Table conjointe sur la gestion de l'information et les technologies de l'information Rapport final Mars 2003 Table des matières Contexte 3 Membres de la Table conjointe et membres du personnel 3 Mandat et principes directeurs 5 Cadre de référence 5 Vision 5 Mandat 6 Liens entre la Table conjointe GI-TI et le Comité de coordination conjoint 6 Composition et structure administrative 6 Plan de travail 7 Travail effectué et méthode utilisée 7 Projets 9 Liens avec les autres tables conjointes 10 Consultations 10 Communication 11 Leçons tirées 11 Prochaines étapes 13 Questions en suspens 13 Liste de documents pertinents 14 Contexte La Table conjointe sur la gestion de l'information et les technologies de l'information (GI-TI) est l'une des six tables conjointes établies à l'été 2000 dans le cadre de l'Initiative sur le secteur bénévole et communautaire (ISBC). L'ISBC est une initiative conjointe de cinq ans entreprise par le gouvernement fédéral et le secteur bénévole et communautaire afin d'accroître la capacité de ce secteur de relever les défis de demain et de renforcer la relation entre le secteur et le gouvernement. En juin 2000, le gouvernement fédéral a annoncé qu'il allait investir 94,6 millions de dollars sur cinq ans dans les domaines clés suivants pour le secteur bénévole et communautaire : un accord énonçant la relation entre le secteur et le gouvernement fédéral; les technologies et la gestion de l'information; la sensibilisation du public; les moyens d'action; le financement; le bénévolat; et le cadre réglementaire. Vers la fin de 2000, les six tables conjointes et le Comité de coordination conjoint, constitués dans le cadre de l'ISBC, ont amorcé leurs travaux visant à étudier ces dossiers et à formuler des recommandations pour accroître la capacité du secteur. La Table conjointe GI-TI est l'une de ces tables conjointes. Membres de la Table conjointe et membres du personnel La Table conjointe GI-TI se composait de 14 membres, dont 7 représentants du gouvernement et 7 du secteur bénévole et communautaire. Une coprésidente et un coprésident ont été nommés pour représenter chacun des secteurs. À la fin de ses deux années d'existence, la Table conjointe, dont la composition a évolué avec le temps, comprenait les personnes suivantes : Représentatns du secteur bénévole et communautaire Représentants du gouvernment Don McCreesh, coprésidentBénévoleYMCA Canada Lisanne Lacroix, coprésidenteSecrétaire généraleIndustrie Canada Gary Birch (membre d'office)PrésidentComité consultatif sur les appareils et accessoires fonctionnels Donna AchimovDirectrice générale, Programmes d'accès publicCommunication Canada Marilyn Box (membre d'office)Déléguée au SecrétariatSecrétariat de l'Initiative sur le secteur bénévole et communautaire Bob CummingDirecteur, Coordination ministérielleSecrétariat rural, Agriculture et Agroalimentaire Canada Paul Dell'AnielloDirecteur, Chaire Seagram en administration des organismes sans but lucratifUniversité du Québec à Montréal Réjean GravelDirecteur général, Systèmes et Informatique Services ministériels, Environnement Canada Margaret FietzPrésidente et chef de la directionServices à la famille-Canada Rodney HagglundDirecteur, Initiative sur le secteur bénévole et communautaireDirection des organismes de bienfaisanceAgence des douanes et du revenu du Canada Ian KershawConsultantFocus IT Solutions Inc. Susan MarglesDirectrice exécutive, Réseau canadien de la santéSanté Canada Philip KingVice-président du commerce électronique Centraide du Grand Toronto Kathy MarshallCoordonnatrice nationaleRéseau d'action des femmes handicapées du Canada Karen McGrathDirectrice exécutive, Health and Community Services Région de St. John's, Terre-Neuve et Labarador Josephine Sutton (membre d'office)Comité consultatif national de VolNet La Table conjointe GI-TI était également dotée d'un secrétariat composé de membres du personnel d'Industrie Canada, plus précisément de la Direction générale des applications de l'autoroute de l'information. Ce secrétariat, dont la composition a changé trois fois pendant l'existence de la Table, ne comportait à l'origine qu'un agent et une employée de soutien. En raison d'imprévus survenus à l'automne 2001, le Secrétariat de la Table conjointe GI-TI a dû faire l'objet d'une nouvelle dotation. Sa composition, qui a encore changé en avril 2002, est maintenant la suivante : Secrétariat de la Table conjointe GI-TI Bernard ChabotGestionnaire, GI-TIIndustrie Canada Michèle LeuryAgente de