Mandat du Groupe consultatif sur la gestion de l'information et la technologie de l'information (GI-TI)

1. Préambule
   1.1 Énoncé de mission
   1.2 Objectifs
   
   
2. Structure administrative du programme de GI-TI
   
   
3. Industrie Canada
   3.1 Rôles et responsabilités d'Industrie Canada
   3.2 Secrétariats des autres ministères fédéraux, DSC et CDC
   3.3 Participation du gouvernement fédéral au Groupe consultatif sur la GI-TI
   
   
4. Groupe consultatif sur la GI-TI
   4.1 Rôles et responsabilités

   4.1.1 Structure 4.1.2 Fonctions 4.1.3 Degré de participation des membres 4.1.4 Processus de prise de décisions et de formulation de recommandations 4.1.5 Aide fournie au Groupe consultatif sur la GI-TI 4.1.6 Politique sur les dépenses engagées par les membres du Groupe consultatif sur la GI-TI

   
   4.2 Organisation

   4.2.1 Structure du Groupe consultatif sur la GI-TI 4.2.2 Composition 4.2.3 Roulement et remplacement des membres

   
   4.3 Co-président(es) du Groupe consultatif sur la GI-TI

   4.3.1 Sélection et remplacement 4.3.2 Rôles et responsabilités

   
   
5. Confidentialité et protection des renseignements personnels
   
   
6. Conflits d'intérêts
   
   
7. Modification du mandat

1.0 Préambule

Le programme de gestion de l'information - technologie de l'information (GI-TI) de l'Initiative sur le secteur bénévole et communautaire (ISBC) est un programme conjoint du gouvernement fédéral et du secteur bénévole et communautaire qui favorisera le renforcement de la capacité technologique des organismes bénévoles et communautaires afin qu'ils puissent remplir leurs missions et leurs mandats respectifs.

1.1 Énoncé de mission

Le programme de GI-TI destiné au secteur bénévole et communautaire a pour mission de mettre en oeuvre les cinq éléments de la stratégie recommandée par la Table conjointe GI-TI afin de renforcer les organismes bénévoles et communautaires en leur fournissant les connaissances et la capacité technologique dont ils ont besoin pour remplir leurs missions et leurs mandats respectifs.

1.2 Objectifs

• Accroître les fonds que les organismes bénévoles et communautaires peuvent investir dans la technologie en établissant un dialogue avec les bailleurs de fonds du secteur pour qu'ils modifient leurs politiques et leurs méthodes de financement afin d'inclure les investissements dans la technologie.
• Aider les organismes bénévoles et communautaires à utiliser la technologie avec plus d'efficience et d'efficacité en reliant les réseaux communautaires existants, en fournissant un point central d'accès aux réseaux et, au moyen d'une cyberboutique, en offrant l'accès à des rabais pour les investissements dans la TI.
• Favoriser la communication et le réseautage entre les organismes bénévoles et communautaires par la constitution d'un portail.
• Accroître l'efficacité par rapport aux coûts des processus de demande et d'octroi de subventions en établissant un service de financement interactif offert sur le Web.
• Faire mieux connaître aux organismes bénévoles et communautaires les avantages de la gestion de l'information et de la technologie de l'information pour la réalisation de leur mission.

2.0 Structure administrative du programme de GI-TI

Le programme de GI-TI relève d'Industrie Canada. Au besoin, ses responsables demandent l'avis et les conseils du Groupe consultatif, qui se compose de représentants du secteur bénévole et communautaire et du gouvernement fédéral.

Le Groupe consultatif offre : des connaissances dans un grand nombre de domaines, du soutien de la part du public, de la crédibilité, la connaissance du secteur bénévole et communautaire et de ses besoins, la connaissance de l'appareil étatique, l'influence nécessaire pour obtenir des ressources financières et matérielles, le maintien du processus démocratique et un point de vue objectif. Pour leur part, les membres du personnel d'Industrie Canada et du Secrétariat de la GI-TI offrent : une connaissance approfondie du programme, de l'expérience dans l'élaboration de politiques et la gestion de programmes, un engagement à plein temps, la connaissance du secteur bénévole et communautaire retirée de VolNet et des connaissances dans leur domaine.

La mise en oeuvre des cinq éléments de la stratégie est assurée par plusieurs équipes de mise en oeuvre désignées à l'issue d'un concours. Avec le temps, ces équipes seront chargées des projets au nom du secteur bénévole et communautaire.

Le déploiement de la stratégie en matière de GI-TI est assuré en collaboration avec les secrétariats des autres tables conjointes, Développement social Canada (DSC), le Comité directeur conjoint (CDC) et des organismes du secteur bénévole et communautaire.

