Demande de propositions : Modifier les méthodes de financement de la GI-TI dans le secteur bénévole et communautaire

1. RÉSUMÉ DU PROJET

De nos jours, les organismes bénévoles et communautaires doivent de plus en plus faire appel à la technologie s'ils veulent remplir leur mission. Ces organismes ne sont pas différents des organisations d'autres secteurs. Ils doivent, entre autres, communiquer, administrer leurs finances, gérer leurs biens, maintenir leurs ressources, gérer la prestation de leurs services et recruter des gens qualifiés avec efficience et efficacité.

Comme toute organisation qui fait appel à la gestion de l'information et à la technologie de l'information (GI-TI), les organismes bénévoles et communautaires doivent faire face à un grand nombre de défis, notamment la diversité des intérêts et des besoins du secteur, la connaissance et l'expérience souvent limitées de la technologie, et, plus particulièrement, la difficulté à trouver des fonds pour la GI-TI. Pour relever ces défis, la Table conjointe GI-TI de l'Initiative sur le secteur bénévole et communautaire a recommandé une stratégie à cinq volets destinée à répondre aux besoins du secteur en matière de technologie. L'un de ces besoins est visé par la présente demande de propositions (DP).

Par cette DP, le Secrétariat de la GI-TI de l'Initiative sur le secteur bénévole et communautaire souhaite identifier un organisme (équipe de mise en oeuvre) disposé à donner suite à la recommandation de la Table conjointe GI-TI énoncée comme suit : Accroître les sommes dont les organismes bénévoles et communautaires disposeront pour investir dans la technologie en établissant un dialogue avec les bailleurs de fonds du secteur, afin de les inciter à modifier leurs politiques et leurs méthodes de financement pour englober les investissements dans la technologie.

L'objectif visé est de modifier les politiques et les méthodes de financement des bailleurs de fonds qui, directement ou indirectement, empêchent ou compliquent le versement aux organismes bénévoles et communautaires de fonds pour la technologie (notamment pour le matériel, les logiciels, le branchement à Internet, les mises à niveau et la formation) ou qui en sous-estiment l'importance.

L'équipe de mise en oeuvre organisera et soutiendra une campagne de sensibilisation devant favoriser la modification des politiques des bailleurs de fonds par l'utilisation du Code de bonnes pratiques de financement ainsi que par des analyses de rentabilisation produites par la Table conjointe GI-TI. Ces analyses, dont elle se servira pour faciliter le dialogue avec les bailleurs de fonds, sont les suivantes :

1. analyse de rentabilisation qui prouve, pour les bailleurs de fonds, la valeur de l'investissement dans la capacité technologique des organismes bénévoles et communautaires;
   
   
2. analyse de rentabilisation que les organismes bénévoles et communautaires peuvent utiliser pour appuyer leurs demandes de fonds à investir dans la technologie.
   
   

L'équipe de mise en oeuvre doit être un organisme du secteur bénévole et communautaire canadien qui jouit d'une grande crédibilité dans le secteur et qui possède une excellente connaissance des bailleurs de fonds au Canada.

Cette équipe doit être capable d'offrir des services dans les deux langues officielles.

La proposition retenue donnera lieu à la conclusion d'une entente de contribution entre Industrie Canada et l'organisme choisi. L'équipe de mise en oeuvre devra travailler de concert avec le Secrétariat de la GI-TI à la coordination des activités et à la surveillance du projet.

L'annexe 1 fournit des renseignements généraux sur l'ISBC et la Table conjointe GI-TI.

DEFINITION DU PROJET :

Ce projet a pour mission d'accroître les sommes dont les organismes bénévoles et communautaires disposeront pour investir dans la technologie en établissant un dialogue avec les bailleurs de fonds du secteur afin de les inciter à modifier leurs politiques et leurs méthodes de financement pour englober les investissements dans la technologie.

