Trousse d'outils pour le financement de la technologie : outils pratiques pour le financement de la technologie dans le secteur bénévole et communautaire au Canada

3. Évaluation de la capacité technologique de base

Objectif : Aider les administrateurs du secteur à but non lucratif et les bailleurs de fonds à évaluer si un organisme possède les outils technologiques de base.

Juger de l’infrastructure technologique d’un organisme est une tâche difficile pour la plupart des représentants du secteur. Cette section fournit cinq critères d’évaluation simples, présentés sous forme de questions, qui aideront les administrateurs et les bailleurs de fonds dans leur travail. Ils seront utiles aux bailleurs de fonds qui cherchent à déterminer, au moment d’analyser une demande renfermant un volet technologique, si le demandeur dispose des outils de base. De même, les administrateurs pourront s’en servir pour évaluer rapidement la capacité de leur organisme à cet égard. Voici la liste de ces cinq questions :

1. L’organisme concerné possède-t-il un plan en matière de technologie?

2. À quelle fréquence effectue-t-on la sauvegarde des données?

3. Les employés disposent-ils tous d’un accès Internet à haute vitesse?

4. A-t-on mis en place un mécanisme de mise à jour systématique des données personnelles?

5. Les membres-clés du personnel sont-ils en mesure de mettre à jour le site Web et d’y ajouter du contenu? Si tel est le cas, quels moyens utilisent-ils?

Ces questions doivent servir de guide; l’intention n’est pas ici de prescrire une règle de conduite. Elles visent plutôt à établir un portrait d’ensemble de la capacité technologique. Vous trouverez ci-dessous des conseils sur la façon d’explorer chaque question d’évaluation.

Un grand nombre de bailleurs de fonds et d’organismes se limitent à l’achat initial et à l’installation du matériel informatique. Tous les organismes doivent élaborer un plan d’entretien et de renouvellement de leur infrastructure technologique. Il est particulièrement important d’établir un budget pour les mises à niveau éventuelles.

Au sein d’un organisme, l’absence de budget en matière de technologie indique généralement qu’on traite cette question au fur et à mesure des besoins et que l’infrastructure de base est probablement insuffisante. L’élaboration du budget devrait tenir compte du « coût global lié à la propriété » (CGP) et des calculs relatifs non seulement à l’équipement, mais aussi aux logiciels, à la connexion réseau, à la formation et au soutien. Il y a plusieurs façons de calculer le CGP : certains organismes consacrent simplement 2 % à 3 % du budget total au coût global de la technologie; d’autres prévoient dépenser 250 $ par mois par poste de travail, tandis que d’autres encore préparent un budget plutôt détaillé.

Si un organisme ne dispose d’aucun budget ou plan en matière de technologie, on peut en déduire qu’il manque peut-être de personnel qualifié ou n’a pas embauché de spécialistes pour le soutien technologique. Un grand nombre d’organismes du secteur bénévole et communautaire dépendent uniquement de « techniciens improvisés » – c’est-à-dire un employé, un conseiller ou même un directeur général qui, simplement parce qu’il connaît un peu le domaine, finit par assumer cette fonction. Toutefois, bien souvent, les compétences de ces personnes restent limitées en matière de technologie; les tâches qu’elles sont forcées d’assumer les empêchent de poursuivre les activités essentielles pour lesquelles elles avaient d’abord été embauchées, ce qui peut mettre l’organisme en péril. Si nécessaire, on pourra intégrer ces responsabilités à leur tâche et leur offrir une formation adéquate en matière de planification et de budgétisation de la technologie.

Il faut encourager les organismes à élaborer un plan ou un budget en matière de technologie, s’ils ne l’ont pas déjà fait. Ils disposeront ainsi des ressources nécessaires pour faire fonctionner leur système informatique et le remplacer au besoin. Des conseils relatifs à la planification et des modèles de documents sont annexés à la fin de ce document.

La sauvegarde des données essentielles – documents, bases de données, archives de courriels – fait partie intégrante de toute stratégie visant à assurer la sécurité informatique et à prévenir les catastrophes.

Il est très important pour tous les organismes de faire une sauvegarde automatisée sur une base régulière et d’entreposer les copies sur bande magnétique ou CD-ROM dans un endroit sûr, ailleurs que sur les lieux de travail. En règle générale, la fréquence des sauvegardes est déterminée par celle des mises à jour des données essentielles, mais il est recommandé de faire des sauvegardes hebdomadaires. Afin de s’assurer que les copies de sauvegarde fonctionnent correctement, elles doivent être testées régulièrement en remettant les données à l’état initial. Entreposer des copies de secours en lieu sûr permet de se tirer d’affaire en cas d’inondation ou de cambriolage et de retrouver les données qui pourraient avoir été perdues.

La présence d’un bon système de sauvegarde indique généralement qu’un organisme s’est doté de mécanismes de sécurité et d’un plan antisinistre et qu’il sera en mesure de reprendre ses activités rapidement en cas de virus informatique ou d’une défaillance des systèmes. Dans le cas contraire, si un tel événement survenait, les activités pourraient être paralysées pendant des semaines, voire des mois.

