Trousse d'outils pour le financement de la technologie : outils pratiques pour le financement de la technologie dans le secteur bénévole et communautaire au Canada

8. Choisir des conseillers qualifiés

Objectif : Fournir des conseils utiles pour évaluer les compétences des conseillers en matière de technologie.

Si vous comptez retenir les services d’un conseiller ou d’une conseillère en vue d’un projet, vous serez peut-être tenté d’embaucher la première personne qui vous est recommandée. Après tout, qui a le temps d’interviewer une longue liste de candidats? Cependant, embaucher le premier conseiller qui offre de vous aider ne constitue pas nécessairement le meilleur choix. Feriez-vous confiance au premier vendeur de chaussures qui déclare avoir trouvé exactement le style que vous recherchiez?

Puisque que vous investirez beaucoup de temps et d’argent en échange de ses services, il importe de trouver un conseiller avec qui vous établirez de bonnes relations de travail. Avant de prendre une décision, prenez le temps d’interviewer plusieurs candidats et de les comparer. Une entrevue en personne est le meilleur moyen de découvrir si vous pourrez collaborer avec le candidat ou la candidate. Pour les projets simples et bien définis, une simple entrevue téléphonique suffit.

Questions d’entrevue pertinentes :

Est-ce que l’expérience en matière de technologie du conseiller correspond à vos besoins?
Est-ce que le conseiller connaît bien l’équipement, le système d’exploitation et les logiciels que vous utilisez ou que vous prévoyez utiliser? Est-ce qu’il ou elle a travaillé à des projets semblables? Examinez ses antécédents scolaires et professionnels.

Le conseiller connaît-il le fonctionnement des organismes du secteur bénévole et communautaire?
Il est préférable de choisir un conseiller expérimenté dans le domaine des organismes du secteur bénévole et communautaire, mais il s’agit d’une espèce rare. Si vous embauchez un spécialiste qui œuvre surtout dans le secteur des affaires, assurez-vous qu’il comprend le fonctionnement du secteur et la mission de votre organisme. Apprécie-t-il les raisons pour lesquelles vous tenez à votre projet et devez recourir à la technologie? Si des discussions et des négociations s’avèrent nécessaires, assurez-vous qu’il partage vos intérêts et ceux du projet.

Les solutions offertes par le conseiller répondent-elles à vos besoins?
Expliquez clairement vos besoins; demandez-lui d’exposer les solutions qu’il propose et le pourquoi de son choix. Demandez-lui également d’expliquer clairement de quelle façon elles répondent à vos besoins.

Ses explications sont-elles claires?
Les conseillers qui font des discours savants et utilisent un jargon technique inintelligible ne sont pas nécessairement compétents. Plutôt que d’écouter en silence et de vous sentir ignorant, demandez au candidat d’expliquer les termes techniques qu’il emploie. Est-ce qu’il explique les choses de manière à ce que vous compreniez les retentissements sur votre projet? Craignez-vous de lui poser des questions « bêtes »?

Essaie-t-il de faire la promotion de ses produits?
Certains conseillers entretiennent des liens privilégiés avec un fournisseur et recommanderont son produit même s’il ne répond pas aux besoins de l’organisme. D’autres suggéreront un produit simplement parce qu’ils le connaissent bien. Assurez-vous que le conseiller n’est pas le représentant d’une entreprise de logiciels ou de matériel informatique.

Est-il très occupé?
Est-ce que le conseiller peut promettre de respecter votre échéancier?

Comprend-il ses responsabilités à l’égard du projet?
Demandez au conseiller d’indiquer clairement quel sera son rôle dans le projet et quelles tâches il devra accomplir. Déterminez dans quelle mesure il sera accaparé par d’autres projets pendant qu’il s’occupe du vôtre. Afin de vérifier s’il a bien compris ses responsabilités, exigez de lui une proposition de plan de travail.

Quel barème utilise-t-il pour établir ses tarifs?
Certains conseillers facturent à l’heure et d’autres le font pour tout le projet. Votre conseiller acceptera-t-il de diviser le projet en plusieurs volets et de préparer un devis pour chacun d’eux? Méfiez-vous des tarifs pré-établis. Par exemple, si un conseiller facture toujours le même tarif pour créer des sites Web, il utilise probablement une formule type. Cette structure ne répond peut-être pas à vos besoins.

Vous devrez évaluer si les tarifs proposés sont trop élevés pour vos moyens ou s’il sera possible de les négocier. Si vous êtes satisfait de l’entrevue, il vous faudra quand même vérifier soigneusement les références du conseiller. L’organisme CompassPoint Voluntary Sector Organization Services a préparé un article très intéressant à ce sujet. Voir : http://www.ontap.org/advice.html#interview.

Exiger un devis accompagné d’un plan de travail

Exigez que l’on vous remette une proposition concrète avant de prendre une décision. Vous pouvez demander aux soumissionnaires d’élaborer un cahier des charges qui pourra éventuellement être intégré au contrat. Si le langage utilisé est très technique, cela ne signifie pas nécessairement que le plan de travail est parfait; exigez des explications en langage courant. On peut aussi vérifier si un plan de travail est acceptable en demandant à des membres du personnel ou du conseil compétents de l’examiner.

Après avoir rencontré les candidats, vérifié leurs références et étudié les devis, posez-vous la question suivante : quelles sont mes impressions? Quel est le candidat avec lequel je pense être capable de collaborer?

Si vous évaluez rigoureusement le dossier de plusieurs candidats, vous aurez la certitude que vous avez choisi le meilleur conseiller pour les besoins de votre organisme. De plus, accorder tout le temps nécessaire au processus de sélection constitue une garantie contre les problèmes de taille qui pourraient survenir ultérieurement.