Neuvième réunion de la table conjointe GI-TI

Château Cartier - Relais - Resort

Personnes présentes :

Lisanne Lacroix	Industrie Canada	Coprésidente
Don McCreesh	YMCA Canada	Coprésidente
Paul Dell'Aniello	Chaire Seagram en gestion des organismes sans but lucratif
Philip King	Centraide du Grand Toronto
Margaret Fietz	Service à la famille-Canada
Kathy Marshall	Réseau d'action des femmes handicapées du Canada
Bob Cumming	Agriculture Canada
Réjean Gravel	Environement Canada
Rod Hagglund	Agence des douanes et du revenu du Canada
Susan Margles	Santé Canada
Maria Stewart	Groupe de travail sur le secteur bénévole
Marilyn Box	Secrétariat de l'initiative sur le secteur bénévole
Louis Doyle	Secrétariat
Steven Drover	Secrétariat
Caroline Jutras	Secrétariat

Présentateurs invités

Lil Krstic	Connectus Consulting
Gillian Kerr	Good Enough Information Systems
Glyn Moore	Industrie Canada

Personnes absentes

Ian Kershaw	Consultant
Karen McGrath	Health and Community Services, St. John's
Donna Achimov	Travaux publics et Services gouvernementaux
Jo Sutton	Comité consultatif national de VolNet	Membre d'office
Gary Birch	Comité consultatif sur les appareils et accessoires fonctionnels	Membre d'office

La séance est ouverte à 8 h 30 et levée à 17 h 35.

1. Observations préliminaires

Lisanne Lacroix présente Louis Doyle, le nouveau gestionnaire du Secrétariat de la GITI, et Caroline Jutras, adjointe administrative. Elle annonce aussi que Nora Hockin a accepté un nouveau poste au sein de la fonction publique et ne travaillera plus avec la Table.

Lisanne Lacroix annonce la démission de Bill DeLaat. Les nouvelles responsabilités assumées par Bill empêchent ce dernier de continuer à participer à la Table.

Lisanne Lacroix présente les invités Gillian Kerr, de Good Enough Information Systems, et Lil Krstic, de Connectus Consulting.

Lil Kristic présente l'ordre du jour et explique le déroulement de la séance des deux prochains jours.

2. Exercice de renforcement de l'esprit d'équipe

3. Présentation du rapport permanent

Glyn Moore et Don McCreesh expliquent le point sur les cas de réussite dans le plan de travail. Il s'agit d'un ensemble d'organismes du secteur bénévole (SB) qui utilisent la TI avec succès. Ces cas seront relevés sur place. On peut commencer par l'analyse environnementale, le sondage de VolNet, l'analyse des besoins et des anecdotes fournies par les membres de la Table qui connaissent des cas de réussite.

Maggie Fietz explique pourquoi on a besoin de plus d'information sur les droits de propriété intellectuelle. Le gouvernement n'est pas en mesure de développer des logiciels à cause de ces droits. On demande au Secrétariat de s'informer à ce sujet et d'en faire rapport à la Table.

Don McCreesh signale qu'il était invité à la réunion du sous-comité des ressources humaines (RH) de la Table sur les moyens d'action afin d'élaborer un plan d'action sur le renforcement des RH dans le SB.

Réjean Gravel offre de s'entretenir avec des spécialistes de la GITI dans les ministères pour voir s'ils connaissent des programmes déjà en place qui sont appuyés par le gouvernement et qui portent sur la GITI dans le SB. Il est membre du Comité consultatif sur la gestion de l'information.

Rod Hagglund informe la Table que les données de l'Agence des douanes et du revenu du Canada (ADRC) sur les œuvres de bienfaisance sont des données publiques et seront accessibles aux fins de recherche et de marketing.

Philip King suggère de ne pas trop généraliser lorsqu'on compare les organismes du SB et ceux du secteur privé. Ils se ressemblent parfois plus qu'on ne le pense.

Philip King demande si la Table effectuera une vérification d'étape et si elle élaborera un guide de vérification de ses réalisations. La Table convient de faire état des principales étapes.

5. Analyse des besoins - Discussion des constatations préliminaires

Les membres discutent longuement du modèle de logique de Flett. La Table décide que ce modèle ne sera pas utilisé comme moyen de vérification en regard de l'analyse des besoins.

La section du rapport portant sur les idées de financement suscite une vive discussion parmi les membres. Cette section fera état des options présentées dans le questionnaire qui sera envoyé aux organismes. Les membres conviennent de traiter ces points plus tard dans la réunion lorsqu'ils discuteront du questionnaire.

Maggie Fietz rappelle aux membres que les résultats doivent correspondre au niveau de contribution du SB. Il n'est pas raisonnable de demander un grand volume d'information en échange d'une subvention de 200 $.