projet, GI-TIIndustrie Canada Gisèle ProulxAgente de projet, GI-TIIndustrie Canada Brigitte BissonAdjointe administrative, GI-TIIndustrie Canada Mandat et principes directeurs La Table conjointe sur la gestion de l'information et les technologies de l'information (GI-TI) avait pour mandat d'examiner et de satisfaire les besoins en technologie du secteur bénévole et communautaire. Pour remplir son mandat, la Table conjointe GI-TI a élaboré et recommandé des initiatives destinées à renforcer les organismes bénévoles et communautaires en leur fournissant les connaissances et la capacité technologique dont ils ont besoin pour remplir leur mission et leur mandat respectifs et en haussant leur capacité au niveau de celle des secteurs public et privé. La Table conjointe GI-TI a d'abord travaillé à l'établissement d'un ensemble de principes qui ont orienté ses décisions pendant son existence. Ces principes sont énoncés ci-après. Ø Travailler de concert avec d'autres secteurs (p. ex. le secteur privé); partager la responsabilité. Ø Ne pas créer de solutions qui présentent un risque pour les organismes. Toutes les solutions présentées doivent respecter l'équilibre entre le risque et l'avantage pour les organismes. Ø Placer l'organisation et la gestion avant la technologie. Ø Ne pas créer un programme portant sur le matériel. Ø Commencer par le mandat et la mission des organismes du secteur. Ø Les solutions et les recommandations doivent avoir le plus grand effet possible sur le secteur et tenir compte des besoins précis de diverses communautés d'intérêts. Ø Les produits de GI-TI doivent respecter les lignes directrices sur la présentation et la convivialité. Ø Le programme doit tenir compte des recommandations et des lignes directrices établies dans le document intitulé Travailler ensemble. Cadre de référence Vision Le secteur bénévole et communautaire peut : Ø faire preuve de leadership en utilisant les technologies de l'information et des communications (TIC) d'une manière stratégique et opérationnelle; Ø gérer l'information avec autant d'efficience et d'efficacité que les autres secteurs de l'économie canadienne. Mandat Pour réaliser cette vision dans le cadre de l'ISBC, la Table conjointe GI-TI élabore et met en oeuvre des initiatives visant à renforcer les organismes bénévoles et communautaires en leur fournissant les connaissances et la capacité technologique dont ils ont besoin pour remplir leur mission et leur mandat respectifs. Plus précisément, la Table conjointe GI-TI veille à la conception, à l'élaboration, à la mise en oeuvre et à l'évaluation d'un programme de financement d'initiatives du secteur répondant à ces critères, compte tenu du budget. Pour ce faire, elle accomplit les tâches suivantes : Ø de concert avec le secteur, cerner et valider les besoins actuels et prévus du secteur bénévole et communautaire en matière de connaissances en gestion des technologies de l'information et des communications (TIC); Ø définir les obstacles empêchant de répondre à ces besoins; Ø veiller à ce que les besoins et les obstacles déterminés tiennent compte des points de vue de l'ensemble du secteur bénévole et communautaire, notamment pour ce qui est des questions telles que l'accessibilité, la langue, le lieu, la taille et la culture; Ø définir les critères d'accès aux fonds de contribution prévus au budget de l'initiative GI-TI; Ø s'assurer que le budget de 10 millions de dollars sur cinq ans affecté à l'initiative GI-TI soit géré avec efficacité et conformément aux normes de responsabilité du gouvernement fédéral; Ø faire régulièrement rapport de l'état des travaux et fournir des conseils au gouvernement et au secteur bénévole et communautaire par l'intermédiaire du Comité de coordination conjoint et d'autres mécanismes, selon le cas. Liens entre la Table conjointe GI-TI et le Comité de coordination conjoint La Table conjointe GI-TI a fait régulièrement rapport au Comité de coordination conjoint (CCC) de l'état des travaux à des fins de coordination. De plus, elle a demandé conseil au CCC sur les questions horizontales telles que l'opportunité, le processus et la portée d'autres initiatives afin d'éviter les chevauchements, d'assurer une cohérence et de créer les liens appropriés avec le travail des autres tables conjointes. La Table conjointe a aussi demandé conseil au CCC relativement à des questions telles que les liens entre les initiatives, les lacunes et les chevauchements, la résolution des problèmes de mise en