Portée : Bailleurs de fonds :

• Entrer en contact avec au moins 50 bailleurs de fonds

Durée : Au plus 18 mois

Selon la Table conjointe GI-TI, la version préliminaire du projet devrait comprendre les tâches suivantes, auxquelles les soumissionnaires pourraient totuefois apporter des modifications :

• finaliser les analyses de rentabilisation en vue d'une discussion avec les bailleurs de fonds;
• identifier au moins 50 bailleurs de fonds importants dont les politiques doivent être modifiées;
• identifier les personnes clés de chacun de ces organismes;
• identifier des chefs de file du secteur bénévole et communautaire à qui l'on peut confier la tâche de s'adresser à ces personnes clés;
• faire des appels, tenir des discussions, assurer un suivi pour déterminer si des changements ont été apportés;
• organiser un forum des intervenants clés ou la présentation d'exposés dans le cadre d'ateliers, d'assemblées annuelles ou d'autres rencontres afin de faire savoir ce que vise la modification des méthodes de financement de la GI-TI;
• diffuser l'analyse de rentabilisation à l'intention des organismes bénévoles et communautaires pour qu'ils l'utilisent dans leurs interventions auprès de leur conseil d'administration, leur personnel cadre et leurs bénévoles;
• inciter les organismes bénévoles et communautaires à ajouter leurs besoins en GI-TI à ceux sur lesquels portent leurs demandes de financement;
• promouvoir le centre électronique d'échange de bonnes pratiques et de documents de soutien auprès des bailleurs de fonds et des organismes bénévoles et communautaires.

2. RÉSULTATS VISÉS

Pour remplir la mission de ce projet, il faut atteindre les résultats énoncés ci-dessous. La Table conjointe GI-TI a fourni un plan préliminaire du projet afin de préciser certains des résultats que doivent produire les soumissionnaires. On encourage fortement ceux-ci à réviser ou à détailler ce plan et à y ajouter des commentaires et des idées qui pourraient faciliter la réalisation de la mission sous-jacente à cette DP.

1. Examiner les documents existants sur le sujet signalés par le Secrétariat de la GI-TI.
   
   
2. Rencontrer le personnel du Secrétariat de la GI-TI et le coprésident du Groupe consultatif sur la GI-TI représentant le secteur bénévole et communautaire pour bien comprendre les besoins et, s'il y a lieu, communiquer avec le Secrétariat au cours du projet.
   
   
3. Fournir une stratégie de communication et des documents de soutien visant les bailleurs de fonds.
   • Finaliser l'analyse de rentabilisation prouvant la valeur, pour les bailleurs de fonds, de l'investissement dans la capacité technologique des organismes bénévoles et communautaires; joindre, comme exemples, des études de cas déjà produites par le Secrétariat de la GI-TI;
   • Finaliser l'analyse de rentabilisation que les organismes bénévoles et communautaires peuvent utiliser pour appuyer leurs demandes d'investissements en technologie; joindre, comme exemples, des études de cas déjà produites par le Secrétariat de la GI-TI;
   • Avant de procéder à la mise en oeuvre intégrale, mettre à l'essai les deux analyses de rentabilisation en les employant auprès de bailleurs de fonds, de chefs de file du secteur et de quelques organismes bénévoles et communautaires pour s'assurer qu'elles abordent des questions qui les concernent;
   • Finaliser un bref document d'information produit pour appuyer les deux analyses de rentabilisation;
   • Produire un plan de marketing et superviser la conception et la production de trousses de marketing qui renferment les documents susmentionnés à l'intention des bailleurs de fonds et des présentateurs;
   • Fournir la version finale des analyses de rentabilisation en format Word et PowerPoint de Microsoft;
   • Fournir au Secrétariat de la GI-TI une version électronique des documents, qui sera affichée sur le site Web de l'ISBC;
   • Assurer la distribution des trousses aux présentateurs et aux bailleurs de fonds ciblés.
   
