Trousse d'outils pour le financement de la technologie : outils pratiques pour le financement de la technologie dans le secteur bénévole et communautaire au Canada

6. Planifier un projet stratégique en matière de technologie

Objectif : Fournir aux gestionnaires d’organismes sans but lucratif un cadre pratique qui leur permettra d’élaborer un projet stratégique en matière de technologie. Aider les bailleurs de fonds à évaluer une proposition ou un plan de cette nature.

Les projets stratégiques en matière de technologie visent à résoudre un problème organisationnel précis ou à répondre à un besoin collectif à l’aide de l’informatique et d’Internet. Par exemple, on peut décider que la meilleure façon d’améliorer les services aux clients consiste à renforcer la collaboration entre les divers secteurs de programmes. Pour ce faire, il est nécessaire de créer une seule base de données clients à laquelle pourront accéder tous les employés. Donnons un autre exemple : un organisme est aux prises avec un problème de recrutement de jeunes bénévoles. Ses responsables décident d’exploiter Internet parce que tout indique que c’est le meilleur moyen de communication pour atteindre les jeunes. Ces deux cas offrent des exemples de projets stratégiques en matière de technologie.

Comme c’est le cas pour toute entreprise d’envergure, les projets stratégiques en matière de technologie exigent un plan bien conçu. Le plan est utile, entre autres, pour mettre en évidence les objectifs du projet, atteindre un consensus entre les parties intéressées, définir une approche technique et élaborer un budget. Ce document fournit également les données premières nécessaires en vue des demandes de financement. En fait, un plan bien conçu peut constituer le corps même des propositions de projets de ce type.

Tout comme dans le cas des plans en matière de technologie, un plan de projet ne doit pas entrer dans les moindres détails. Il doit plutôt dessiner les grandes lignes des démarches et des principaux objectifs à atteindre pour orienter le projet sur la bonne voie. Vous trouverez ci-dessous une vue d’ensemble des éléments d’information représentatifs et des sections à incorporer dans un projet stratégique en matière de technologie.

Remarque : Un modèle de document pour rédiger un plan en matière de technologie est disponible sur le site Web d’IMPACS; il sera également affiché sur le site de l’ISBC. Voir : http://www.impacs.org/index.cfm?group_ID=2932.

Énoncé de vision

Tout projet stratégique doit d’abord présenter une vue d’ensemble de l’objectif du projet (résultats projetés) et une liste des retentissements souhaités sur l’organisme et le public-cible (effets escomptés). Les trois sections suivantes peuvent être intégrées au segment d’introduction du plan :

• Objectifs : Un paragraphe qui décrit l’essence du projet. Exemple : Ce projet vise à utiliser le Web et le courrier électronique pour atteindre un plus grand nombre de jeunes bénévoles.

• Résultats projetés : Une liste des produits qui seront élaborés pendant la mise en œuvre du projet – site Web, calendrier en ligne, base de données, liste d’adresses de courriel, projet de collaboration en ligne. Un commentaire ou une description doit accompagner chaque produit afin d’en expliquer l’utilité.

• Effets escomptés : Une liste d’objectifs mesurables précisant les retentissements souhaités sur le public-cible. Exemple : Accroître le nombre de jeunes bénévoles de 25 % la première année et de 100 % la deuxième.

La lecture de ce segment d’introduction doit donc offrir une bonne vue d’ensemble des résultats attendus à la fin du projet et un portrait de ses bénéficiaires.

Évaluation des besoins

Comme c’est le cas pour tout projet, les projets stratégiques en matière de technologie doivent être fondés sur des besoins concrets. La section du plan qui traite de l’évaluation des besoins doit inclure :

• Profil du public-cible : Une courte description des bénéficiaires du projet : la population dans son ensemble, les clients de l’organisme, les membres du personnel ou les bénévoles.

• Énoncé des besoins : Une liste des besoins spécifiques des bénéficiaires. Exemple : Trouver un moyen de tenir compte du style de vie et de l’horaire des jeunes bénévoles. Le bénévolat virtuel serait très utile dans ce cas.

• Résumé des recherches : Un résumé des recherches effectuées en vue d’évaluer les besoins, qu’il s’agisse de vos propres recherches (par ex. groupes de discussion ou sondages en ligne) ou de recherches menées ailleurs (par ex. rapports et études).

Ces renseignements doivent servir à établir un lien entre les objectifs et la description de projet et justifier que la démarche s’ancre dans une bonne compréhension des besoins du public-cible.

Description du projet

S’appuyant sur l’énoncé de vision et l’évaluation des besoins, le plan doit également contenir une description sommaire de la façon dont le projet sera réalisé, par exemple les services à mettre en marche, la technologie utilisée et les participants. Voici quelques suggestions à cet effet :

• Fonctions et services : Une vue d’ensemble de ce que l’équipe de projet a l’intention de construire, rédiger ou créer. Exemples : site Web ou tout autre fonction de nature technologique; séances de formation; projets de développement communautaire; création et mise à jour de contenu en ligne.

• Modalités technologiques : Une description des outils technologiques qui seront utilisés. Cette description peut être précise (p.ex. notre nouvelle base de données s’ajoutera à notre système de langage PHP ou MySQL) ou fournir simplement des principes généraux (p.ex. tous les logiciels utilisés pour mettre au point ce projet seront des logiciels libres).

• Modalités d’exécution : Les détails concernant l’exécution du projet : rôle que jouera le personnel, méthode de gestion, direction du projet, liste des partenaires et de leurs rôles respectifs.

• Stratégies de marketing : Un survol des techniques et des moyens de communication utilisés pour promouvoir le projet. Il s’agit dans l’ensemble d’informer le public sur le projet et de l’inciter à utiliser les nouveaux systèmes mis en place.

Les renseignements recueillis grâce à cette description seront très utiles aux gestionnaires de projet et faciliteront l’élaboration du plan d’action et du budget.

Plan d’action et budget

Le plan de projet doit être complété par un plan d’action et un budget. Dans le cas des projets simples, ces deux volets peuvent être intégrés dans un seul tableau semblable à celui-ci :

Il va de soi que les plans d’action et les budgets relatifs aux projets d’envergure seront beaucoup plus détaillés que celui-ci. Dans ce cas, on doit les rédiger séparément.