Demande de lettres d'intention : Réseau de formation et de soutien en gestion de l'information et technologie de l'information (GI-TI) pour le secteur bénévole et communautaire

1. RENSEIGNEMENTS GÉNÉRAUX

L'Initiative sur le secteur bénévole et communautaire (ISBC) est une opération conjointe entreprise par le secteur bénévole et communautaire et le gouvernement du Canada. Il s'agit d'une occasion exceptionnelle de mettre en valeur le secteur bénévole et communautaire, qui, au même titre que les secteurs public et privé, forme l'un des piliers de la société canadienne. L'ISBC comportait six tables conjointes, dont la Table conjointe sur la gestion de l'information et les technologies de l'information (GI-TI), et quatre groupes de travail. [L'annexe 1 fournit de plus amples renseignements sur l'ISBC et la Table conjointe GI-TI.]

En 2002, la Table conjointe GI-TI a achevé la détermination des façons de renforcer la capacité du secteur bénévole et communautaire par l'application de la gestion de l'information et de la technologie de l'information. Elle a signalé que le secteur bénévole et communautaire devait notamment avoir accès à une formation et à du soutien en matière de technologies. La recommandation 2 qui porte sur la question est énoncée en partie comme suit :

* Aider les organismes bénévoles et communautaires à utiliser la technologie avec plus d'efficience et d'efficacité en reliant les réseaux communautaires existants, en établissant un point central d'accès à ces réseaux...

Pour répondre à ce besoin, le Secrétariat de la GI-TI sollicite la présentation de lettres d'intention.

2. RÉSUMÉ DU PROJET

Par la présente demande de lettres d'intention, le Secrétariat de la GI-TI de l'Initiative sur le secteur bénévole et communautaire souhaite identifier les organismes disposés à établir un réseau pan canadien de formation et de soutien en GI-TI destiné aux organismes bénévoles et communautaires du Canada. Les lettres d'intention sont censées décrire l'intérêt d'un organisme à participer à ce projet et à faire partie d'un réseau de formation et de soutien en GI-TI pour une région du Canada.

Cette demande de lettres d'intention vise à permettre l'identification d'organismes qui :

1. fournissent déjà des services de formation et de soutien en GI-TI aux organismes bénévoles et communautaires d'une région, selon le principe de la récupération des coûts, notamment les services d'un centre de dépannage ou de soutien technique par téléphone, des services sur place, de la formation en ligne ou d'autres services d'information, ou des ateliers;
   
   
2. sont disposés à travailler en collaboration avec d'autres organismes pour créer un réseau pan canadien afin de faciliter l'accès des organismes bénévoles et communautaires à de la formation et à du soutien en GI-TI ou pour participer à un tel réseau;
   
   
3. sont actuellement viables et ont une approche d'autofinancement des services offerts pour maintenir leur nouveau réseau sans obtenir de financement du gouvernement fédéral;
   
   
4. fournissent des services dans une région géographique particulière et dans au moins trois domaines d'activité du secteur bénévole et communautaire, p. ex. les suivants : arts et culture, environnement, religion, santé, développement international, justice, services sociaux, sports et loisirs.
   
   

Le Groupe consultatif sur la GI-TI évaluera les lettres d'intention reçues. Ce groupe se compose de membres du secteur bénévole et communautaire ainsi que de représentants du gouvernement. À l'issue de l'évaluation, il formulera des recommandations à Industrie Canada. Les auteurs des lettres d'intention retenues seront convoqués à une réunion avec Industrie Canada, le Groupe consultatif sur la GI-TI et les parties choisies.

Cette réunion sera destinée à déterminer, de concert avec les organismes choisis, la façon d'établir le réseau pan canadien de formation et de soutien en GI-TI. Elle servira également à clarifier les questions suivantes : variation dans la prestation des services de formation et de soutien technique; façon de créer des similitudes; étendue de la formation fournie; manière de créer les éléments manquants; fonctionnement du réseau; meilleurs modèles opérationnels pour fournir du soutien; programme de formation de base obligatoire; meilleure façon d'assurer la prestation des services dans toutes les régions du Canada; prestation de services dans les deux langues officielles; ressources essentielles au fonctionnement; fonds de démarrage requis; façon d'assurer l'autofinancement et la viabilité du réseau. Le Secrétariat de la GI-TI paiera la totalité ou une partie des dépenses engagées pour cette réunion.