   
   
4. Identifier les intervenants clés et les présentateurs et communiquer avec eux.
   • Identifier les bailleurs de fonds clés dont les politiques actuelles ne prévoient pas le financement de la GI-TI et en fournir la liste au Secrétariat de la GI-TI (au moins 50 bailleurs de fonds diversifiés, de partout au Canada); inclure une liste de personnes-ressources;
   • Communiquer avec les bailleurs de fonds clés identifiés pour organiser la tenue de réunions et, au besoin, produire des documents d'information en vue de ces réunions;
   • Identifier, recruter et orienter des chefs de file du secteur bénévole et communautaire qui seront chargés de mener la campagne pour faire modifier les politiques de financement des bailleurs de fonds;
   • Assurer une coordination avec le travail des autres volets de l'ISBC (par exemple le Groupe de travail sur le financement, le Secrétariat du Forum sur le secteur bénévole et communautaire) pour qu'une déclaration de poids sur le financement de la GI-TI y soit intégrée;
   • Assurer un suivi auprès des bailleurs de fonds pour déterminer si les méthodes de financement ont été modifiés ou pour aborder toute autre préoccupation.
   
   
   
5. Organiser un forum des intervenants clés en 2003 ou la présentation d'exposés dans le cadre d'ateliers, d'assemblées annuelles et d'autres rencontres.
   • Organiser un forum des intervenants clés qui aura pour but de faire connaître les objectifs de la modification des méthodes de financement, compte tenu du Code de bonnes pratiques de financement, ou organiser la présentation d'exposés dans le cadre d'ateliers, d'assemblées annuelles, de conférences et d'autres rencontres afin de souligner la nécessité du financement de la GI-TI;
   • Énoncer des objectifs et produire des documents d'information et de discussion pour le forum ou pour les divers exposés;
   • Produire des rapports présentant les commentaires formulés lors des différentes activités organisées.
   
   
   
6. Promotion auprès des organismes bénévoles et communautaires.
   • Diffuser l'analyse de rentabilisation que les organismes bénévoles et communautaires peuvent présenter à leur conseil d'administration, leur personnel cadre et leurs bénévoles.
   • Inciter les organismes bénévoles et communautaires à ajouter leurs besoins en GI-TI à ceux sur lesquels portent leurs demandes de financement et à décrire l'importance stratégique du financement de la GI-TI pour la prestation de leurs services.
   • Promouvoir le centre électronique de bonnes pratiques et de documents de soutien auprès des bailleurs de fonds et des organismes bénévoles et communautaires en se servant du site Web de l'ISBC et des listes d'adresses électroniques.

Exigences obligatoires

• Au besoin, effectuer les préparatifs nécessaires aux déplacements de quelques chefs de file choisis du secteur bénévole et communautaire, conformément à la Directive du Conseil du Trésor sur les voyages, et assurer le remboursement des dépenses.
• Faire traduire en français tous les documents produits pour ce travail.
• Produire des rapports d'étape trimestriels et un rapport final.

3. PROCESSUS ET CRITÈRES DE SÉLECTION

La DP procurera à Industrie Canada une liste d'organismes souhaitant agir à titre d'équipe de mise en oeuvre, selon la définition énoncée ci-dessus. Le Groupe consultatif sur la GI-TI évaluera les propositions et soumettra une recommandation à l'approbation d'Industrie Canada.

Industrie Canada conclura une entente de contribution avec l'organisme choisi. Cette entente précisera les résultats attendus, les échéances et le calendrier de paiement du travail à exécuter.

Ne seront considérés que les organismes bénévoles et communautaires qui connaissent bien le secteur et le milieu des bailleurs de fonds et qui jouissent de crédibilité dans le secteur.

Les groupes suivants ne sont pas admissibles :

• partis politiques et organismes engagés dans des activités politiques partisanes;
• lieux de culte (par opposition aux organismes de bienfaisance à vocation religieuse);
• particuliers et associations industrielles et commerciales (y compris les associations professionnelles).

4. CRITÈRES D'ÉVALUATION

Le Groupe consultatif sur la GI-TI évaluera chacune des propositions en fonction des renseignements requis, qui sont énoncés ci-dessous. Il étudiera la mesure dans laquelle on répond à chacun des critères et présentera des recommandations à Industrie Canada quant à la proposition à accepter.

Les propositions qui ne contiendront pas les renseignements requis ou qui seront reçues après la date limite seront rejetées.

Il est essentiel de fournir tous les renseignements requis. Les champs doivent tous être remplis, à défaut de quoi la proposition ne sera pas évaluée.

Les propositions doivent inclure :

1. Des renseignements descriptifs sur l'organisme.
2. Un document portant sur chacune des exigences cotées.
3. Le plan de travail et la méthode proposés pour exécuter le projet.

