Première réunion de la table conjointe gi-ti
Hôtel Regal Constellation
900, chemin Dixon, Toronto, Salon 26
Le 27 octobre 2000
Procès-verbal
Présents :
| Don McCreesh | YMCA Canada | Coprésident |
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| Lisanne Lacroix | Industrie Canada | Coprésidente |
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| Susan Carter | Secrétariat de l'Initiative sur le secteur bénévole | M. d'office |
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| Bob Cumming | Agriculture Canada |
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| Bill de Laat | Secrétariat du Conseil du Trésor |
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| Paul Dell'aniello | Seagram Chair in Management of Non-Profit Organizations |
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| Ian Kershaw | Consultant |
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| Susan Margles | Santé Canada |
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| Kathy Marshall | Réseau d'action des femmes handicapées du Canada |
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| Karen McGrath | Santé et Services communautaires | (par tél.) |
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| Raymond Rivet | Groupe de travail sur le secteur bénévole | M. d'office |
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| Jim Sanders | Comité consultatif des appareils et accessoires fonctionnels (pour Gary Birch) | M. d'office |
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| Jo Sutton | Comité consultatif national de VolNet | M. d'office |
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| Nora Hockin | Industrie Canada | Secrétaire |
Absents :
| Donna Achimov | Travaux publics et Services gouvernementaux |
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| Margaret Fietz | Service à la famille Canada |
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| Philip King | Centraide du Grand Toronto |
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| Representative | Agence des douanes et du revenu du Canada |
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| Representative | Affaires étrangères et Commerce international |
Séance ouverte à 8 h 30 et levée à 14 h 55.
1. Présentations :
Les participants se présentent et font brièvement état de leur expérience ainsi que de leur intérêt à l'égard de la GI-TI et du secteur bénévole.
2. Observations préliminaires
Susan Carter décrit les origines et la situation de l'Initiative sur le secteur bénévole (ISB) et signale que plus d'un millier de personnes ont envoyé leur curriculum vitae à la suite de la demande de candidats du secteur bénévole pour faire partie des tables conjointes de l'ISB. Elle fait remarquer que le tableau des " Tables conjointes et autres mécanismes de collaboration " a été mis à jour de manière à inclure davantage de lignes de raccordement entre les tables et les initiatives (voir l'annexe A). Elle explique que les mandats des tables vont de la prestation de conseils d'orientation stratégique (comme dans le cas de la Table conjointe sur l'Accord) à l'élaboration d'un programme (comme dans le cas de la Table conjointe sur l'Initiative nationale bénévole).
Raymond Rivet décrit la structure de régie interne de l'ISB ainsi que le rôle de coordination fédéral que joue le Groupe de travail sur le secteur bénévole (GTSB) au Bureau du Conseil privé. Il signale qu'un cadre des communications a été établi à l'intention du secteur bénévole et du gouvernement fédéral, et que les membres du GTSB ont rencontré les représentants des provinces. Il ajoute que les tables ont en général commencé leurs activités plus tard qu'on l'avait prévu au départ, mais que la planification relative à l'Année internationale des volontaires (AIV) est presque terminée, en prévision du lancement de cette dernière le 5 décembre. Les membres du Comité de coordination conjoint (CCC) et ceux de la Table conjointe sur l'Accord se sont rencontrés, et les membres de la Table conjointe sur les moyens d'action et de la Table conjointe sur la sensibilisation sont censés se réunir dans la semaine du 30 octobre. Toutes les tables se réuniront à Ottawa le 23 novembre et, peut-être, le lendemain au petit déjeuner.
Don McCreesh souligne que les membres du secteur bénévole de la Table conjointe représentent le secteur tout entier. Il signale également qu'à l'occasion, la Table conjointe pourrait vouloir formuler une recommandation conjointe avec une autre table.
Lisanne Lacroix déclare qu'elle a pris des dispositions pour que le Comité consultatif des appareils et accessoires fonctionnels (CCAAF) et le Comité consultatif national de VolNet (CCNV) soient représentés d'office à la Table conjointe afin de pouvoir s'inspirer de leurs activités et de s'assurer que l'on fournit au ministre de l'Industrie des conseils d'orientation stratégique uniformes.
3. Attributions
Il est convenu de réviser l'ébauche d'attributions afin de tenir compte de l'issue de la discussion tenue dans le cadre du présent point ainsi qu'au sujet du mandat (point n° 4) et d'y mettre la dernière main à la réunion du 24 novembre (annexe B).
Les membres discutent en particulier des points suivants :
- les membres nommés d'office peuvent être représentés par des suppléants;
- les membres du secteur bénévole représentent le secteur tout entier;
- les membres du gouvernement fédéral représentent le gouvernement fédéral tout entier;
- sous réserve de la confirmation des membres absents, la Table effectuera ses travaux en anglais mais communiquera à l'externe dans les deux langues officielles;
- le quorum sera de quatre membres du secteur bénévole et de quatre membres du gouvernement fédéral, exclusion faite des membres d'office. Les réunions pourront avoir lieu, mais aucune décision exécutoire ne sera prise sans quorum;
- Ian Kershaw, Kathy Marshall et Jim Sanders produiront et diffuseront un document à usage interne et externe qui décrira comment assurer l'accessibilité des travaux de la Table (p. ex. formats de substitution requis);
- la Table sera guidée par le cadre des communications de l'ISB pour ce qui est de tenir le secteur bénévole et le gouvernement fédéral au fait des résultats de ses travaux, et elle créera un site Web en consultation avec le GTSB, qui met actuellement au point un site Web pour l'ISB dans son ensemble. Les membres peuvent s'exprimer au nom de la Table, mais s'ils ont l'intention de le faire ils devraient en informer les autres membres. Les membres s'entendront sur leur message collectif lors des principaux points de décision.