De plus, l’absence de tout plan de secours ou de stratégie en matière de sécurité laisse souvent sous-entendre un manque de personnel qualifié ou de planification. Par exemple, pour protéger la confidentialité des données relatives aux clients, il est essentiel d’installer des coupe-feu pour empêcher le piratage, de même que les logiciels antivirus les plus récents. Les organismes dépourvus de plan antisinistre ont tout intérêt à élaborer un plan d’infrastructure technologique. Ils doivent s’assurer qu’ils disposent de personnel ou de conseillers compétents en la matière.

Le fait de disposer ou non d’un accès Internet à haute vitesse est souvent révélateur de la capacité technologique d’un organisme. À la base, une connexion à haute vitesse indique qu’un réseau local d’entreprise est en place (les employés et les bénévoles peuvent collaborer) et que tous les ordinateurs sont branchés à Internet (ils peuvent mener des recherches et communiquer avec des personnes de l’extérieur).

Dans la plupart des cas, la présence d’un accès à haute vitesse démontre aussi de la part de l’administration un certain niveau de perfectionnement et de planification en matière de technologie. Les avantages qui en découlent compensent largement son coût dans la plupart des centres urbains. Ceux qui insistent pour utiliser des comptes d’accès commutés démontrent une attitude « d’économie de bouts de chandelles » envers la technologie. Cela pourrait signaler que l’organisme a besoin d’aide substantielle en matière de planification à cet égard.

Afin d’encourager une « stratégie misant sur l’efficacité », les bailleurs de fonds doivent accepter de financer l’accès Internet à haute vitesse, même s’il en coûte quelques dollars de plus par rapport à l’accès commuté.

Les relations constituent l’un des atouts les plus précieux dont disposent la grande majorité des organismes du secteur bénévole et communautaire. Ceux-ci sont de plus en plus nombreux à utiliser des bases de données pour communiquer avec les clients, les donateurs, les bénévoles et les partenaires et entretenir ces relations.

Le système de mise à jour mis en œuvre par un organisme est révélateur de la volonté de maintenir ou non la qualité des données. Ainsi, s’il dispose d’un mécanisme pour mettre les adresses à jour, les données sont sans doute de bonne qualité. Dans le cas contraire, la base de données est probablement périmée et devient de moins en moins utile pour le bon fonctionnement de l’organisme.

Le système de mise à jour permet aussi de juger du degré d’accès à la base de données au sein de l’organisme. Tout le personnel-clé devrait être en mesure d’effectuer des mises à jour directement, soit par l’intermédiaire d’un réseau local ou d’une connexion sécurisée (dans le cas d’un accès Internet à haute vitesse). De même, la gestion de la base de données devrait être répartie au sein de l’organisation. Un système de mise à jour mal adapté indique peut-être que les cadres et les gestionnaires s’accaparent l’usage des systèmes informatiques et que les investissements en matière de technologie n’ont pas servi à faciliter le travail de tous.

Voilà un aspect qui doit être évalué soigneusement dans le cas des demandes de financement portant sur des projets stratégiques d’envergure. En effet, si le système de mise à jour est inadéquat, il est probable que les auteurs de la demande ne disposent pas des compétences nécessaires pour mener le projet jusqu’au bout. Dans ce cas, il faut les encourager à élaborer un plan bien conçu et à demander l’aide de conseillers de l’extérieur.

Pour la grande majorité des organismes du secteur bénévole et communautaire, les sites Web sont un outil de plus en plus indispensable. Ils sont utiles pour remplir une foule de tâches importantes, selon le secteur d’activité, comme répondre aux demandes de renseignements et de présentation, recruter de nouveaux membres, faire circuler les rapports et les résultats de recherches et fournir des services à distance.

Pour toutes ces raisons, il faut donner aux membres du personnel et aux bénévoles remplissant des fonctions-clés les moyens de modifier le contenu des sections du site dont ils sont responsables. On peut arriver à ce but de différentes façons : travailler avec un webmestre, former les employés non spécialisés ou créer un système automatisé qui permettra aux usagers non spécialisés d’afficher du contenu à l’aide d’un formulaire interactif.

L’adoption d’un système de gestion de contenu bien conçu est non seulement utile au moment de mettre le site Web à jour, mais elle dénote également une approche stratégique en matière de technologie. Elle démontre aussi que la direction comprend en quoi le site sert à appuyer les objectifs relatifs aux programmes et à la stratégie de l’organisme – et pourquoi le personnel responsable de ces volets doit être en mesure de le faire fonctionner. Les organismes qui ne se sont pas dotés d’une méthode de gestion du site Web bien conçue et décentralisée se concentrent peut-être trop sur l’aspect technologique et délèguent tous les aspects de cette tâche aux techniciens.

Ce volet de l’évaluation peut aussi faire ressortir le degré de perfectionnement d’un organisme en matière de technologie. S’il possède un système de gestion de contenu fondé sur ses bases de données, permettant ainsi au personnel de mettre le site à jour, c’est que ses responsables ont sans doute saisi l’avantage d’automatiser les tâches chronophages et possèdent probablement les compétences requises en matière de gestion et de planification stratégique de la technologie.