3.0 Industrie Canada

3.1 Rôles et responsabilités d'Industrie Canada

Industrie Canada est responsable de la mise en oeuvre de la stratégie recommandée par la Table conjointe GI-TI. Considérant le Groupe consultatif sur la GI-TI comme son principal partenaire, Industrie Canada cherche à obtenir de celui-ci, au besoin, des conseils sur différents aspects de l'élaboration des politiques ainsi que de la planification, de la mise en oeuvre, de l'évaluation et du suivi du programme. Industrie Canada est aussi tenu d'informer régulièrement le Groupe consultatif sur la GI-TI de ses activités. Le gestionnaire du Secrétariat de la GI-TI a la responsabilité de solliciter l'opinion du Groupe consultatif sur la GI-TI. Le Ministère doit aussi consulter DSC, le CDC et les secrétariats des autres ministères fédéraux concernés au sujet de la meilleure façon d'exécuter la stratégie en matière de GI-TI. C'est Industrie Canada qui a le dernier mot en ce qui concerne la mise en oeuvre de toute recommandation ou la suite donnée à tout avis.

3.2 Secrétariats des autres ministères fédéraux, DSC et CDC

Des représentants de DSC et des secrétariats des autres ministères participant à l'ISBC ont des rencontres régulières avec des membres d'Industrie Canada pour connaître les progrès du programme de GI-TI et pour échanger des idées ainsi que des renseignements sur les divers secrétariats de même que sur la façon dont tous peuvent travailler ensemble dans certains domaines. En outre, DSC présente régulièrement une mise à jour au CDC. Dans toute la mesure du possible, on favorise la collaboration et le partage d'information entre le DSC, le CDC et les divers secrétariats participant à l'ISBC.

3.3 Participation du gouvernement fédéral au Groupe consultatif sur la GI-TI

Le directeur général des programmes, Direction générale des applications de l'autoroute de l'information (DGAAI) ainsi que le gestionnaire du Secrétariat de la GI-TI à Industrie Canada font partie du Groupe consultatif sur la GI-TI. Le Groupe consultatif sur la GI-TI se compose aussi d'un certain nombre de représentants du secteur bénévole et communautaire et du gouvernement fédéral. Les représentants du gouvernement fédéral proviennent des divers secrétariats participant à l'ISBC.

4.0 Groupe consultatif sur la GI-TI

4.1 Rôles et responsabilités

4.1.1 Structure

Le Groupe consultatif sur la GI-TI conseille et oriente le Secrétariat de la GI-TI, qui relève d'Industrie Canada, en tenant compte de la mission et des buts associés à la stratégie, qui ont été approuvés par le gouvernement.

Le Groupe consultatif sur la GI-TI doit aussi observer les principes suivants, adoptés relativement au programme :

• l'initiative doit être conçue en collaboration avec d'autres secteurs; elle doit être fondée sur des structures, des réseaux et des programmes existants, et les responsabilités et les avantages doivent être partagés;
• l'initiative doit favoriser la stabilité et la viabilité du secteur bénévole et communautaire;
• l'initiative doit placer l'organisation et la direction devant la technologie (reconnaissant ainsi que la technologie doit répondre aux besoins des organismes bénévoles et communautaires, et non pas les déterminer);
• un mécanisme équitable et transparent doit être établi pour faciliter la mise en oeuvre du programme;
• il faut concevoir l'initiative de manière à ce qu'elle ait une incidence maximale sur le secteur, tout en tenant compte des intérêts propres aux divers groupes concernés;
• les produits de l'initiative doivent respecter l'esprit des lignes directrices sur l'accessibilité.

4.1.2 Fonctions

Les fonctions du Groupe consultatif sur la GI-TI sont les suivantes :

• au besoin, fournir des conseils au Secrétariat de la GI-TI;
• s'assurer qu'on respecte et comprend la raison d'être et la logique sous-jacentes à la stratégie;
• guider l'évaluation et l'amélioration des projets;
• faciliter les partenariats entre le programme de GI-TI et d'autres groupes clés engagés dans le secteur bénévole et communautaire ou souhaitant l'appuyer;
• examiner les demandes et présenter des recommandations au Secrétariat de la GI-TI pour ce qui est des options les plus avantageuses relativement à la stratégie;
• étudier les demandes reçues des organismes intéressés à former une équipe de mise en oeuvre et présenter sa recommandation au Secrétariat.

4.1.3 Degré de participation des membres

Le Groupe consultatif sur la GI-TI remplit ses fonctions principalement au moyen de conférences téléphoniques, de communications électroniques (courriels) et de quelques réunions. On s'attend à ce qu'il se réunisse une première fois pour permettre à ses membres de se rencontrer et pourrait par la suite se réunir une fois par année par la suite. Pendant le processus de sélection des organismes intéresser à former une équipe de mise en oeuvre pour un élément livrable du projet, il tiendra probablement une conférence téléphonique par mois. Après cette période, de telles conférences n'auront lieu qu'au besoin.

4.1.4 Processus de prise de décisions et de formulation de recommandations

Le Groupe consultatif sur la GI-TI fournit des conseils dans le cadre de discussions. Les conseils et les recommandations formulés sont présentés aux responsables du programme de GI-TI. Les membres du Groupe consultatif sont tenus informés du processus et des décisions prises.