L'information peut être fournie sur des feuilles distinctes. Toutefois, les soumissionnaires sont priés de la présenter dans l'ordre indiqué.

A. RENSEIGNEMENTS DESCRIPTIFS

B. EXIGENCES COTÉES

Les organismes candidats doivent fournir les renseignements indiqués ci-dessous. Tous ces renseignements sont requis et doivent être présentés dans la proposition dans l'ordre indiqué

MODÈLE DE BUDGET DU PROGRAMME DE GI-TI

5. PROCÉDURE DE PAIEMENT

Industrie Canada pourrait financer la totalité du projet. Tous les versements consentis à l'organisme s'effectueront dans le cadre d'une entente de contribution. Les sommes seront versées après présentation par le bénéficiaire de demandes documentées de remboursement de frais admissibles raisonnables. Ces demandes de remboursement devront porter sur des périodes d'au moins un mois. Le bénéficiaire devra conserver pendant cinq ans les factures et les reçus obtenus pour le travail prévu par le contrat. Il devra classer ces documents par mois et les remettre à tout vérificateur désigné par le gouvernement fédéral.

Les demandes de remboursement devront indiquer tous les coûts auxquels elles se rapportent et être accompagnées d'un bref rapport sur le travail effectué justifiant ces coûts ainsi que de pièces justificatives acceptables pour le Ministre. Elles devront être certifiées par un représentant du bénéficiaire ou par toute autre personne que le Ministre juge acceptable.

Le Ministre pourra effectuer des paiements anticipés au titre des contributions si ces paiements sont essentiels à la réussite du projet. Les paiements anticipés seront effectués conformément aux directives du Conseil du Trésor.

6. ADMINISTRATION

Industrie Canada est le ministère responsable du Programme de GI-TI pour l'Initiative sur le secteur bénévole et communautaire. Il administrera l'entente de contribution conclue avec l'équipe de mise en oeuvre. Cette entente devra respecter les lois et règlements fédéraux, notamment la Loi sur la gestion des finances publiques.

Au besoin, l'équipe de mise en oeuvre pourra donner du travail en sous-traitance à des équipes de marketing et de communication. Industrie Canada ne conclura d'entente de contribution qu'avec l'équipe de mise en oeuvre. Il tiendra cet organisme responsable de toute activité qu'elle aura confiée à des tiers.

7. PROTECTION DE L'INFORMATION

Les renseignements personnels qui seront fournis dans la proposition d'un candidat en vue de la conclusion d'une entente de contribution seront protégés en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Cependant, le nombre d'employés, les objectifs, les activités et les données financières de tout organisme retenu ne constitueront pas des renseignements protégés aux termes de cette loi. Ces renseignements pourraient être fournis à toute personne qui en ferait la demande en vertu de la Loi sur l'accès à l'information.

8. PROPRIÉTÉ INTELLECTUELLE

Le candidat retenu doit être disposé à partager la propriété intellectuelle du projet avec Industrie Canada. (En d'autres termes, le titulaire du contrat sera propriétaire du droit d'auteur, mais le gouvernement du Canada possédera un permis de reproduction et de diffusion du produit. Industrie Canada conservera l'accès total et permanent au produit, mais non pas son utilisation exclusive. En outre, le titulaire du contrat ne pourra modifier ni l'orientation ni les objectifs du produit et ne pourra pas vendre le produit sans l'autorisation d'Industrie Canada).

9. DATE LIMITE DE PRÉSENTATION DES PROPOSITIONS

Les propositions seront acceptées jusqu'au 25 avril 2003.
La partie des propositions transmise par courrier électronique doit être reçue au plus tard le 25 avril 2003 à minuit.
La partie des propositions expédiée par la poste ou par messagerie doit avoir été oblitérée au plus tard le 25 avril 2003.

