Groupe consultatif sur la gestion de l'information et la technologie de l'information (GI-TI)

Réunion du Groupe consultatif de la GI-TI

Le 6 juin 2003
Hôtel Delta
Ottawa (Ontario)

Don McCreesh remercie toutes les personnes présentes à la réunion et leur demande de se présenter au groupe.

Participants

Absents

Point no 1 - Mise à jour sur le programme

Bernard Chabot donne un compte-rendu des activités du Secrétariat depuis la dernière réunion du Groupe consultatif en janvier. Il explique qu’un processus transparent (DDP) exige d’effectuer plusieurs étapes, des recherches et des consultations pour finaliser les points. Deux documents de recherche ont aussi été produits pendant cette période et ils seront discutés à la réunion.

La DDP " Modifier les méthodes de financement " a été postée sur le site Web de l'ISBC en mars. La DDP a été consultée plus de 900 fois et deux propositions ont été soumises. Un groupe de travail du Groupe consultatif de la GI-TI a évalué les propositions et a fait ses recommandations à Industrie Canada. La soumission gagnante a été présentée par IMPACS, c'est-à-dire la même organisation à avoir fait l'analyse de l'environnement. Le Secrétariat informera bientôt au Groupe consultatif les détails de l'énoncé de travail d'IMPACS.

Le Secrétariat projette de se servir de l’extranet de l’ISBC. Il sera utilisé par IMPACS pour le marché découlant de la DDP « Modifier les méthodes de financement », et une section sera aussi créée pour les membres du Groupe consultatif. Le Forum doit faire quelques modifications avant d’utiliser l’extranet. Lorsque l’extranet sera accessible, le Secrétariat en informera le Groupe consultatif.

IMPACS sera responsable des communications à l’extérieur du gouvernement fédéral. Le Secrétariat poursuivra les discussions avec le Forum en ce qui concerne la modification des méthodes de financement à l’intérieur du gouvernement.

Suite à une première réunion des SMA champions, Industrie Canada a commencé à travailler à l’Accord et au Code de bonnes pratiques de financement. La première mesure à prendre est de hausser le niveau de sensibilisation au sein du Ministère. Un plan visant à régler ce problème est en voie de préparation.

PCH informe les participants que des outils de mise en œuvre de l’Accord sont en voie d’élaboration. PCH prépare un vidéo, un manuel et une liste de contrôle (p. ex. comment les ministères mobilisent leur personnel, quels outils utilisez-vous, comment le faites-vous connaître, etc.).

Le Groupe ayant demandé une liste des principales personnes-ressources des ministères qui assumeront un rôle de champion à l’égard de l’Accord et du Code de bonnes pratiques de financement, PCH mentionne qu’une liste de champions sera bientôt disponible et qu’elle sera affichée sur le site Web de l’ISBC. Le Groupe souligne aussi la nécessité d’avoir des champions de l’Accord dans les bureaux régionaux du gouvernement fédéral.

Des membres se disent inquiets à propos des questions de financement, plus particulièrement du financement gouvernemental. Étant donné que le Canada est aux prises avec de nombreuses difficultés, comme le SRAS et la maladie de la vache folle, il se sert des fonds destinés aux programmes afin de relever ces nouveaux défis. Ce phénomène place beaucoup d’organismes bénévoles et communautaires dans une situation financière très délicate. Industrie Canada souligne que le gouvernement fédéral est doté d’un groupe de travail à qui le coprésident du Groupe consultatif de la GI-TI pourrait signaler les inquiétudes du secteur bénévole et communautaire (SBC) sur cette question. Le coprésident rendra compte de ses démarches en ce sens. Les participants sont également d’accord pour que le SBC présente d’autres mises à jour sur cette situation.

Point no 2 - Réseau de formation et de soutien technique

Le Secrétariat a reçu 31 propositions d’organismes qui fournissent déjà des services de formation et de soutien technique au SBC. La réunion du 7 juin servira principalement à vérifier la validité de la vision exprimée par le Secrétariat de la GI-TI et par les organismes, et elle donnera aux organismes l’occasion de discuter de la façon dont ils pourraient travailler ensemble afin de créer un réseau pancanadien de formation et de soutien technique.