Glyn Moore fait savoir que la Table doit mieux comprendre les sites du Programme d'accès communautaire (PAC) et de Rescol afin de régler des questions concernant l'accès. Si l'accès est déjà suffisant, on ne devrait pas l'élargir.

6. Principes clés

7. Mandat et vision

8. Facteurs influant sur la vision

9. Exercice de schématisation conceptuelle

Le 17 octobre 2001

Personnes présentes :

Lisanne Lacroix	Industrie Canada	Coprésidente
Don McCreesh	YMCA Canada	Coprésidente
Paul Dell'Aniello	Chaire Seagram en gestion des organismes sans but lucratif
Philip King	Centraide du Grand Toronto
Margaret Fietz	Service à la famille-Canada
Kathy Marshall	Réseau d'action des femmes handicapées du Canada
Bob Cumming	Agriculture Canada
Réjean Gravel	Environement Canada
Rod Hagglund	Agence des douanes et du revenu du Canada
Susan Margles	Santé Canada
Maria Stewart	Groupe de travail sur le secteur bénévole
Marilyn Box	Secrétariat de l'initiative sur le secteur bénévole
Louis Doyle	Secrétariat
Steven Drover	Secrétariat
Caroline Jutras	Secrétariat
Anastasia Gould	Secrétariat
Nora Hockin	Secrétariat

Présentateurs invités

Lil Krstic	Connectus Consulting
Gillian Kerr	Good Enough Information Systems
Glyn Moore	Industrie Canada

Personnes absentes

Ian Kershaw	Consultant
Karen McGrath	Health and Community Services, St. John's
Donna Achimov	Travaux publics et Services gouvernementaux
Jo Sutton	Comité consultatif national de VolNet	Membre d'office
Gary Birch	Comité consultatif sur les appareils et accessoires fonctionnels	Membre d'office

1. Revue de la veille

Louis Doyle cite la phrase suivante du rapport : " Most importantly, the next step will require consultations with the voluntary sector, given the joint nature of the Initiative. " --- Rapport Flett, page ii.

2. Suite de l'exercice de schématisation conceptuelle - Définition des branches de l'arbre conceptuel

3. Présentation de l'ébauche du questionnaire d'analyse des besoins

La Table se penche sur le libellé des 21 options et réussit à combiner quelques-unes des options qui se ressemblent, de sorte que le questionnaire comporte maintenant 17 options au lieu de 21.

La Table décide que le questionnaire sera imprimé sur le papier à en-tête de l'ISB et envoyé dans une enveloppe d'Industrie Canada. Le Secrétariat et le consultant rédigeront une ébauche de lettre d'accompagnement qui sera signée par les coprésidents. Marilyn Box fournira 2 000 brochures de l'ISB qui seront jointes à cet envoi.

4. Présentation sur les finances gouvernementalles

Il existe quatre mécanismes de financement :

• Subvention - Montant accordé sans condition à des personnes ou des organismes (p. ex. Régime de pensions du Canada) répondant à un critère
  • Il existe peu de subventions gouvernementales octroyées à des organismes.

• Contribution - Entente sur des mesures d'intérêt mutuel. Le gouvernement doit recevoir un rapport sur la façon de dépenser l'argent reçu.
  • C'est le principal mécanisme de financement gouvernemental. La contribution est accordée à un organisme, à un programme ou à un projet et on s'attend à ce que le groupe qui reçoit l'argent fournisse d'autres ressources (humaines, financières).
  • Les subventions et les contributions (S et C) peuvent être reportées d'une années à l'autre. Toutes les S et C de GITI ont été reportées aux années 3 à 5 du programme.

• Contrat - Mécanisme d'achat de produits et de services. Il existe de nombreuses règles visant à empêcher le favoritisme et à se conformer aux dispositions de l'ALENA et à d'autres règlements.
  • Le gouvernement lance une demande de propositions, et le montant provient du budget de fonctionnement et de l'entretien (F et E).
• Fonds de dotation - Le gouvernement confie une somme d'argent à un conseil sans lien de dépendance. Le conseil investit le produit de cet argent dans des projets prioritaires convenus.
  • Ce mécanisme est probablement moins utilisé parce que le gouvernement préfère conserver le contrôle de l'argent.

5. Autres questions

• Les prochaines réunions auront lieu aux dates suivantes :
  • Téléconférence - le 19 ou le 21 novembre
  • Face à face - les 17 et 18 décembre

• Le compte rendu de la téléconférence du 24 août est approuvé sans modification.

• Les membres décident de ne pas tenir de vidéoconférences. Ils conviennent que les téléconférences et les réunions face à face sont suffisantes et que les obstacles à vaincre en matière de coût et de technologie sont plus grands que les avantages en ce moment.

