Trousse d'outils pour le financement de la technologie : outils pratiques pour le financement de la technologie dans le secteur bénévole et communautaire au Canada

4. Coûts associés à la technologie de base

Objectif : Fournir des outils simples aux gestionnaires d’organismes à but non lucratif et aux bailleurs de fonds afin de les aider à évaluer les coûts de la technologie de base.

Beaucoup de gens sont intimidés à l’idée de préparer un budget en matière de technologie. Ce chapitre fournit aux gestionnaires d’organismes à but non lucratif et aux bailleurs de fonds des outils destinés à faciliter la préparation de ce type de budget. Il porte principalement sur le principe du « coût global lié à la propriété » (CGP). Plutôt que de calculer uniquement le prix d’achat d’un ordinateur, cette méthode simple permet d’évaluer les coûts associés à l’installation, à l’utilisation et à l’entretien d’un système informatique.

À quoi la notion de « coût global lié à la propriété » sert-elle?

Le principe du « coût global lié à la propriété » (CGP) n’est pas nouveau – il est utilisé par les entreprises et les gouvernements depuis 1980. Il s’agit d’une méthode éprouvée qui sert à bien évaluer tous les coûts réels associés à l’utilisation de la technologie et à procurer une vue d’ensemble de l’investissement à faire. Voici quelques-uns de ses autres avantages :

• Permet de prévoir les coûts et d’élaborer un budget réaliste.
  
• Sert à budgétiser avec précision la formation continue du personnel.
  
• Garantit le meilleur rendement possible des investissements en matière de soutien et de mises à jour.
  
• Diminue la fréquence des achats d’urgence ou non planifiés.

La méthode à suivre pour comprendre le principe du CGP n’est pas compliquée. En fait, elle se limite parfois tout simplement à compter le nombre d’ordinateurs en service au sein d’un organisme.

Quel est le coût de la technologie?

Il y plusieurs façons d’évaluer les coûts permanents associés à la technologie.

La façon la plus simple consiste à prévoir, au moment d’élaborer le budget, qu’il en coûte 250 $ par mois par ordinateur. Ce montant destiné aux frais de soutien et d’entretien est généralement considéré comme acceptable au sein du secteur bénévole et communautaire.

Une autre méthode couramment adoptée consiste à affecter 2 % à 3 % du budget annuel pour l’entretien et la mise à jour.

En bref, la façon la plus précise de planifier les besoins éventuels en matière de technologie consiste à élaborer un budget, tout comme on le fait pour l’administration ou les programmes.

Comment calcule-t-on le « coût global lié à la propriété »?

Si vous choisissez de faire vos propres calculs relativement au « coût global lié à la propriété », voici quelques éléments dont il faut tenir compte :

Il ne faut pas oublier de tenir compte de l’amortissement pour la dépréciation du matériel, soit l'étalement de son coût d'achat sur sa durée de vie probable. Lorsqu’on prépare un budget en matière de technologie, il est d’usage d’amortir le coût de l’équipement sur une période triennale; il faut donc prévoir des frais de remplacement à tous les trois ans. Si vous optez pour un plan d’amortissement à plus long terme, vous assignez à un bien une valeur qu’il ne possède plus sur le plan comptable.