Le budget maximal de ce projet est de 1,5 million de dollars. Les organismes peuvent recevoir des fonds pour l'amélioration de leur système de prestation existant (et non pas pour la création d'un tel système) afin de permettre à un plus grand nombre d'organismes de collaborer pour servir la plupart des organismes bénévoles et communautaires du Canada.

Suite de la réunion susmentionnée, les organismes qui auront présenté une lettre d'intention et qui sont toujours intéressés à participer au projet du réseau pan canadien, devront soumettre une proposition (appel d'offre). Le Groupe consultatif sur la GI-TI évaluera les propositions et soumettra ses recommandations à Industrie Canada qui conclura une entente de contribution avec les organismes approuvés.

3. VISION CONCERNANT LE RÉSEAU

Les services de formation et de soutien en GI-TI existants pourraient être offerts à tous les organismes bénévoles et communautaires du Canada. Les organismes travaillant en collaboration avec des organismes partenaires pourraient fournir les services suivants :

A. Soutien

• Offrir un centre de dépannage ou des services téléphoniques pour faciliter le soutien en GI-TI.
• Aider les organismes bénévoles et communautaires de la région à acquérir du matériel et à mettre à niveau le matériel existant.
• Assurer des communications bilatérales de manière à permettre aux organismes bénévoles et communautaires de partager de l'information sur la technologie.

B. Formation

• Assurer de la formation et du soutien sur place lorsque c'est possible ou nécessaire.
• Collaborer à la création de documents de formation et de soutien pour aider les organismes bénévoles et communautaires à faire une planification éclairée et efficace en matière de GI-TI. Fournir en ligne des documents de formation et des ressources pertinentes.
• Offrir des ateliers sur la GI-TI adaptés à un large éventail d'organismes bénévoles et communautaires de la région.

C. Établissement du réseau

• Élargir le réseau des organismes bénévoles et communautaires recevant des services dans la région en faisant efficacement la promotion de ce réseau et de ses buts et objectifs.
• Recueillir et partager des renseignements sur la formation et le soutien en GI-TI pour les organismes bénévoles et communautaires de la région, notamment en ayant des calendriers des activités de formation en GI-TI, en recueillant et en partageant les descriptions des cours offerts, et en établissant des listes de personnes-ressources responsables de la formation et du soutien en GI-TI dans la région.
• Diffuser régulièrement des communications sur les activités régionales, les leçons apprises, les nouvelles ressources, les conseils d'expert, ainsi que d'autres communications pertinentes au moyen des listes d'adresses électroniques du secteur bénévole et communautaire pan canadien.

4. PROCESSUS ET CRITÈRES DE SÉLECTION

La demande de lettres d'intention procurera à Industrie Canada une liste d'organismes souhaitant établir un réseau pan canadien de formation et de soutien en GI-TI pour les organismes bénévoles et communautaires du Canada.

Le Groupe consultatif sur la GI-TI évaluera les lettres d'intention et soumettra ses recommandations à Industrie Canada.

Les organismes choisis seront convoqués à une réunion afin d'élaborer le réseau pan canadien de formation et de soutien en GI-TI. Suite à cette réunion, Industrie Canada finalisera une stratégie de mise en oeuvre et procédera à une demande de propositions (appel d'offres) pour choisir les organismes qui seront chargés de la mise en oeuvre du réseau. Les organismes qui auront présenté une lettre d'intention, et qui seront toujours intéressés à participer au projet du réseau pan canadien, devront soumettre une proposition (appel d'offre). Le Groupe consultatif sur la GI-TI évaluera les propositions et soumettra ses recommandations à Industrie Canada qui conclura une entente de contribution avec les organismes approuvés.