4. Mandat
Don McCreesh mène le groupe dans une discussion sur le résultat escompté des travaux de la Table. Il est demandé au Secrétariat de préparer et de diffuser une ébauche de définition du mandat, qui reflétera l'issue de la discussion et que l'on parachèvera à la réunion du 24 novembre.
5. Culture de l'équipe
Les membres s'entendent sur les valeurs communes à illustrer dans les travaux de la Table conjointe et conviennent d'inscrire ces valeurs sur un tableau mural qu'ils vérifieront à la fin de chaque réunion. Les valeurs de l'équipe sont énumérées dans la transcription des tableaux-papier (annexe C) ainsi que sur un tableau distinct (annexe D).
6. Plan de travail
Les membres conviennent du plan de travail suivant :
À court terme (jusqu'au 31 mars 2001) :
- Analyse des informations sur la GI-TI qui existent dans le secteur
- travail à effectuer le plus tôt possible;
- coût estimatif inférieur à 25 000 $;
- doit inclure une définition et un recensement des portiques, glossaires de termes, etc.;
- accent mis sur la situation au Canada;
- l'entrepreneur devrait tout d'abord interviewer les membres de la Table conjointe;
- les membres enverront dès que possible à Lisanne Lacroix des suggestions d'entreprises pouvant effectuer le travail.
- Évaluation des besoins
- sondage au sein du secteur pour déterminer les objectifs concernant la GI-TI, la situation et les obstacles (sur cinq ans);
- travail confié à contrat à la suite d'une demande de propositions (DP);
- le Secrétariat transmettra par courrier électronique une ébauche d'énoncé de travail en vue d'obtenir des commentaires par courrier électronique et, s'il y a lieu, au moyen d'une conférence téléphonique (annexe E);
- le sondage de la Table conjointe sur les moyens d'action ne sera pas terminé avant le 31 mars : la première étape consiste à établir la base de sondage;
- Jo Sutton distribue le sondage sur les besoins actuels des utilisateurs de VolNet, ainsi qu'un exemplaire du sondage précédent (l'accent est mis sur le matériel et la formation de base);
- l'entrepreneur interviewera les membres de la Table conjointe avant de mettre la dernière main au plan de sondage.
À moyen terme
- Validation de l'évaluation des besoins
- visites et réunions sur place à organiser avec le secteur bénévole.
À long terme
- analyses comparatives et création d'une vision;
- sondage mené auprès de donateurs ainsi que de personnes ou d'organismes qui soutiennent le projet.
Il est convenu de communiquer avec les membres de la Table conjointe sur les moyens d'action afin de déterminer les secteurs de collaboration éventuelle et les chevauchements du plan de travail.
7. Questions administratives
7.1 Budget
L'affectation budgétaire initiale de cinq ans est examinée, et est jointe ci-après (annexe F). Lisanne Lacroix déclare que :
- les fonds ont été concentrés dans les trois premières années afin de garantir des résultats rapides;
- tous les fonds relatifs aux subventions et contributions pour l'année 2000-2001 ont été reportés à 2001-2002;
- elle s'efforce de reporter les fonds de fonctionnement qui ne sont pas nécessaires cette année-ci;
- pour le moment, Industrie Canada a l'intention de doter le Secrétariat d'un agent de projet et d'un agent administratif, en plus de Nora Hockin, qui a consacré 20 % de son temps au Secrétariat.
Il est convenu d'examiner deux fois par année les dépenses par rapport au budget.
7.2 Déplacements et hébergement
Les formalités à suivre pour demander le remboursement des frais de voyage et d'hébergement sont expliquées, et des lettres de voyage et des lettres d'entente interministérielles (contrats) sont distribuées.
7.3 Serveur de liste
Le Secrétariat a entrepris d'établir un serveur de liste pour l'ensemble des membres.
8. Prochaines réunions
Les membres discutent des dispositions prises en vue de la réunion générale que les tables tiendront à Ottawa le 23 novembre, ainsi que de la réunion que la Table conjointe GI-TI tiendra le 24 novembre.
Il est convenu que les réunions dureront généralement une journée et auront habituellement lieu à Ottawa ou à Toronto (à proximité de l'aéroport). Il est possible qu'une réunion soit fixée en juin 2001 à Edmonton afin qu'elle coïncide avec la conférence Vitalize, qui est censée attirer 2 000 bénévoles. Il est demandé aux membres de relever d'autres activités du secteur comme celle-là.
Les dates des prochaines réunions sont provisoirement les suivantes :
- 14 décembre 2000 : conférence téléphonique (s'il y a lieu)
- 12 janvier 2001 : réunion à Ottawa ou à Toronto
Annexe
- Tableau mis à jour : Tables conjointes et autres mécanismes de collaboration
- Attributions : troisième ébauche
- Transcription des tableaux-papier
- Valeurs de la Table conjointe GI-TI
- Ébauche d'énoncé de travail pour l'analyse des besoins
- Budget quinquennal
Documents disponibles à la réunion :
- Liste des membres
- Biographies des membres
- Ébauche d'attributions pour la Table conjointe GI-TI
- Trousse d'information sur la GI-TI
- Processus de sélection des membres du secteur bénévole
- Profil des ressources de l'Initiative sur le secteur bénévole (octobre 2000)
- Structure des comités de l'Initiative sur le secteur bénévole
- Site Web de l'Initiative sur le secteur bénévole
- Technologies et définitions
- Martin Sime, Scottish Council for Voluntary Organizations, exposé
- Information & Public Policy Concerning Voluntary Sector Use of Information Technologies
- Lignes directrices du Conseil du Trésor sur les demandes de remboursement de dépenses et de frais de déplacement
- Health Canada Network
- Travailler ensemble
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