4.1.5 Aide fournie au Groupe consultatif sur la GI-TI

Le Secrétariat de la GI-TI veille à ce que les membres reçoivent, pour examen, des copies des demandes soumises par les organismes intéressés à former une équipe de mise en oeuvre. Il tient le Groupe consultatif sur la GI-TI au courant de l'évolution des travaux en ce qui concerne la mise en oeuvre de la stratégie. Il organise les réunions annuelles et les conférences téléphoniques.

4.1.6 Politique sur les dépenses engagées par les membres du Groupe consultatif sur la GI-TI

Les membres du Groupe consultatif sur la GI-TI sont des bénévoles. Ils se font rembourser leurs frais de déplacement lorsque ceux-ci découlent de leurs fonctions à titre de membres du Groupe consultatif sur la GI-TI. Toutes les dépenses doivent recevoir l'approbation préalable du gestionnaire du Secrétariat de la GI-TI.

4.2 Organisation

4.2.1 Structure du Groupe consultatif sur la GI-TI

Le Groupe consultatif sur la GI-TI comprend des membres, deux co-président(es) et le gestionnaire du Secrétariat de la GI-TI. Il ne compte pas de membres suppléants.

4.2.2 Composition

Le Groupe consultatif sur la GI-TI peut être composé :

• d'environ 15 membres, notamment de représentants du gouvernement fédéral et du secteur bénévole et communautaire (généralement des échelons supérieurs) déterminés par le Secrétariat de la GI-TI;
• de membres de la Table conjointe GI-TI qui souhaitent continuer de participer à ce projet;
• de plusieurs représentants du secteur bénévole et communautaire (p. ex. de membres du personnel et de bénévoles d'organismes nationaux, régionaux ou locaux);
• de personnes choisies en fonction de leur excellente connaissance du secteur bénévole et communautaire, de leurs contacts dans ce secteur, de leurs compétences et de leurs qualifications;
• de francophones du Québec et d'ailleurs;
• de personnes choisies pour leurs compétences techniques;
• du gestionnaire du Secrétariat de la GI-TI à Industrie Canada.

4.2.3 Roulement et remplacement des membres

Le Groupe consultatif sur la GI-TI existera jusqu'à la fin du programme, prévue pour mars 2005. Il est convenu que les personnes qui en sont membres le demeureront jusqu'à cette date. Si un membre démissionne, le Secrétariat de la GI-TI peut le remplacer, en fonction du degré de mise en oeuvre et de la nécessité de nommer un remplaçant.

4.3 Co-président(es) du Groupe consultatif sur la GI-TI

4.3.1 Sélection et remplacement

Les co-président(es) du Groupe consultatif sur la GI-TI sont choisi(es) par Industrie Canada de concert avec les membres de ce groupe. Ils (elles) représentent le secteur bénévole et communautaire ainsi que le gouvernement fédéral respectivement. La durée de leurs mandats correspond à la durée du programme. Si l'un(e)s des co-président(es) doit démissionner en raison de circonstances imprévues, son (sa) remplaçant(e) est choisi(e) de la même manière.

4.3.2 Rôles et responsabilités

Les co-président(es) du Groupe consultatif sur la GI-TI sont chargé(es) de :

• présider les réunions du Groupe consultatif sur la GI-TI;
• donner des conseils à Industrie Canada par l'intermédiaire du gestionnaire du Secrétariat de la GI-TI;
• voir à ce que les membres suivent les lignes directrices en matière de conflits d'intérêts.

5.0 Confidentialité et protection des renseignements personnels

Il arrive que les membres du Groupe consultatif sur la GI-TI examinent des renseignements ou des documents de nature délicate ou confidentiels. Les membres doivent être au courant de la nécessité de respecter les dispositions en matière de confidentialité et de protection des renseignements personnels lorsqu'ils fournissent des conseils au gouvernement. Ils n'ont pas le droit de divulguer des renseignements à un tiers sans avoir obtenu l'autorisation préalable du gouvernement. Les demandes de renseignements au sujet de questions concernant le Groupe consultatif doivent être adressées à Industrie Canada.

Les membres doivent aussi savoir que le paragraphe 19 (2) de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels stipule les cas où la divulgation de renseignements personnels est autorisée. Aux termes de l'article 3 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, s'entend de * renseignements personnels + les renseignements, quels que soient leur forme et leur support, concernant un individu identifiable.

6.0 Conflits d'intérêts

Les membres du Groupe consultatif sur la GI-TI sont tenus d'informer Industrie Canada par écrit de toute situation qui constitue ou risque de constituer un conflit d'intérêts. Il peut y avoir conflit d'intérêts si le membre participe à l'examen des demandes adressées au programme de GI-TI. Les membres du Groupe consultatif sur la GI-TI auront le droit de présenter des propositions au programme de GI-TI, cependant, si un membre a participé à la préparation d'une proposition ou a un intérêt direct dans une proposition, ce dernier sera abstenu de participer au processus d'évaluation de ladite compétition.

7.0 Modification du mandat

Ce mandat peut être modifié au cours de toute réunion du Groupe consultatif sur la GI-TI, à condition qu'il y ait consensus. Toute modification est assujettie à l'approbation d'Industrie Canada.