Les organismes qui n’ont pas été choisis sont ouverts à l’idée de fournir leurs coordonnées aux autres organismes au cas où ils aimeraient former des partenariats avec eux.

Don McCreesh mentionne, à l’intention des membres qui assisteront à la réunion du 7 juin, que leurs rôles et leurs responsabilités sont de fournir des conseils et des avis aux organismes en vue de les aider à comprendre la vision. Le sous-groupe du réseau continuera probablement à avoir des relations avec ces organismes.

Point no 3 - Stratégie d’accès au financement - Exposé de Terry Kuny

Terry présente un exposé basé sur une stratégie en deux volets :
1 – demande de possibilités de financement (DPF) pour obtenir l’adhésion des principaux intervenants;
2 – mise en œuvre, s’il y a consensus.

Les membres n’avaient pas pris conscience du fait que les ministères fédéraux ne seraient pas inclus dans le projet d’accès au financement.

David Reid mentionne que Patrimoine canadien a déjà dirigé un projet semblable au projet d’accès au financement au gouvernement fédéral. L’analyse de rentabilisation de ce projet a révélé que ce dernier était trop lourd. Le projet a pris fin il y a 18 mois, et il ne sera pas ressuscité. Cela veut donc dire que le projet d’accès au financement devrait essayer d’englober le gouvernement fédéral.

Après l’exposé de Terry, le Groupe signale qu’il est nécessaire de revoir ce produit parce que le gouvernement est un élément très important du projet. Le Groupe propose une stratégie différente pour régler le problème. Il s’agirait, dans un premier temps, d’afficher une DPF pour identifier les intervenants qui possèdent déjà une base de données de bailleurs de fonds susceptible d’être améliorée et adaptée à un coût d’accès raisonnable et, dans un deuxième temps, de mener deux projets pilotes pour déterminer les bailleurs de fonds à l’échelle locale/régionale, spécialement dans les villes où le processus est déjà lancé.

Le Groupe reconnaît que le processus du Service interactif de financement sera long et qu’il ne pourra pas être mené à terme d’ici la fin du projet GI-TI. Améliorer les bases de données existantes et mener les projets pilotes pourraient constituer le point de départ en vue de l’établissement d’un Service interactif de financement à une date ultérieure si la possibilité se présente.

Le Groupe consultatif s’entend sur la nouvelle stratégie.

Point no 4 - Portail Gouvernement en direct (GED) pour le SBC
Exposé de Suzanne Clément

La haute direction de GED a eu des discussions pour déterminer si le site du Canada peut avoir un rôle à jouer en relation avec le SBC. Il y a un intérêt à développer des propositions pour la création d’une présence du Secteur sur le site du Canada ou d’un point d’accès à des informations précises du gouvernement fédéral. PCH a accepté de s’occuper de ce dossier si le Secteur se montre intéressé. PCH préparera une proposition en vue d’élaborer un plan d’activités et de déterminer l’intérêt du secteur pour ce type de projet, c.-à-d. quel type d’approche par contenu ou filière serait nécessaire, comment cela pourrait-il aider le secteur lorsqu’il concevra son propre portail, etc.

Le Groupe souligne que tous les intervenants doivent comprendre l’initiative GED et que le gouvernement ne s’est pas encore engagé officiellement auprès du SBC à lui assurer une présence en ligne dans le cadre de GED.

Le groupe consultatif de la GI-TI a accepté d’être le point de contact pour ce projet. Le Forum essaiera de trouver plus de représentants du SBC si nécessaire. Le Secrétariat de la GI-TI assurera le soutien de cette initiative.

PCH préparera une proposition d’ici une semaine ou deux. Le Groupe consultatif recevra une copie de la proposition par courriel ou extranet. PCH pourrait avoir à envoyer la proposition avant de l’envoyer aux membres, car il dispose de très peu de temps pour la soumettre.

Si le plan d’activités est accepté, le comité se réunira probablement en septembre. PCH sollicitera des avis du Secteur pour l’élaboration du plan et d’un budget. Une décision définitive sera prise une fois que le plan d’activités sera terminé.

