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Principes du déroulement des réunions

1. Quorum
Étant donné que la Table se compose de sept membres du gouvernement et sept membres du secteur bénévole, il faudra au moins trois représentants de chacune des deux parties pour constituer quorum dans le cas d'importantes décisions ou résolutions. Il y a lieu de noter qu'il n'est pas obligatoire que le gouvernement et le secteur bénévole comptent le même nombre de participants à chaque réunion; il suffit que chacun ait le nombre minimum pour constituer quorum quand des décisions ou des résolutions importantes sont proposées. Comme il ne peut y avoir de substitution dans la composition de la Table, les travaux de celle-ci se poursuivront, qu'il y ait quorum ou non.
2. Confidentialité
On s'attend à ce que les participants à la Table fassent preuve d'ouverture d'esprit et de spontanéité dans la discussion de points. C'est pourquoi il importe d'assurer la confidentialité. Les participants s'engagent à respecter la vie privée de leurs collègues et conviennent de ne pas communiquer de renseignements ou opinions personnels exprimés durant les réunions. Les travaux doivent rester confidentiels jusqu'à ce qu'il y ait entente générale ou consensus sur leur communication au public (voir le principe no 3 ci-dessous). Pour éviter de compromettre les travaux en cours, les participants doivent se montrer prudents lorsqu'ils parlent avec des particuliers de l'extérieur de discussions en cours à la Table qui ne font pas encore l'objet de consensus ou d'entente. On discutera des messages clés et on s'entendra sur eux à la fin de chaque réunion.
3. Communications publiques et médias
Des communications régulières concernant l'état d'avancement des travaux de la Table mixte sont prioritaires et devraient figurer à l'ordre du jour de toutes les réunions. Les participants à la Table élaboreront et approuveront des comptes rendus de discussions, des rapports sur l'état d'avancement des travaux et d'autres outils de communications (questions et réponses) pour fins de publication sur les sites Web et de communication aux médias et aux autres observateurs intéressés. Aucun document de la Table ne doit être mis à la disposition de personnes de l'extérieur sans l'approbation préalable des participants à la Table.
4. Atteinte de consensus
Les participants à la Table viseront à atteindre un consensus dans toute la mesure du possible. Si, pour quelque motif que ce soit, un consensus se révélait impossible, les participants à la Table pourraient s'entendre sur une recommandation par un autre moyen, par exemple, un vote ou l'autorisation de rapports dissidents.
5. Langues officielles
Tous les membres seront encouragés à participer aux travaux de la Table mixte dans la langue officielle de leur choix. Tous les documents de la Table (par ex., comptes rendus de réunions, rapports mixtes, infocapsules) seront produits dans les deux langues.

L'interprétation simultanée et des documents bilingues seront fournis à la première réunion de la Table et le seront aux réunions subséquentes selon les besoins des participants à la Table et des invités éventuels.

6. Accessibilité
Pour garantir la participation active de toute personne qui pourrait avoir des exigences particulières, les réunions ou les activités de la Table se dérouleront dans des installations à accès facile. Le cas échéant, des aides techniques, du matériel anthropométrique, des préposés ou d'autres services spécialisés seront offerts pour satisfaire les besoins des participants ou des invités handicapés de la Table.
7. Experts et invités
La Table peut, de temps à autre, inviter des experts, des universitaires ou des représentants du secteur bénévole à assister à des réunions à titre de présentateurs, de conseillers ou d'observateurs à cause de leur connaissance de la matière ou du secteur ou de leur participation à une autre table ou à un autre mécanisme de consultation. Les co-présidents s'entendront au préalable sur ces invitations.

 

 
 
      
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Dernière mise à jour le: 2018-10-23