au sein du CGCS; il aura droit de parole mais n’aura pas droit de vote;
  
• un participant de Développement des ressources humaines Canada.

D’un commun accord, les membres du Comité pourraient intégrer d’autres membres ou invités. Il pourrait s’agir d’experts, d’universitaires ou d’autres représentants du secteur bénévole pouvant prendre part aux réunions en tant que présentateurs, conseillers ou observateurs compte tenu de leur connaissance du sujet traité ou du secteur bénévole, ou dans le cadre d’un autre mécanisme de l’Initiative sur le secteur bénévole et communautaire; ces gens auront le droit de participer, sans avoir le droit de voter.

3.2 Présence
Les représentants des centres nationaux peuvent déléguer un remplaçant à condition que les coprésidents y consentent et que les membres remplaçants possèdent une expertise et des compétences pertinentes.

3.3 Quorum
Le quorum à réunir consistera en une majorité simple des membres siégeant au CGCS. Toutefois, il doit y avoir représentation à la fois du secteur bénévole et du gouvernement du Canada.

3.4 Rôle des membres
Les membres du CGCS offriront leur savoir-faire dans divers domaines : appui du public et crédibilité; connaissance du secteur bénévole ainsi que de ses forces et de ses besoins; connaissance des rouages du gouvernement; ressources; préservation du processus démocratique et points de vue variés. Les membres du CGCS devront travailler dans le plus grand intérêt de l’ICB; ils devront siéger au Comité en tant que personnes offrant des optiques différentes, et non en tant que représentants d’organismes précis.

4.0 Calendrier et réunions
4.1 Calendrier
Le CGCS est constitué pour une période de quatre ans débutant à l’automne 2002. Il réexaminera son mandat chaque année.

4.2 Réunions
Les réunions se tiendront principalement en salle et, au besoin, par téléconférence et par voie de communication téléphonique. Des groupes de travail et/ou des sous-comités peuvent être créés. Les réunions auront lieu au moins une fois l’an, dans un endroit que choisira le Comité.

5.0 Principes opérationnels
5.1 Code d’éthique
Les membres feront preuve d’honnêteté, d’intégrité et d’ouverture dans l’exécution des travaux du CGCS.

5.2 Confidentialité
On attend des membres du CGCS qu’ils fassent preuve d’ouverture et de franchise dans leurs discussions. C’est pourquoi il importe de respecter le principe de la confidentialité. En effet, les membres du Comité doivent être résolus à respecter la vie privée des participants et s’engager à ne pas divulguer de renseignements personnels ou de points de vue exprimés au cours des réunions. Le contenu des délibérations devra demeurer confidentiel à moins que, d’un commun accord, les membres du Comité ne décident de le rendre public. En aucun temps les opinions ou les jugements d’un membre lui seront attribués d’une manière permettant de l’identifier, que ce soit dans le cadre de communications orales ou écrites.

5.3 Accessibilité
Afin de garantir la participation active de tous les membres qui ont des exigences en matière d’accessibilité, le Comité tiendra ses réunions dans des installations d’accès facile. Au besoin, le Comité fournira des aides techniques, de l’équipement anthropométrique, des auxiliaires et d’autres services spécialisés pour répondre aux besoins des membres qui ont un handicap. Toute demande d’aide doit être présentée au CGCS avant la tenue de l’événement.

5.4 Indemnisation
Les représentants du secteur bénévole qui font partie du Comité sont considérés être des * bénévoles + et, par conséquent, ils sont assujettis à la politique du Conseil du Trésor sur les bénévoles. Ainsi, ils bénéficient des mêmes protections contre le risque que les fonctionnaires en ce qui a trait à la responsabilité civile et aux assurances.

5.5 Lignes directrices sur les conflits d’intérêts
Les employés du gouvernement du Canada doivent se conformer à la politique du Conseil du Trésor sur les conflits d’intérêts et l’après-mandat ainsi qu’à toute politique ministérielle pertinente en matière de conflits d’intérêts, d’activités externes, de cadeaux et de marques d’hospitalité. Ils sont également assujettis à l’alinéa 121(1)c) du Code criminel en ce qui a trait à l’acceptation directe ou indirecte d’un bénéfice de quelque nature que ce soit de toute personne ou de tout organisme qui a des relations d’affaires avec le gouvernement.

Les membres du secteur bénévole qui font partie du CGCS éviteront d’utiliser leur fonction pour tirer des avantages matériels du processus ou des résultats des travaux du Comité; ils ne seront pas non plus admissibles, sur une base individuelle, à l’obtention de recherche sous contrat ou d’autres travaux rémunérés commandés par le Comité. Ils n’utiliseront pas leur fonction pour aider d’autres membres du secteur bénévole dans leurs relations d’affaires avec le gouvernement fédéral de manière qu’une personne ou une organisation obtienne un traitement préférentiel. Lorsqu’il y aura discussion portant sur la commande de travaux pour le compte du CGCS auprès d’organismes dont des employés ou des membres du conseil d’administration siègent au CGCS, ces personnes devront s’exclure du processus de sélection ou de décision.

5.6 Remboursement de frais de voyage
Pour les personnes qui se trouveront en situation de voyage, le gouvernement du Canada, par l’entremise de Patrimoine canadien, assumera les frais de voyage conformément à la Directive sur les voyages mise en place par le Conseil du Trésor.

5.7 Langues officielles
Tous les membres seront encouragés à participer aux délibérations dans la langue officielle de leur choix. Des services d’interprétation seront offerts à toutes les réunions, au besoin. Tous les produits officiels du CGCS seront présentés en français et en anglais.

5.8 Ententes
Dans la mesure du possible, les membres du Comité tenteront d’arriver à un consensus. Dans les cas où, pour une raison quelconque, ils n’y parviendront pas, les membres procéderont à un vote, convenant du fait que la décision sera prise par une majorité numérique.

6.0 Structure de gouvernance de l’ICB
Patrimoine canadien, par le biais du Programme des partenariats communautaires, est chargé de mettre en œuvre la stratégie recommandée par la Table conjointe sur l’Initiative nationale sur le bénévolat. Il adhérera aux principes énoncés dans l’Accord récemment conclu entre le gouvernement du Canada et le secteur bénévole. En sa qualité de bailleur de fonds et de partenaire important de l’ICB, Patrimoine canadien sollicitera, au besoin, les conseils du CGCS sur des questions touchant l’élaboration de politiques de même que la planification, l’exécution, l’évaluation et le suivi de programmes. L’autorité suprême pour ce qui est de donner suite aux recommandations ou aux conseils offerts par le CGCS au gouvernement du Canada revient à Patrimoine canadien. Pour sa part, le Ministère tiendra le CGCS au courant de ses activités en ce qu’elles ont trait à la réalisation de l’ICB.

Le Programme des partenariats communautaires fera fonction de Secrétariat pour le CGCS. Le Secrétariat s’occupe de l’organisation, de la planification et de la convocation de toutes les réunions du CGCS, ce qui comprend la préparation et la distribution des comptes rendus des discussions.