oeuvre, la coordination des consultations et des communications, le déroulement de la mise en oeuvre et la rédaction de rapports d'étape. Composition et structure administrative La composition et la structure administrative de la Table conjointe GI-TI étaient conformes au modèle établi au titre du processus des tables conjointes, c'est-à-dire qu'elle comprenait un nombre égal de représentants du gouvernement et du secteur bénévole et communautaire et était co-présidée par un représentant de chaque groupe. Plan de travail À sa première réunion, en octobre 2000, la Table conjointe GI-TI a établi un plan de travail axé sur l'analyse des renseignements existants concernant la GI-TI dans le secteur bénévole et communautaire ainsi que sur une évaluation des besoins à court terme (période de six mois). Ce travail devait être suivi de la validation de l'évaluation des besoins au moyen de consultations régionales auprès du secteur. Les objectifs à long terme consistant à déterminer des repères, à créer une vision ainsi qu'à sonder les donateurs et les partisans ont été établis au même moment. Il est à noter que tous les membres de la Table conjointe GI-TI avec lesquels on a communiqué pour produire le présent rapport croyaient que la Table allait demeurer intacte pour veiller à la mise en oeuvre de l'initiative GI-TI. En fait, ils pensaient avoir cinq ans pour remplir leurs fonctions. Leur mandat n'a été clarifié qu'après un an (à la dixième réunion de la Table), ce qui a grandement affecté la vitesse, l'orientation et la qualité des travaux de la Table conjointe. Un plan de travail officiel a été produit et présenté au CCC pour qu'il l'examine et formule des commentaires. Travail effectué et méthode utilisée Dès le début, les membres de la Table conjointe GI-TI ont établi les paramètres et les principes directeurs qui allaient régir leur travail et leurs interactions ainsi que créer des relations de confiance entre eux. Les membres de la Table conjointe GI-TI se sont réunis aux dates et aux endroits suivants : le 27 octobre 2000 Toronto, Ontario le 24 novembre 2000 Ottawa, Ontario le 15 décembre 2000 Ottawa, Ontario le 29 janvier 2001 Ottawa, Ontario le 13 mars 2001 Ottawa, Ontario le 2 mai 2001 Ottawa, Ontario le 31 mai 2001 Ottawa, Ontario le 24 août 2001 Ottawa, Ontario les 16 et 17 octobre 2001 Aylmer, Québec le 21 novembre 2001 conférence téléphonique les 17 et 18 décembre 2001 Merrickville, Ontario les 31 janvier et 1er février 2002 Ottawa, Ontario les 20 et 21 mars 2002 Ottawa, Ontario les 29 et 30 mai 2002 Gatneau, Québec La Table conjointe GI-TI s'est servie de l'offre permanente de la Direction générale de la vérification et de l'évaluation d'Industrie Canada pour confier l'analyse du contexte et le cadre d'évaluation à la société Prairie Research Associates (PRA). L'analyse du contexte visait à aider la Table conjointe GI-TI à préciser les hypothèses de l'analyse des besoins et à fournir une vue d'ensemble des questions clés sur lesquelles devait porter son travail. L'analyse du contexte a été produite à la fin de mars 2001. Elle porte sur les tendances générales, les possibilités et les lacunes en matière de technologies de l'information et des communications dans le secteur bénévole et communautaire. Une demande de propositions a été lancée pour la réalisation de l'analyse des besoins et du cadre d'évaluation. La proposition retenue a été soumise par la société RealWorld Systems (auparavant appelée Good Enough Information Systems Inc). À la suite d'un examen de la documentation pertinente et d'entrevues avec d'importantes sources dans le secteur bénévole et communautaire, une liste de 17 solutions technologiques a été produite. Ces solutions ont fait l'objet d'un sondage envoyé à 2 500 organismes bénévoles et communautaires. Compte tenu d'un taux de participation de quelque 20 %, les cinq premiers choix du secteur ont été déterminés en décembre 2001. Ces choix, qui ont servi de base pour la formulation des recommandations du rapport final de la Table conjointe GI-TI, sont énoncés ci-après (par ordre de préférence). Ø Une base de données en ligne peu coûteuse et facile à utiliser sur les organismes de financement, comprenant de l'information détaillée sur les types de groupes qu'ils financent et la façon de présenter une demande. Ce service devrait faciliter la présentation de demandes de financement en permettant aux organismes bénévoles et communautaires, peu importe leur taille, de chercher les fonds auxquels