La désignation d'organisme responsable sera accordée en priorité à des organismes bénévoles et communautaires plutôt qu'à des organismes du secteur privé, en fonction de la portée, du volume, de la région, de la diversité des services fournis, de la clientèle, de la valeur du modèle de prestation et de la qualité de la formation. Les organismes du secteur privé pourraient étoffer leur lettre d'intention en s'associant à plusieurs organismes bénévoles et communautaires. Les candidats peuvent être des organismes bénévoles et communautaires uniques ou des consortiums. Les consortiums pourront inclure des organismes du secteur privé, mais les organismes responsables devront appartenir au secteur bénévole et communautaire.

5. CRITÈRES D'ÉVALUATION

Le Groupe consultatif sur la GI-TI évaluera chacune des lettres d'intention en fonction des renseignements requis, qui sont énoncés ci-dessous. Il présentera des recommandations à Industrie Canada quant aux lettres d'intention à accepter.

Les lettres d'intention qui ne contiendront pas les renseignements requis ou qui seront reçues après la date limite seront rejetées.

Il est essentiel de fournir tous les renseignements requis. Les champs doivent tous être remplis, à défaut de quoi la lettre d'intention ne sera pas évaluée.

Les lettres d'intention doivent inclure :

• Des renseignements descriptifs sur l'organisme responsable (voir la section A).
• Un document portant sur chacune des exigences (voir la section B).

Les soumissionnaires sont priés de présenter l'information dans l'ordre indiqué.

A. RENSEIGNEMENTS DESCRIPTIFS

1. Organisme responsable : nom officiel de l'organisme responsable
2. Adresses (adresse de voirie ou adresse postale)
3. Personnes-ressources
4. Numéros de téléphone
5. Numéros de télécopieur
6. Adresses électroniques
7. URL (s'il y a lieu)
8. Description de la mission de l'organisme
9. Numéro de société ou d'organisme de bienfaisance
10. Nombre d'années d'activité
11. Type d'organisme (indiquez tous ceux qui s'appliquent.)
    
    
12. 1. Sans but lucratif
       Indiquez les domaines d'activité : (p. ex. arts et culture, environnement, religion, santé, développement international, justice, services sociaux, sports et loisirs)
       
       
    2. À but lucratif
       Indiquez les domaines d'activité : (p. ex. fournisseur de services Internet, cabinet de consultants - précisez le champ d'activités)
       
       

B. ADMISSIBILITÉ

Les renseignements qui suivent aideront le Groupe consultatif sur la GI-TI à déterminer les organismes à inviter à la réunion.

1. Brève description des méthodes utilisées par les organismes pour fournir à la clientèle des services de formation et de soutien en GI-TI.
2. Liste détaillée des sujets traités, des documents de formation et des ateliers offerts ou autres preuves des services en GI-TI que votre organisme et ses partenaires fournissent déjà (précisez les rôles des diverses parties).
3. Superficie approximative et description du territoire sur lequel votre organisme offre des services et description du type d'organismes bénévoles et communautaires qui utilisent ces services (importance, domaines d'activité, etc.).
4. Brève description des partenariats (le cas échéant) que votre organisme a formés avec d'autres organismes ou avec des entreprises pour offrir des services à sa clientèle.
5. Coût réel de la prestation de services de formation et de soutien aux organismes bénévoles et communautaires par rapport à la structure du revenu annuel pour ce même élément.
6. Description du modèle de viabilité actuel de votre organisme.
7. Description de la méthode employée pour offrir des services dans les deux langues officielles.
8. Description de la méthode employée pour offrir des services en milieu rural, le cas échéant.
9. Description de la méthode employée pour offrir des services aux personnes ou aux organismes dont les membres ont des exigences particulières en matière d'accessibilité.

6. PROTECTION DE L'INFORMATION

Les renseignements personnels qui seront fournis dans les lettres d'intention seront protégés en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Cependant, le nombre d'employés, les objectifs, les activités et les données financières de tout organisme qui conclura une entente de contribution avec Industrie Canada ne constitueront pas des renseignements protégés aux termes de cette loi. Ces renseignements pourraient être fournis à toute personne qui en ferait la demande en vertu de la Loi sur l'accès à l'information.

7. DATE LIMITE DE PRÉSENTATION DES LETTRES D'INTENTION

Les lettres d'intention seront acceptées jusqu'au 25 avril 2003 à minuit.

