Trousse d'outils pour le financement de la technologie : outils pratiques pour le financement de la technologie dans le secteur bénévole et communautaire au Canada

5. Plans stratégiques en matière de technologie

Objectif : Fournir aux gestionnaires des organismes sans but lucratif un cadre pratique qui leur permettra d'élaborer un plan stratégique en matière de technologie. Aider les bailleurs de fonds à évaluer les plans en matière de technologie.

Un plan taillé sur mesure

Fait surprenant, malgré le rôle important que joue la technologie dans les activités des organismes à but non lucratif, la planification à cet égard n’est toujours pas pratique courante. Elle est pourtant utile : elle peut aider les organismes à définir leurs besoins en matière de communications, à adapter les outils technologiques en fonction de ces derniers et à déterminer les ressources dont ils devront disposer afin que leur vision devienne réalité. Un plan bien conçu permet en outre de bien communiquer ses besoins aux fondations, donateurs, organismes conseils et intermédiaires susceptibles d’aider à le financer et à le mettre en œuvre.

Au début, planifier un projet à caractère technologique peut sembler intimidant, mais la méthode utilisée ressemble à toutes celles qu’emploient les organismes du secteur bénévole et communautaire. En règle générale, les éléments suivants feront partie d’un plan bien conçu :

• Un exposé de l’ensemble des besoins en matière de technologie par rapport au plan stratégique global de l’organisme.
  
• Une évaluation de la situation actuelle de l’organisme.
  
• Une description des besoins et des stratégies selon les principaux domaines d’activités – infrastructure de base, soutien technique et formation, site Web et accès en ligne, projets stratégiques en matière de technologie.
  
• Une évaluation des ressources nécessaires au fonctionnement et à l’entretien du système de base, ainsi qu’à la mise en œuvre des initiatives stratégiques en matière de technologie.

Le plan stratégique en matière de technologie n’est pas un guide normatif, un « livre de recettes » détaillant chaque aspect de la mise en œuvre des projets. Le domaine de la technologie est en constante évolution; le temps d’effectuer les recherches et d’élaborer un plan hyper détaillé, ce dernier sera déjà dépassé quand viendra le temps de le mettre en application. Nous suggérons un plan simple, qui fournira les grandes lignes et servira de guide pour la prise de décision.

Vous trouverez ci-dessous une description des éléments constitutifs d’un plan simplifié. Des liens menant à des cadres de référence plus complexes et approfondis, pour les organismes qui estiment en avoir besoin, figurent à la fin de ce chapitre.

Remarque : Un modèle de document pour la rédaction d’un plan en matière de technologie est disponible sur le site Web d’IMPACS; il sera également affiché sur le site de l’ISBC. Voir : http://www.impacs.org/index.cfm?group_ID=2932

Le plan stratégique comme point de départ

Le plan en matière de technologie doit tout d’abord tenir compte du plan stratégique de l’organisme et de ses programmes.

Pour mener à bien ses activités, tout organisme doit bien sûr posséder une infrastructure technologique de base. Mais de quels autres systèmes ou soutien aura-t-il besoin? Pour répondre à cette question, il suffit de dresser une liste des principaux objectifs en s’inspirant du plan stratégique et de se demander : quel rôle la technologie peut-elle jouer dans la réalisation de ces objectifs? Voici quelques exemples de formulation utiles à cet effet :

Comme cette information servira à élaborer le cadre permettant de remplir les diverses sections du plan, il est utile de consulter son entourage. Les membres du conseil, les responsables de programmes essentiels, le personnel de bureaux satellites, les conseillers et les bénéficiaires pourraient offrir des suggestions utiles pour lier le plan stratégique aux systèmes informatiques.

Évaluation des outils technologiques

Tout plan en matière de technologie doit aussi décrire l’état actuel du système informatique de l’organisme. Un moyen simple de procéder consiste à réviser « les questions d’évaluation » dans la troisième section de ce document.

• À quelle fréquence effectue-t-on la sauvegarde des données?

• Les employés disposent-ils tous d’un accès Internet à haute vitesse?

• A-t-on mis en place un mécanisme de mise à jour systématique des données personnelles?

• Les membres-clés du personnel sont-ils en mesure de mettre à jour le site Web et d’y ajouter du contenu? Si tel est le cas, quels moyens utilisent-ils?

Voici d’autres questions pertinentes...

• Tous les ordinateurs de l’organisme sont-ils protégés par un logiciel antivirus? Si oui, celui-ci est-il mis à jour automatiquement?

• Dispose-t-on d’un conseiller rémunéré ou d’un employé chargé de l’entretien de l’infrastructure technique?

• Quel genre de formation offre-t-on au personnel et aux bénévoles de l’organisme?

Les réponses à ces questions seront utiles pour déterminer les forces et les lacunes en matière de technologie. Le plan doit décrire celles-ci de façon détaillée et présenter des solutions le cas échéant.

L’infrastructure de base

Le plan doit aussi tenir compte de l’infrastructure et énumérer les besoins courants – ordinateurs fiables, réseaux, logiciels et soutien. Ces systèmes font partie de la « quincaillerie »; ils facilitent la communication et sont tout aussi essentiels pour la bonne marche des activités que les téléphones, les photocopieurs et les télécopieurs.

Le plan d’infrastructure devrait préciser l’emplacement des bureaux et le nombre d’employés et répondre à certaines questions, par exemple :

• Combien d’employés doivent-ils disposer d’un accès illimité à un ordinateur? Combien faut-il d’ordinateurs supplémentaires pour le personnel à temps partiel et les bénévoles?

• Combien d’ordinateurs ont-ils plus de trois ans? Plus de deux ans?