ils sont admissibles. Ø Le financement direct des ordinateurs, des logiciels, des connexions Internet et des mises à niveau des systèmes ou des rabais sur ceux-ci. Ø Une plus grande souplesse de la part des organismes de financement, afin que les organismes bénévoles et communautaires soient autorisés à inclure dans leurs frais d'exploitation les dépenses consacrées au matériel et aux logiciels ou aux mises à niveau des systèmes. Ø Une administration réduite et moins de formulaires à remplir dans la préparation de propositions et de rapports. Un service pourrait éliminer les formalités administratives faisant double emploi en offrant une base de données en ligne commune qui contiendrait les renseignements que les organismes de financement demandent fréquemment. Ø Un site Web national qui fournirait de l'information au secteur bénévole et communautaire et sur celui-ci. Ce site Web présenterait des nouvelles, des pratiques exemplaires, des liens avec d'importantes ressources Web, des outils de défense des intérêts, notamment des campagnes par courriel, et des travaux de recherche sur le secteur. Après avoir déterminé les besoins du secteur bénévole et communautaire au moyen du sondage, la Table conjointe GI-TI s'est divisée en quatre comités, qui se sont réparti les tâches et ont poursuivi le travail entre les réunions officielles. Les membres de la Table ont également utilisé un serveur de liste, le courriel et des conférences téléphoniques pour demeurer en contact et pour faire avancer les projets lorsqu'ils ne se réunissaient pas. Les comités ont divisé leurs responsabilités afin de répondre aux besoins suivants, déterminés au moyen de l'évaluation : Ø portail et site Web (portail permettant l'accès à des renseignements provenant du gouvernement et du secteur bénévole et communautaire); Ø base de données conçue aux fins du financement (application logicielle qui facilite l'octroi de fonds par les organismes de financement et l'obtention de fonds par les organismes à la recherche de financement); Ø outils et infrastructure (matériel, logiciels, formation, soutien technique); Ø pratiques de financement et groupes de pression (modification des politiques et des règlements pour faciliter le financement de l'infrastructure de GI-TI pour les organismes bénévoles et communautaires). Bien que les comités aient été constitués en fonction des intérêts, les coprésidents se sont assurés qu'ils comptaient chacun au moins un représentant du gouvernement et un représentant du secteur bénévole et communautaire. Les comités incluaient aussi un consultant, qui était chargé de superviser ou d'effectuer les tâches désignées. Une fois établies, les équipes ont dû : définir la portée; fixer les objectifs; nommer les bénéficiaires et utilisateurs finaux; nommer les intervenants; définir les produits à livrer et les résultats escomptés. Un processus décisionnel par volets a été adopté pour orienter le travail des comités et pour coordonner leurs activités afin que leurs projets respectifs avancent au même rythme. Ce processus comportait les volets suivants : Ø Volet 1 : Entente sur le démarrage des projets Ø Volet 2 : Entente sur l'infrastructure et les ressources requises Ø Volet 2a : Examen précédant la phase pilote ou la vérification par le groupe de discussion (facultatif, en fonction de la question) Ø Volet 3 : Entente sur le lancement Ø Volet 4 : Évaluation consécutive à la mise en oeuvre Pendant les mois restants, les comités ont utilisé le processus par volets pour faire avancer leurs travaux afin de formuler des recommandations à inclure dans le rapport final de la Table conjointe GI-TI en fonction des projets devant être entrepris et des budgets requis. Ces recommandations ont été approuvées à la quatorzième réunion de la Table conjointe et incluses dans le rapport final. Projets On a commandé la production d'exemples de réussite et d'études de cas pour montrer l'utilisation que fait le secteur bénévole et communautaire de la technologie, l'incidence de cette utilisation et les leçons tirées de l'expérience. Un comité spécial composé de trois membres de la Table conjointe et d'un consultant a conçu une trousse à l'intention des conférenciers. En mai 2001, la société Connectus Consulting a été chargée d'effectuer des travaux de recherche, d'analyse, de rédaction et de facilitation. Elle a produit un document " renouvelable ", qui est devenu la base du rapport final. Liens avec les autres tables conjointes D'après les entrevues, les