Point no 5 - Le portail – Question de gouvernance à long terme

Le Secrétariat saisit le Groupe de deux questions : a) qui est propriétaire de la propriété intellectuelle (PI) du portail, des noms de domaines, etc. et b) comment faudrait-il traiter la question de la gouvernance.

Les options suivantes sont proposées en ce qui concerne la PI :
1 – La PI appartient au gouvernement.
2 – On va chercher dès maintenant la souplesse et la propriété au moyen d’une association nationale donnée et, si un consortium est créé pour représenter le Secteur à l’avenir, on les lui transfère.
3. – Laisser la PI à l’entrepreneur tout en incluant des lignes directrices dans les accords de gouvernance.

Le Groupe choisit la troisième option. Cette option permettrait à l’entrepreneur de continuer à améliorer le portail une fois qu’il sera développé.

Option no 1 : elle est rejetée parce que le gouvernement ne pourrait pas redonner la propriété au Secteur étant donné qu’il s’agirait d’un bien de la Couronne.

Option no 2 : elle est aussi rejetée parce que l’entrepreneur, n’ayant pas d’intérêt direct, ne participerait pas autant au portail sachant que ce dernier pourrait être déménagé à tout moment par suite de décisions ne relevant pas de son contrôle.

Industrie Canada consultera ses avocats pour connaître la bonne terminologie à utiliser en vue de faire en sorte que le Groupe et le Comité directeur conjoint puissent continuer à faire des suggestions à l’entrepreneur pendant la durée de l’accord de contribution et après l’expiration de ce dernier.

Le sous-groupe du portail examinera les DPF et recommandera à IC le meilleur candidat à avoir soumis une proposition en vue de construire le portail. Le Groupe consultatif a l’intention de faire connaître régulièrement ses vues sur le portail.

Point no 6 - Susan Phillips - exposé

M^me Susan Phillips, professeure à l’Université Carleton, a produit de nombreux documents de recherche sur le SBC. Industrie Canada a commandé le document de recherche The Voluntary Sector : A productive Force in the New Economy pour mieux comprendre les besoins du SBC après le projet GI-TI, le rôle du SBC dans la nouvelle économie du savoir et le rôle qu’il pourrait éventuellement jouer une fois que cette étape de l’ISBC sera complétée.

L’exposé de M^me Phillips est joint à la présente. Voici les recommandations de cette dernière :

• Appuyer la recherche et le développement.
  
• Favoriser l’innovation.
  
• Favoriser l’innovation technologique.
  
• Investir dans les compétences, l’enseignement et l’emploi.
  
• Améliorer le capital réseau.
  
• Encourager l’entrepreneuriat social.
  
• Promouvoir la bonne gouvernance et l’autoréglementation.
  
• Appuyer le développement communautaire.
  
• Établir des relations plus étroites avec le SBC.

Point no 7 - Martin Itzkow - exposé

M. Martin Itzkow est directeur de l’Initiative sur le SBC au Manitoba. Industrie Canada a commandé le document de recherche intitulé Voluntary and Non-Profit Sector – Information Communication Technology – Strategic Opportunities and Partnerships – Lessons learned and future opportunities within an environment focussing on innovation pour mieux comprendre les besoins du SBC après le projet GI-TI. Le document traite de l’orientation prise par le SBC et des mesures que le Groupe consultatif de la GI-TI devra prendre pour qu’il y ait une deuxième étape à l’ISBC.

Les recommandations suivantes ont été formulées :

• qu’une nouvelle classe de TIC soit élaborée en vue de fournir une plate-forme d’innovation en TIC pour les communautés;
  
• qu’une initiative de programmes communautaires soit créée pour trouver, animer et organiser les atouts connus et cachés qui donneraient naissance à des cybercommunautés innovatrices.

Les participants discutent longuement des logiciels libres et des autres logiciels, comme Microsoft. Le Groupe est d’accord pour dire que le Secrétariat de la GI-TI devrait encourager l’utilisation des logiciels libres dans la mesure du possible. Le Secrétariat de la GI-TI et PCH sont membres d’un comité consultatif dirigé par la Direction générale des TIC d’Industrie Canada qui étudie les logiciels libres. Le Secrétariat tiendra le Groupe au courant de l’évolution de cette question.