• Combien de locaux l’organisme compte-il? Sont-ils tous dotés d’un réseau local d’entreprise (RLE), d’une imprimante et d’une connexion Internet à haute vitesse?

• Est-ce que des mises à jour de logiciels s’imposent? L’équipement devrait-il être remplacé?

• Que prévoit-on offrir comme soutien technologique au personnel et aux bénévoles?

Le plan d’infrastructure sert principalement à évaluer les sommes qu’il faudra réserver pour entretenir et mettre à jour les outils de base (voir détails à la fin de ce chapitre). L’information ainsi glanée est essentielle à la préparation du budget annuel et peut être intégrée aux demandes de financement.

Les plans en matière d’infrastructure technologique aident aussi les organismes à mettre à jour et à remplacer leur système informatique de façon proactive, avant qu’une situation catastrophique ne se produise. En règle générale, les ordinateurs et les logiciels devraient être remplacés tous les trois ans.

La formation et le soutien

Les systèmes informatiques sont efficaces seulement si le personnel sait les exploiter pleinement. En général, les organismes du secteur bénévole et communautaire n’investissent pas assez pour améliorer les compétences de leur personnel en la matière. Afin de remédier à cette situation, il faut identifier les besoins à cet égard et affecter les fonds nécessaires pour y répondre. La section du plan relative à la formation devrait donc offrir des solutions aux défis suivants :

• Assurer la formation continue en cas de roulement du personnel.

• Définir l’ensemble des compétences requises pour les employés et bénévoles clés en matière de technologie et adopter une méthode pour s’assurer qu’ils les acquièrent.

• Adopter un processus pour inscrire les objectifs de formation technologique dans le plan de développement professionnel de chaque employé ou d’autres formes d’évaluation ou de planification annuelle.

• S’adapter à différents types d’apprentissage en offrant différentes formules – mentorat, classes restreintes, classe traditionnelle, formation en ligne personnalisée. Ce type de formation est souvent offert par les fournisseurs de services de formation de l’extérieur, ce qui réduit les coûts tout en maintenant la qualité.

• Promouvoir l’apprentissage « juste à temps » et fournir une documentation variée en matière de soutien technique en mettant à la disposition du personnel et des bénévoles des ouvrages de référence de pointe et des signets.

Il ne faut pas oublier que la formation demande du temps et coûte cher. Les sommes destinées à cette fin doivent être définies au stade de la planification du budget, en tant qu’élément autonome ou intégré au CGP.

Les services en ligne et le Web

La plupart des organismes du secteur bénévole et communautaire disposent maintenant d’un site Web ou d’outils en ligne pour communiquer, entre autres, avec clients et bénévoles. Un plan en matière de technologie doit exposer clairement les fonctions de base du site ainsi que les plans éventuels pour les mises à jour et la promotion. Voici quelques questions précises auxquelles vous devez répondre :

• À quel public le site Web s’adresse-t-il? Quel genre de renseignements et de services s’attend-il à trouver sur le site?

• Quelles sont les fonctions de base requises pour répondre aux besoins de ce public (par ex. calendrier des dates d’ateliers ou cyberbulletin)?

• Quelles nouvelles fonctions ou quel nouvel élément devra-t-on ajouter au site afin d’atteindre les objectifs énoncés dans le plan en matière de technologie?

• Quelles sont les méthodes utilisées pour promouvoir le site sur une base régulière?

Contrairement à l’infrastructure et à la formation, les frais associés au site Web ne font PAS partie du CGP. Les frais de communications en ligne doivent être inscrits sous une rubrique distincte (ou des sous-rubriques) du budget en matière de technologie. Les frais d’hébergement de contenu, les services du webmestre (même si ce n’est qu’à temps partiel), les mises à jour et la promotion doivent être assignés à un budget séparé consacré au site Web.

Projets stratégiques en matière de technologie

Tel que décrit dans la prochaine section, les projets stratégiques en matière de technologie, comme le lancement d’un nouveau service en ligne ou d’une campagne de recrutement par Internet, doivent faire l’objet d’un plan et d’un budget séparés. Cela dit, il est utile de mentionner ces projets dans le plan d’ensemble en matière de technologie; une courte liste abrégée ou un tableau énumérant les projets prévus suffiront. Les documents budgétaires accompagnant ces projets doivent aussi faire partie du budget d’ensemble.

Établissement d’un budget et d’un plan d’action

L’étape finale du plan en matière de technologie consiste à élaborer un budget et un plan d’action. Sans avoir à être compliqué, le budget doit englober les éléments suivants :

• Budget annuel consacré à l’infrastructure et la formation, établi sur la base du CGP. (par ex. nombre de postes de travail x 250 $ par mois x 12).

• Budget annuel consacré au site Web, y compris l’hébergement, le webmestre, les mises à jour et la promotion.

• Estimation des coûts relatifs aux projets stratégiques éventuels en matière de technologie.

Un plan d’action sommaire décrivant les jalons importants et les échéances doit être aussi incorporé au plan. Ce plan d’action sera utile pour les gestionnaires et les membres du conseil lorsqu’ils voudront vérifier les progrès accomplis.

Concrétiser les projets

Tel que mentionné précédemment, l’élaboration d’un plan en matière de technologie n’est pas nécessairement une tâche difficile. Il s’agit simplement de poser certaines questions essentielles relativement aux besoins de l’organisme, de recueillir des réponses et de prévoir les enveloppes budgétaires adéquates. Ce processus devrait avoir lieu en principe à tous les deux ou trois ans et servir de cadre de référence pour prendre des décisions à cet égard. La façon la plus simple de renouveler un plan en matière de technologie consiste à l’harmoniser au cycle de planification stratégique.