• Steven Drover présente une demande visant à obtenir un conférencier invité de la TGITI ou du Secrétariat. On convient qu'il faut avoir plus de renseignements sur cette demande. Marilyn Box accepte d'envoyer au Secrétariat la liste des critères de l'ISB applicables à l'invitation de conférenciers. On convient qu'il serait préférable qu'un coprésident ou un membre de la Table présente ce type d'exposé.

• Marilyn Box présente un compte-rendu sur le travail des tables conjointes et des groupes de travail.

  Marilyn signale que la Table conjointe sur le cadre réglementaire préparera un T3010 simplifié (formulaire de l'ADRC : " Déclaration de renseignements des organismes de bienfaisance enregistrés ") pour un essai pilote en mars prochain. Ce formulaire sera accessible en ligne.

  La Table conjointe sur l'Initiative nationale sur le bénévolat (TCINB) a tenu 26 consultations sur une proposition visant l'établissement d'une initiative nationale bénévole. Deux points sont d'un certain intérêt - la nécessité de ne pas créer un nouvel organisme appelé à mettre en œuvre l'Initiative; et l'information et le soutien voulus devraient être accessibles au niveau local ou régional.

  Le Secrétariat du SB a constitué des groupes de référence sur les minorités visibles et les Autochtones afin de prévoir leur contribution particulière au processus de l'ISB. Les membres discutent des façons dont on peut s'adresser à ces groupes dans le questionnaire. À cette fin, on établira le contact avec ces groupes.

  Marilyn souligne quelques faits intéressants sur l'utilisation du site Web de l'ISB.

• Après avoir discuté davantage des finances de la Table, les membres conviennent que, au lieu de perdre l'argent destiné à F et E cette année, la Table devrait faire un ou deux essais pilotes de plus quant aux options du questionnaire. On demande aux Secrétariat d'apporter une liste des fournisseurs à la réunion de novembre, de sorte que la Table pourra décider à la réunion de décembre quels articles on devrait financer.

• Lil Krstic et la Table passent en revue les questions figurant au " terrain de stationnement ". La plupart de ces questions sont résolues à la fin de la réunion, mais la Table décide de retenir deux points à examiner dans le futur :
  • Il faut bien réfléchir comment financer le " programme " de GITI (c.?à?d., par contribution ou par contrat).
    • Ligne directrice générale : la Table doit définir le problème et apporter une marge de manœuvre au programme pour permettre le processus concurrentiel de recherche de solutions éventuelles (c.?à?d., ne pas imposer les solutions).
  • Questions liées à la propriété intellectuelle : il faut examiner les conséquences de ces questions de politique en élaborant le " programme " futur.

• Lisanne Lacroix et Don McCreesh passent en revue la réunion pour déterminer les parties réussies et les changements à apporter pour la prochaine réunion.

Éléments à changer

• Fixer les dates de réunion suffiisamment d'avance (de deux à trois réunions à l'avance)

• Réunions plus courtes et plus souvent
• Offrir le déjeuner à l'extérieur de la salle de réunion

• Diminution de la participation le deuxième jour
• Hôtel avec un bon centre d'affaires

• Meilleure explication des résultats
• Commencer la réunion par un dîner la veille

• Meilleur outil que la schématisation conceptuelle (" Mind Map ")

• Clarifier les rôles des membres et des non-membres de la Table en ce qui a trait à la participation à la réunion

Éléments réussis

• Préparatifs du Secrétariat

• Facilitation

• Exposé présenté par un invité (Gillian, Ivo)

• Participation de membres précis

• Lisanne Lacroix et Don McCreesh remercient les membres, le Secrétariat et les consultants pour leur participation.

Annexe A - Principes GITI

Principes de programme

• Travailler de concert avec d'autres secteurs (p. ex. le secteur privé); partager la responsabilité

• Ne pas créer de solutions qui présentent un risque pour les organismes. Toutes les solutions présentées doivent respecter l'équilibre entre le risque et l'avantage pour les organismes.

• Placer l'organisation et la gestion avant la technologie

• Ne pas créer un programme sur le matériel

• Commencer par le mandat et la mission des organismes du secteur

• Les solutions/recommandations doivent avoir le plus grand effet possible sur le secteur et tenir compte des besoins précis de diverses communautés d'intérêts

• Tous les produits de GITI doivent respecter les lignes directrices sur la présentation et la convivialité

• Le programme doit tenir compte des recommandations et des lignes directrices établies dans le document intitulé Travailler ensemble

Principes de gestion

• Les tables jointes doivent être consultées à propos de toutes les questions de l'ISB liées à leurs domaine d'expertise particulier (réunion 3 : site Web de l'ISB)

• Les membres doivent aviser le Secrétariat de tous les exposés présentés au nom de la table jointe pour permettre au Secrétariat de tenir un registre des présentations d'exposés

• Le Secrétariat doit exercer les activités courantes et demander des commentaires ou l'approbation de la table à propos de points importants seulement (réunion 6)

• La TGITI s'occupe des questions touchant le " partage des connaissances "

• Le thème " Travailler ensemble " doit apparaître dans tous les documents de la Table

• À la fin de chaque réunion, on passe en revue les valeurs et le mandat

Annexe B - Vision et mandat

Vision

• faire preuve de leadership dans l'utilisation des technologies de l'information et des communications (TIC), sur le plan stratégique et opérationnel;

• gérer l'information avec autant d'efficience et d'efficacité que d'autres secteurs de l'économie canadienne.