8. PRÉSENTATION DES LETTRES D'INTENTION

Le Secrétariat de la GI-TI n'acceptera que les lettres d'intention en format PDF, Microsoft Word ou WordPerfect envoyées à l'adresse imit@ic.gc.ca.

Renseignements :

Bernard Chabot, gestionnaire
Secrétariat de la GI-TI, Industrie Canada
365, avenue Laurier Ouest, 2e étage, Ottawa (Ontario) K1A 0C8
ou chabot.bernard@ic.gc.ca

Pour toute question, veuillez composer le (613) 990-7233.

ANNEXE 1 : RENSEIGNEMENTS GÉNÉRAUX

L'Initiative sur le secteur bénévole et communautaire (ISBC) est une opération conjointe entreprise par le secteur bénévole et communautaire et le gouvernement du Canada. Il s'agit d'une occasion exceptionnelle de mettre en valeur le secteur bénévole et communautaire, qui, au même titre que les secteurs public et privé, forme l'un des piliers de la société canadienne.

Les objectifs à long terme de l'ISBC sont de renforcer la capacité du secteur bénévole et communautaire de relever les défis de l'avenir ainsi que d'améliorer les relations entre le secteur et le gouvernement fédéral et la capacité de ces derniers de servir les Canadiens.

En 2002, la Table conjointe GI-TI a achevé la détermination des façons de renforcer la capacité du secteur bénévole et communautaire par l'application de la gestion de l'information et de la technologie de l'information. Elle a présenté au ministre de l'Industrie et au Comité de coordination conjoint de l'ISBC un rapport énonçant des recommandations sur le programme. Le Secrétariat de la GI-TI, à Industrie Canada, est chargé de la gestion de ce programme, sa mise en oeuvre étant assurée conjointement avec le secteur bénévole et communautaire.

La stratégie de la Table conjointe GI-TI porte sur cinq grandes recommandations :

1. Campagne ciblant les bailleurs de fonds : Campagne destinée à inciter les bailleurs de fonds à modifier leurs politiques et leurs procédures de façon à permettre des investissements dans la GI-TI.
   
   
2. Accès à la planification en matière de TI, à du matériel et à des logiciels, à de la formation et à du soutien technique : Moyen pour les organismes bénévoles et communautaires d'avoir accès en permanence à des services de planification en matière de TI et à des conseils spécialisés, à du matériel et des logiciels à jour, à de la formation et à du soutien technique.
   
   
3. Site Web/portail du secteur bénévole et communautaire : Ressource en ligne pour l'échange de renseignements et de pratiques exemplaires reliant les organismes bénévoles et communautaires et les bailleurs de fonds.
   
   
4. Service de financement interactif : Service de financement interactif fondé sur le Web destiné aux bailleurs de fonds et aux organismes à la recherche de crédits.
   
   
5. Campagne de sensibilisation : Campagne visant à accroître le degré de sensibilisation aux avantages de l'adoption et de l'utilisation efficace des technologies.

La présente demande de lettres d'intention porte sur une partie de la recommandation no 2.

Dans son rapport, la Table conjointe GI-TI a indiqué que le secteur bénévole et communautaire devait notamment avoir accès à du soutien et de la formation en technologie. À ce sujet, elle a formulé la recommandation suivante :

Aider les organismes bénévoles et communautaires à utiliser la technologie avec plus d'efficience et d'efficacité en reliant les réseaux communautaires existants, en établissant un point central d'accès à ces réseaux...

Pour donner suite à cette recommandation, Industrie Canada est à la recherche d'organismes disposés à établir un réseau pan canadien de formation et de soutien en GI-TI destiné aux organismes bénévoles et communautaires.

La stratégie vise à aider les organismes bénévoles et communautaires à utiliser la technologie afin de trouver des façons plus efficaces de mener les activités essentielles à la réalisation de leur mission. Elle est aussi destinée à aider l'ensemble du secteur à mieux jouer son rôle de pilier de la société canadienne avec les secteur public et privé. Il est possible d'obtenir de plus amples renseignements sur cette stratégie sur le site Web de l'ISBC (www.vsi-isbc.ca).