membres de la Table conjointe GI-TI n'ont eu que des liens ponctuels avec les autres tables conjointes de l'ISBC. La Table conjointe GI-TI a communiqué et travaillé avec la Table conjointe sur les moyens d'action au sujet des questions relatives à la collaboration et aux chevauchements. Initialement, la Table conjointe GI-TI s'attendait à ce que le CCC, par l'intermédiaire du Groupe de travail sur le secteur bénévole, s'occupe des possibilités de collaboration et des chevauchements, mais s'est plus tard aperçue qu'il n'en était pas ainsi. La situation décrite ci-dessus illustre jusqu'à un certain point la nature des communications de la Table conjointe GI-TI au sein de l'ISBC. Les membres du personnel affecté à la GI-TI qui ont été interrogés ont indiqué que la structure de surveillance et de coordination rendait la communication difficile entre les tables conjointes. Consultations La Table conjointe GI-TI a consulté le secteur bénévole et communautaire dans le cadre de l'analyse du contexte et de l'évaluation des besoins. Pendant l'analyse du contexte, la société PRA a interrogé 24 personnes clés, dont 21 représentaient le secteur bénévole et communautaire. Il s'agissait dans la plupart des cas de directeurs généraux ou de cadres supérieurs se penchant sur des dossiers concernant les technologies de l'information. La société PRA a également interrogé l'un des coprésidents de la Table conjointe GI-TI et deux représentants du secteur privé. Les personnes clés interrogées dans le secteur bénévole et communautaire représentaient plusieurs segments de ce secteur. La taille, le budget et les effectifs des organismes auxquels elles appartenaient étaient variés. Dans la majorité des cas, ces organismes faisaient partie de différents réseaux du sous-secteur et travaillaient en collaboration avec des organismes membres. La société RealWorld Systems a interrogé plus de 50 personnes, notamment des membres des tables conjointes de l'ISBC et du secteur bénévole et communautaire, afin de réaliser un sondage. Le questionnaire a d'abord fait l'objet d'un essai pilote : il a été envoyé à 200 organismes choisis au hasard dans la base de données des organismes de bienfaisance de l'Agence des douanes et du revenu du Canada (ADRC). Une fois les résultats de cet essai pilote obtenus, on a également envoyé le questionnaire à 2 200 organismes bénévoles et communautaires choisis au hasard dans la base de données de VolNet. Il a aussi été fourni par l'intermédiaire de forums de discussion et sur des sites Web, et a été distribué au cours de séances de consultation régionales organisées par d'autres tables conjointes. En avril 2002, l'équipe chargée de la base de données constituée aux fins du financement a consulté des fondations et des représentants des gouvernements fédéral et provinciaux au sujet de la production de formulaires clés de demande à publier sur le Web afin de faciliter l'obtention et l'octroi de fonds. Cette consultation a aidé l'équipe à formuler ses recommandations finales. Communication La production d'une trousse à l'intention des conférenciers, qui est incluse en annexe, a été commandée. Cette trousse a été utilisée pour la présentation d'exposés au CCC, à Industrie Canada et aux parties intéressées de l'extérieur. La description des projets, les rapports et les procès-verbaux de la Table conjointe GI-TI sont affichés sur le site Web de l'ISBC. Des nouvelles du travail de la Table conjointe ont également été diffusées dans le Bulletin de l'ISBC. La communication des résultats du travail de la Table conjointe GI-TI a commencé à l'automne 2002 et se poursuivra au cours des deux années qui suivront, à mesure que ses recommandations seront mises en oeuvre par Industrie Canada. Les organismes bénévoles et communautaires seront tenus informés au moyen du site Web de l'ISBC, de bulletins et d'articles, ainsi que par des envois en nombre par la poste. Leçons tirées Quelques thèmes se dégagent des entrevues réalisées avec les coprésidents, un membre de la Table conjointe et un membre du Secrétariat. Ces thèmes reflètent l'opinion de la majorité des personnes interrogées. La première leçon est le fait qu'il était important d'établir une base solide pour le travail de la Table conjointe GI-TI. Pour ce faire, on a d'abord reconnu que la Table se composait de membres aux antécédents variés. Il était donc essentiel de créer entre les membres des liens étroits basés sur la confiance avant de fixer des objectifs et d'entreprendre