Mandat

• définir et valider les besoins actuels et prévus du secteur bénévole en ce qui concerne l'expertise en gestion des TIC, en consultation avec le secteur;

• définir les obstacles à la satisfaction de ces besoins;

• s'assurer que les besoins et les obstacles repérés tiennent compte des perspectives du secteur bénévole dans son ensemble, y compris des considérations comme l'accessibilité, la langue, l'endroit, la taille et la culture;

• définir les critères donnant accès aux fonds de contribution prévus pour l'initiative de GITI dans le budget;

• veiller à ce que le budget de 10 M$ sur cinq ans pour l'initiative de GITI soit géré efficacement et en conformité avec l'obligation de rendre des comptes du gouvernement fédéral;

• faire rapport des progrès de façon régulière et conseiller le gouvernement et le secteur bénévole par le truchement du Comité mixte de coordination et d'autres mécanismes, au besoin.

Annexe C - Analyse FFPM (" SWOT Analysis ")

Forces

• Bons rapports et bonne communication à la Table
• Engagement sérieux du gouvernement fédéral et du secteur (p. ex. appui des ministres - Groupe de référence ministériel)
• Reconnaissance que la technologie constitue un problème pour le secteur
• Financement approuvé (niveau efficient; ni trop, ni trop peu))
• Table conjointe = ralliement du gouvernement fédéral et du secteur bénévole
• Le secteur bénévole est de plus en plus reconnu comme une partie importante des solutions pour le Canada
• La GITI est un dossier pratique " définissable " par comparaison à …
• La Table a clarifié les enjeux
• La technologie est un sujet brûlant
• Vision générale - au-delà de la TI
• Coprésident solidaire --- démontrer le fait de " travailler ensemble "
• Appui de Gillian Kerr

Faiblesses

• Réalités et contraintes de fin d'exercice
• Aucun engagement financier jusqu'ici (subirons-nous des coupures???)
• Séparer les responsabilités ministérielles par suite de la vérification de DRHC
• Stabilité de la composition de la table conjointe (gouvernement et secteur bénévole)
• La visibilité et l'impact du gouvernement fédéral sont beaucoup plus faibles à l'extérieur d'Ottawa
• Manque de participation du secteur
• Manque de participation des gouvernements provinciaux
• Exercice influencé par la politique
• Instabilité du financement du secteur
• Diversité des besoins du secteur
• Manque de connaissance de l'ISB et de la TI dans les organismes bénévoles
• Manque d'intérêt de la part du gouvernement (après le 11 sept.)
• Le gouvernement et le secteur bénévole ont des besoins différents découlant de cet exercice
• Manque de vision et de leadership (domaine en évolution rapide)

Possibilités

• Synchronisation
• GITI du secteur bénévole
• Intervention efficiente
• Désir et besoin accrus du secteur d'élargir ses activités bénévoles
• Accessibilité des solutions expérimentées
• Sensibilisation accrue à la possibilité d'utiliser les technologies
• Pénétration d'Internet
• " Greffer " le SB sur l'instauration des services à large bande
• S'appuyer sur le matériel en place
• Éducation - bon matériel de formation
• Le secteur bénévole est très réceptif en matière d'apprentissage
• Coordination avec d'autres tables de l'ISB et d'autres groupes de travail
• " Effet de réseau " --- point de basculement

Menaces

• Augmentation des paramètres du projet
• Nombre de : Organismes bénévoles; projets; objectifs; besoins
• Changement des priorités gouvernementales; priorité du mois???; 11 sept. ???
• Capacité d'établir des priorités
• Lenteur
• Continuité de la composition du gouvernement
• Report de fonds
• Échéance pour les dépenses
• Autres sphères de compétence : les provinces
• Nombre de priorités/besoins par rapport au montant disponible
• Paperasserie
• Grands et petits organismes
• S'acharner à atteindre les objectifs de l'an dernier
• Capacité d'atteindre les organismes bénévoles
• Risque d'un scandale (gaspillage, etc.)
• Les représentants du secteur bénévole à la Table ne sont pas nécessairement considérés comme représentatifs
• Acceptation par quelques segments seulement du secteur et/ou du gouvernement
• Manque de coordination entre les tables conjointes