10. PRÉSENTATION DES PROPOSITIONS

Les copies papier des propositions (accompagnées des annexes requises (états financiers, copie des documents d'enregistrement ou de constitution en personne morale et autres documents pertinents)) doivent être envoyées à :

Personne-ressource : Bernard Chabot, gestionnaire
Industrie Canada, Secrétariat de la GI-TI
365, avenue Laurier Ouest, 2e étage, Ottawa (Ontario) K1A 0C8

Les sections A et B des propositions doivent être expédiées par courrier électronique. Les annexes (c'est-à-dire les copies des documents d'enregistrement ou de constitution en personne morale) doivent être envoyées à l'adresse postale ci-dessus. Les versions électroniques des propositions doivent être transmises en format PDF, Microsoft Word ou WordPerfect à l'adresse IMIT@ic.gc.ca.

Pour toute question, veuillez composer le (613) 990-7233.

ANNEXE 1: RENSEIGNEMENTS GÉNÉRAUX

L'Initiative sur le secteur bénévole et communautaire (ISBC) est une opération conjointe entreprise par le secteur bénévole et communautaire et le gouvernement du Canada. Il s'agit d'une occasion exceptionnelle de mettre en valeur le secteur bénévole et communautaire, qui, au même titre que les secteurs public et privé, forme l'un des piliers de la société canadienne.

Les objectifs à long terme de l'ISBC sont de renforcer la capacité du secteur bénévole et communautaire de relever les défis de l'avenir ainsi que d'améliorer les relations entre le secteur et le gouvernement fédéral et la capacité de ces derniers de servir les Canadiens.

En juin 2002, la Table conjointe GI-TI a achevé la détermination des façons de renforcer la capacité du secteur bénévole et communautaire par l'application de la gestion de l'information et de la technologie de l'information. Elle a présenté au ministre de l'Industrie et au Comité de coordination conjoint de l'ISBC un rapport énonçant des recommandations sur le programme. Le Secrétariat de la GI-TI, à Industrie Canada, est chargé de la gestion de ce programme, sa mise en oeuvre étant assurée conjointement avec le secteur bénévole et communautaire.

La stratégie de la Table conjointe GI-TI porte sur cinq grandes recommandations :

1. Campagne ciblant les bailleurs de fonds : Campagne destinée à inciter les bailleurs de fonds à modifier leurs politiques et leurs procédures de façon à permettre des investissements dans la GI-TI.
   
   
2. Accès à la planification en matière de TI, à du matériel et à des logiciels, à de la formation et à du soutien technique : Moyen pour les organismes bénévoles et communautaires d'avoir accès en permanence à des services de planification en matière de TI et à des conseils spécialisés, à du matériel et des logiciels à jour, à de la formation et à du soutien technique.
   
   
3. Site Web/portail du secteur bénévole et communautaire : Ressource en ligne pour l'échange de renseignements et de pratiques exemplaires reliant les organismes bénévoles et communautaires et les bailleurs de fonds.
   
   
4. Service de financement interactif : Service de financement interactif fondé sur le Web destiné aux bailleurs de fonds et aux organismes à la recherche de financement.
   
   
5. Campagne de sensibilisation : Campagne visant à accroître le degré de sensibilisation aux avantages de l'adoption et de l'utilisation efficace des technologies.
   
   

La présente demande de propositions porte sur la recommandation no 1.

Dans son rapport, la Table conjointe GI-TI a formulé la recommandation suivante relativement à un besoin du secteur bénévole et communautaire :

Accroître les sommes dont les organismes bénévoles et communautaires disposeront pour investir dans la technologie en établissant un dialogue avec les bailleurs de fonds du secteur, afin de les inciter à modifier leurs politiques et leurs méthodes de financement pour englober les investissements dans la technologie.

Pour donner suite à cette recommandation, Industrie Canada est à la recherche d'une équipe qui sera chargée de mettre en oeuvre et d'exécuter la stratégie visant à modifier les méthodes de financement de la GI-TI dans le secteur bénévole et communautaire.

La stratégie vise à aider les organismes bénévoles et communautaires à utiliser la technologie afin de trouver des façons plus efficaces de mener les activités essentielles à la réalisation de leur mission. Elle est aussi destinée à aider l'ensemble du secteur à mieux jouer son rôle de pilier de la société canadienne avec les secteurs public et privé. Il est possible d'obtenir de plus amples renseignements sur cette stratégie sur le site Web de l'ISBC (www.vsi-isbc.ca).