Point no 8 - Discussions ouvertes sur les orientations futures

Ross MacLeod, directeur général de la Direction générale des applications de l’autoroute de l’information (DGAAI) et coprésident du Groupe consultatif de la GI-TI renseigne les membres sur les plans de la DGAAI. Le financement de la plupart des programmes de la DGAAI prend fin l’an prochain et la DGAAI cherche comment elle pourrait le mieux servir ses clients et quelles approches novatrices elle pourrait envisager pour remplir sa mission dans le cadre du mandat d’IC. Le financement du projet GI-TI prendra fin en mars 2005. Industrie Canada aimerait entreprendre des discussions sur le futur rôle de la DGAAI pour le SBC.

Les membres formulent les observations suivantes :
- il faut des discussions au niveau local;
- il faut prendre conscience de ce qui existe déjà;
- il faut une plus grande sensibilisation aux initiatives Rescol et PAC;
- à mesure qu’IC élabore des règles et des règlements, il doit inviter les secteurs privés, bénévoles et communautaires à prendre part aux discussions;
- responsabilité sociale des entreprises; nécessité d’avoir des homologues;
- les ministres responsables des régions doivent comprendre que le secteur joue un rôle important;
- il faut des centres de rencontre entre le SBC et les universités;
- il faut un plus grand rayonnement pour refléter la diversité du Canada;
- les Centres d’excellence devraient servir de points de convergence;
- il faut toute une gamme d’outils articulés autour de la technologie : gestion des bases de données, gabarits pour la création de nouveaux sites Web, réunions en ligne, échanges d’information, possibilités d’apprentissage, outils d’évaluation, etc.;
- il faut trouver une solution pour l’évaluation des logiciels;
- il faut un endroit où trouver les pratiques exemplaires, etc.;
- le Groupe aimerait discuter des orientations futures. (Il est convenu que la question sera abordée à des réunions futures.)

Membres

Une motion présentée par Don McCreesh et appuyée par Maggie Fietz visant à faire de Brenda Cameron-Couch (Forum) et de David Reid (PC-GED) des membres en bonne et due forme du Groupe consultatif de la GI-TI est acceptée à l’unanimité.

Notes pour la réunion
« Créer un réseau pancanadien de formation et de soutien pour le secteur bénévole »
Hôtel Delta, Ottawa (Ontario)
Le 7 juin 2003

Observations préliminaires
Don McCreesh, coprésident du Groupe consultatif de la GI-TI ouvre la réunion et souhaite la bienvenue aux participants. La liste des participants se trouve à l’annexe A.

Bernard Chabot, gestionnaire du Secrétariat de la GI-TI rappelle aux participants que l’objectif de la réunion est d’offrir aux organismes qui offrent déjà de la formation et du soutien technique au SBC l’occasion de dire comment ils perçoivent la mise sur pied d’un réseau. Les participants sont invités à s’introduire et à décrire brièvement leur organisme ainsi que les services qu’ils offrent.

Pour amorcer la discussion, Jo Sutton, membre du Groupe consultatif de la GI-TI, donne les grandes lignes d’une vision du réseau de formation et de soutien technique. Voir l’annexe B.

Discussion
Il s’ensuit une discussion générale au cours de laquelle les participants expriment leurs vues et leurs observations sur la façon dont ils voient la mise sur pied d’un réseau de formation et de soutien technique pour le SBC.

Les participants appuient généralement l’idée d’un modèle régional. Les réseaux régionaux pourraient être connectés les uns aux autres pour former un réseau pancanadien.

Les participants sont invités à se réunir en groupes pour commencer les discussions sur les partenariats possibles. Les participants se regroupent par représentation régionale, comme l’Ouest, les Prairies, l’Ontario, le Québec et l’Atlantique.