des projets. L'établissement d'un esprit d'équipe fondé sur la collégialité dès le début du processus a permis de faire en sorte que les interactions soient marquées par la compréhension mutuelle et le respect du point de vue des autres, ce qui a contibué à aplanir les difficultés. L'autre élément nécessaire à la constitution d'une base solide consistait à définir la manière dont les membres de la Table allaient interagir, prendre des décisions et déléguer le travail. Le fait d'énoncer clairement les rôles, les responsabilités et les lignes directrices devant régir les interactions permettait d'éviter la confusion et les malentendus entre les membres de la Table conjointe et facilitait grandement les consensus. Une fois qu'une relation axée sur la confiance et la communication a été établie, il s'est avéré beaucoup plus facile de fixer des objectifs et de définir des orientations. En fait, une fois le travail commencé, les modifications ont été très peu nombreuses. La deuxième leçon a trait à l'importance de se doter d'un secrétariat solide. Le Secrétariat avait la responsabilité de mettre à exécution les décisions de la Table. Or, lorsque le Secrétariat n'était pas efficace, la Table conjointe GI-TI ne l'était pas non plus. Le Secrétariat a connu de nombreux changements de personnel tout au long de ses deux années d'existence, ce qui a nui au développement de la mémoire de l'organisation. Par conséquent, les membres de la Table avaient le sentiment de ne pas pouvoir déléguer de travail au Secrétariat, ce qui a grandement ralenti la progression des travaux. Le fait de compter au sein du Secrétariat des personnes qui s'intéressaient au secteur bénévole et communautaire et qui le connaissaient à fond était également essentiel. Au début, des membres du Secrétariat ont plusieurs fois pris des décisions unilatérales (p. ex., établissement du calendrier des réunions de la Table, recrutement d'entrepreneurs) qui témoignaient d'une compréhension insuffisante du secteur bénévole et communautaire, ce qui a entravé la collaboration. Toutes les personnes interrogées ont affirmé que, à la fin, le Secrétariat avait une grande expérience et une excellente compréhension du secteur bénévole et communautaire, qu'il était proactif et souple, et qu'il avait contribué à faire avancer les projets. Au début de l'ISBC, la Table conjointe GI-TI avait convenu qu'il fallait consacrer autant de ressources financières que possible au secteur bénévole et communautaire. C'est pourquoi il n'y a pas eu recrutement d'un cadre supérieur possédant une compréhension suffisante des procédures gouvernementales et du secteur bénévole et communautaire. On estime que cette décision a ralenti le progrès de la Table et a fait en sorte que des crédits sont devenus périmés. Une autre leçon concerne l'un des facteurs qui ont entravé le travail du Secrétariat. Le Secrétariat devait d'abord relever directement de la coprésidente représentant le gouvernement. Comme cette dernière a obtenu une mutation au sein d'Industrie Canada, le Secrétariat s'est trouvé à relever d'un autre gestionnaire, qui ne s'occupait pas de l'ISBC. Il était donc beaucoup plus difficile pour le Secrétariat d'obtenir l'aide et les conseils dont il avait besoin au quotidien pour remplir son mandat. Par conséquent, la leçon tirée, c'est que l'absence d'intérêt pour la Table conjointe GI-TI de l'ISBC au sein des ministères (au-delà des personnes directement concernées) a fait obstacle au travail de la Table. Faute d'un appui solide à tous les échelons des ministères, le travail des représentants du gouvernement au sein de la Table conjointe GI-TI dépendait de la bonne volonté et de l'engagement personnel de l'ensemble des membres. Or, cet engagement variait en fonction du volume de travail associé à leur poste à temps plein respectif. La dernière leçon tirée est la suivante : comme cette initiative était une première et étant donné la structure de l'ISBC, le mandat et le rôle des tables conjointes manquaient de clarté. Les membres de la Table conjointe GI-TI pensaient qu'ils disposaient de plus de deux ans pour remplir leur mandat et qu'ils allaient voir non seulement à l'élaboration des politiques, mais aussi à la mise en oeuvre des recommandations. Cette fausse impression a eu une incidence sur la vitesse avec laquelle les membres de la Table conjointe ont initialement travaillé à l'atteinte des objectifs et les a forcés à redoubler d'effort lorsqu'ils se sont aperçus qu'ils avaient moins