Prochaines étapes
B. Chabot encourage les participants à poursuivre les discussions entre eux. Il rappelle que les organismes sont viables et fournissent déjà de la formation et du soutien technique. Il enchaîne en disant qu’Industrie Canada cherche à aider ces organismes à améliorer leurs services et à accroître leur visibilité dans le secteur.

En juillet, une demande de possibilités de financement (DPF) sera envoyée aux organismes retenus dans le cadre du processus de la lettre d’intention. Les organismes sont encouragés à former des consortiums pour offrir des services à une région.

Annexe A
LISTE DES PARTICIPANTS - RÉUNION du 7 juin 2003

Représentants des organismes du secteur :
Leslie Adams, Peter Royce, Pacific Community Networks Association (PCNA), C.-B./Yukon, (auparavant BC Community Network)
Renee Bernier, Jane Lister, Community Futures Dev. Corporation of Boundary Area (CFDC), C.-B.
Steven Soucy, Daryl Beatty, Community Information and Referral Society (CIRS), Alberta
John Corriveau, Mario Mihoc, NetLAN Consulting Inc., Alberta
Edwin Arinze, Adebayo Bakare, Afro-Caribbean Cultural Association of Saskatchewan Inc. (ACCAS Inc.), Alberta
Connie Crockett, Journeys Education Association Inc., Manitoba
Linda Bliss, reBOOT Canada , Ontario
Larry Rooney, Phoenix Community Works Foundation (PCWF), Ontario
Peter Frampton, Dieter Soegtrop, The Learning Enrichment Foundation (LEF), Ontario
Arti Freeman, Brenda Herchmer, Niagara Centre for Community Leadership, Ontario
Bill Marvel, Tetyana Slautina, Les mentors de CompuCorps, Ontario et C.-B.
Ken Northmore, Craigwood Youth Services, Ontario
Sylvio Boudreau, Ken Boudreau, Fondation ConceptArt multimédia, Ontario
Geoff MacDougall, ACTI, Ontario
Monique Chartrand, Martin Charles, Communautique, Québec
Mohamed Soulami, François Faucher, Actions Interculturelles de développement et de l'éducation (AIDE), Québec
Linda Stilborne, Peter MacGibborn, The Quebec Learners' Network, Québec
David Boyce, Southeast Environmental Association Limited (SEA), Î.-P.-É.
Penelope Row, Pamela Corrigan, Community Services Council (CSC), Terre-Neuve-et-Labrador
June Hooper, Timbres de pâques - Marche des dix sous, Jim Asher, Data Shepard, N.-B.

Membres du Groupe consultatif de la GI-TI :
Don McCreesh (coprésident), Ross MacLeod (coprésident), Margaret Fietz,
Martin Itzkow, Francine Pelletier, Jo Sutton, Bernard Chabot, Rodney Hagglund

Autres participants :
Elinor Bradley, Directrice, Innovation et inclusion, Industrie Canada

Équipe du programme sur la GI-TI : Gisèle Proulx, Michèle Leury, Lyne Martin, Louise Lalonde, Annie Joannette

Annexe B
Notes d’allocution – Vision du Groupe consultatif de la GI-TI
Réseau de formation et de soutien technique pour le secteur bénévole

Notes d’allocution pour la réunion du 7 juin

La vision : mettre la formation et les services de soutien en GI-TI à la disposition des organismes bénévoles et communautaires de partout à travers le Canada, ce qui permettra aux organismes du SBC de poursuivre leur travail en utilisant la GI-TI et favorisera l’essor de la croissance et de l’efficacité de la GI-TI au sein de ce secteur.

Les organismes

• Le réseau de formation et de soutien technique pour le SBC sera créé à titre de prolongement de la formation et du soutien en GI-TI existants qui sont déjà offerts au SBC.
  
• Les services seront fournis par des coalitions d’organismes, provenant largement des groupes présents à la réunion du 7 juin. Nous encouragerons la croissance des consortiums d’organismes.
  
• Les organismes de service doivent avoir fait la preuve qu’ils peuvent offrir de la formation et du soutien technique en GI-TI au SBC.
  
• Il y a longtemps que le Groupe consultatif de la GI-TI soutient que, dans la mesure du possible, le réseau et la formation pour le SBC devraient être l’œuvre du SBC.
  
• Les modèles devraient être autonomes.

Le modèle

• Les services seront régionaux. Nous avons l’intention d’offrir un service d’un océan à l’autre, mais nous n’y parviendrons peut-être pas immédiatement.
  
• Il pourrait y avoir un(des) consortium(s) d’organismes qui pourrait (pourraient) négocier l’achat de matériel et de logiciel à des prix avantageux pour les organismes du SBC. Le magasin publiera les taux et les prix qu’il aura négociés.
  
• Un point d’accès central facilitera l’accès des organismes bénévoles et communautaires aux services de GI-TI (soutien à partir d’une ligne 1-800, information basée sur le Web avec interactivité et courriel, et une FAQ de plus en plus volumineuse issue de l’expérience de l’utilisation de la ligne 1-800).
  
• Les activités de rayonnement du consortium encourageront les organismes du SBC à participer; il faut prêter une attention particulière à la participation des organismes francophones.
  
• Les activités de rayonnement du consortium feront en sorte que les réseaux reflètent la diversité du Canada. Cela inclut le Nord, les régions rurales et éloignées, les personnes ayant des handicaps, les femmes, les immigrants et les minorités visibles.
  
• Les activités de rayonnement du consortium feront en sorte que les organismes du SBC comprennent la valeur de la GI-TI dans leur travail.
  
• Des services de formation et de soutien sur place seront offerts, si possible (la distance pouvant être une limite).
  
• Le réseau permettra des conversations en ligne multiples entre les organismes qui se prévaudront des services offerts. Ces conversations serviront principalement à l’échange d’information et seront fonction des besoins des participants. Les conversations pourront permettre l’apport de soutien technique mutuel, l’annonce de réunions et d’activités ou l’échange de connaissances sur les ressources.
  
• Le réseau offrira des communications régulières au sujet des activités, des ressources accessibles et d’autres informations pertinentes ainsi que des avis d’expert.
  
• Il y aura des ateliers de GI-TI.
  
• Un programme de planification en ligne de la GI-TI sera offert aux organismes – le processus permet d’assurer l’adoption de la GI-TI par les personnes d’un organisme et de planifier le placement le plus efficace de la technologie.
  
• Des possibilités d’apprentissage de la GI-TI seront offertes en ligne : elles permettront d’apprendre à utiliser la technologie.
  
• Des possibilités d’apprentissage de la GI-TI seront offertes en ligne : elles permettront d’apprendre à appliquer la technologie au travail.
  
• L’objectif d’autonomie devrait permettre aux organismes du SBC de posséder éventuellement la capacité d’utiliser efficacement la GI-TI pour leur mission, et ce, de la façon la plus indépendante possible du soutien technique courant.

Attentes des organismes du SBC desservis

• Chercher le point du réseau le plus proche lorsqu’ils voudront apprendre la GI-TI.
  
• Communiquer avec le vendeur ou le manufacturier lorsqu’ils auront besoin de soutien matériel ou logiciel.
  
• Communiquer avec un centre d’appel du réseau pour connaître les endroits où ils peuvent satisfaire à leurs besoins techniques et à leurs besoins d’applications.
  
• S’attendre à obtenir de la formation et du soutien sur place si possible.
  
• Pouvoir acheter du matériel et des logiciels à des prix avantageux (tant organismes charitables qu’organismes sans but lucratif).
  
• Pouvoir profiter des connaissances et de l’expérience des autres organismes du SBC pour s’améliorer à l’occasion des forums en ligne (listserv/discussion/babillards/journaux).
  
• Être prêts à échanger leur expérience et leur information en ligne avec les autres organismes du SBC (leçons retenues, parfois comme s’il s’agissait d’un document perpétuel).
  
• Songer aux façons créatrices et amusantes d’utiliser la GI-TI dans leur travail et en faire part aux autres.
  
• Être encouragés à se considérer comme faisant partie d’un réseau.
  
• Continuer à être indépendants pour ce qui est de l’utilisation et de la mise en œuvre de la GI-TI à long terme.

Juin 2003