d'un an pour produire un rapport final. Elle les a aussi obligés à recruter un certain nombre de consultants pour que le travail puisse être terminé pendant le peu de temps qui restait. Il en est résulté que, durant une brève période, les consultants possédaient plus de renseignements sur le processus et le travail de la Table conjointe que les membres de la Table eux-mêmes et semblaient assurer la direction des travaux. De plus, comme on l'a indiqué plus tôt, les membres de la Table conjointe GI-TI estimaient qu'une meilleure coordination au début du processus aurait peut-être entraîné une plus grande compréhension de l'ensemble de l'ISBC et des politiques que chacune des tables élaborait pour remplir son mandat. Une meilleure coordination aurait aussi pu permettre d'éviter des chevauchements entre les tables, de combler certaines lacunes et de produire des résultats beaucoup plus probants pour l'ensemble de l'initiative. Prochaines étapes La Table conjointe GI-TI a été officiellement dissoute en octobre 2002. Les projets recommandés dans le rapport final produit pour la Table seront financés par l'ISBC, et leur direction sera assurée par du personnel d'Industrie Canada. Les membres de la Table conjointe interrogés pour la production du présent rapport se sont dits intéressés à continuer de prendre part à l'ISBC alors qu'on passera de la phase des recommandations à celle de la mise en oeuvre. Ils seront tenus au courant de la suite donnée à leurs recommandations. Pour que la collaboration du gouvernement et du secteur bénévole et communautaire se poursuive, on formera un groupe consultatif qui sera chargé d'aider Industrie Canada à mettre en oeuvre ces recommandations. Il se composera d'anciens membres de la Table conjointe GI-TI et de nouveaux représentants du gouvernement et du secteur bénévole et communautaire. Les nouvelles personnes représentant le gouvernement proviendront d'autres tables conjointes. La consultation et la coordination entre les tables restantes seront ainsi assurées. De plus, le Secrétariat de la GI-TI s'assurera que les organismes bénévoles et communautaires sont tenus informés de la mise en oeuvre des divers produits à livrer par l'intermédiaire du site Web de l'ISBC, du Secrétariat de l'ISBC et d'autres moyens de communication. Questions en suspens Tous les membres de la Table conjointe GI-TI avec lesquels on a communiqué ont souligné que l'établissement de liens étroits entre les membres du secteur bénévole et communautaire et du gouvernement est l'une des grandes réalisations de l'ISBC. Toutefois, ces liens se sont limités aux membres des tables conjointes, tant au sein du gouvernement que dans le secteur bénévole et communautaire. Les ministères n'ont pas pris conscience de l'importance de cette initiative et ne l'ont pas intégrée à leurs programmes. Dans le secteur bénévole et communautaire, les intervenants de première ligne n'ont pas encore eu l'occasion de constater les progrès ni la valeur de celle-ci. À mesure que le travail de la Table conjointe GI-TI et des autres tables conjointes se concrétisera, il sera important de s'assurer que les ministères et les organismes bénévoles et communautaires sont mis au courant des réalisations et des avantages qu'ils pourraient en retirer. Liste de documents pertinents Rapports Les rapports qui suivent peuvent être consultés sur le site Web de l'ISBC, à l'adresse www.vsi-isbc.ca. Renforcer la capacité du secteur bénévole et communautaire au moyen de la technologie : Rapport de la Table conjointe sur la gestion de l'information et les technologies de l'information de l'Initiative sur le secteur bénévole et communautaire http://www.vsi-isbc.org/fr/imit/reports_technology.cfm La gestion de l'information, la technologie de l'information et le secteur bénévole - Analyse du contexte http://www.vsi-isbc.org/fr/imit/pdf/environmental_scan.pdf Les besoins en technologie du secteur bénévole et communautaire canadien - Rapport Final Faits saillants | PDF (674 KB) | DOC (Microsoft Word - 402 KB) · Document à l'appui numéro 1 - Méthodologie détaillée, recherche bibliographique et exemples de sites Web PDF (565 KB) | DOC (Microsoft Word - 279 KB) · Document à l'appui numéro 2 - Analyse des besoins technologiques PDF (400 KB) | DOC (Microsoft Word - 158 KB) · Document à l'appui numéro 3 - Commentaires tirés des rencontres et du questionnaire PDF (170 KB) | DOC (Microsoft Word - 215 KB) Comptes rendus des réunions http://www.vsi-isbc.org/fr/imit/advisory.cfm