Demande de possibilités de financement (DPF) : Réseau de formation et de soutien en gestion de l'information et technologie de l'information (GI-TI) pour le secteur bénévole et communautaire

1. RENSEIGNEMENTS SUR LE PROJET

L’Initiative sur le secteur bénévole et communautaire (ISBC) est une opération conjointe entreprise par le secteur bénévole et communautaire et le gouvernement du Canada. Il s’agit d’une occasion exceptionnelle de mettre en valeur le secteur bénévole et communautaire, qui, au même titre que les secteurs public et privé, forme l’un des piliers de la société canadienne. L’ISBC comportait six tables conjointes, dont la Table conjointe sur la gestion de l’information et les technologies de l’information (GI-TI), et quatre groupes de travail. [L’annexe 1 fournit de plus amples renseignements sur l’ISBC et la Table conjointe GI-TI.]

En 2002, la Table conjointe GI-TI a achevé la détermination des façons de renforcer la capacité du secteur bénévole et communautaire par l’application de la gestion de l’information et de la technologie de l’information. Dans son rapport, elle a signalé que le secteur bénévole et communautaire devait notamment avoir accès à une formation et à du soutien en matière de technologies. La recommandation no 2, qui porte sur la question, est énoncée en partie comme suit :

Par la présente demande de possibilités de financement (DPF), le Secrétariat de la GI-TI de l’Initiative sur le secteur bénévole et communautaire cherche à établir un réseau national de formation et de soutien technique en GI-TI destiné aux organismes bénévoles et communautaires du Canada. Les propositions sont censées décrire l’intérêt d’un organisme à participer à ce projet et à faire partie d’une équipe régionale de mise en oeuvre du réseau de formation et de soutien technique en GI-TI.

Il est important que les candidats s’assurent de répondre aux critères d’admissibilité de la présente DPF.

Les propositions approuvées donneront lieu à la conclusion d’une entente de contribution entre Industrie Canada et les parties choisies.

Durée du projet : septembre 2003 à février 2005.

L’annexe 1 fournit de plus amples renseignements sur l’ISBC et la Table conjointe GI-TI.

2. DESCRIPTION DU PROJET

L’établissement du réseau de formation et de soutien technique en GI-TI passera par la sélection d’équipes régionales de mise en oeuvre qui :

1. fournissent déjà, selon le principe de la récupération des coûts, des services de formation et de soutien technique en GI-TI aux organismes bénévoles et communautaires d’une région donnée, notamment des services de dépannage ou de soutien technique par téléphone, des services sur place, de la formation en ligne ou d’autres services d’information, ou des ateliers;
   
   
2. peuvent créer un réseau d’organismes à but lucratif ou sans but lucratif qui fournissent des services de formation et de soutien technique en GI-TI à des organismes bénévoles et communautaires situés dans une vaste région du Canada et qui ont la volonté et la capacité d’élargir ces services à d’autres organismes bénévoles et communautaires de cette région;
   
   
3. assurent la diversité des services et la participation du réseau dans au moins trois des sous-secteurs suivants :
   
   
   • Arts et culture
     
   • Environnement
     
   • Religion
     
   • Santé
     
   • Développement international
     
   • Justice
     
   • Services sociaux
     
   • Sports et loisirs;
     
     
4. sont actuellement viables et ont adopté une démarche commerciale pour maintenir le réseau régional lorsque le financement du gouvernement fédéral aura pris fin.

Le Groupe consultatif sur la GI-TI et le Secrétariat de la GI-TI privilégieront les consortiums cherchant à assurer une représentation régionale, à l’ensemble du secteur bénévole et communautaire.

PRINCIPES DIRECTEURS

L’ISBC souhaite ardemment que les organismes travaillent en collaboration pour le bien de l’ensemble du secteur. Certains des principes devant orienter le travail sont énoncés ci-dessous.

Transparence et responsabilité

Les organismes qui effectuent du travail dans le cadre de l’ISBC sont responsables devant le secteur bénévole et communautaire, et le travail réalisé doit profiter à l’ensemble du secteur. Ils doivent être disposés à offrir des services visant le soutien et l’amélioration de l’ensemble du secteur. L’un des objectifs de l’ISBC est de favoriser le réseautage entre les organismes bénévoles et communautaires et de constituer des réseaux d’échange de pratiques. On s’attend à ce que les équipes de mise en oeuvre se servent de partenariats et de services d’approche pour mener cette activité de base. Il est fortement recommandé de constituer un conseil d’administration dont les membres viennent du secteur bénévole et communautaire (s’il n’existe pas déjà) pour assurer l’orientation du travail des équipes de mise en oeuvre ou de recourir à d’autres mesures semblables favorisant la participation du secteur.

On s’attend à ce que les équipes de mise en oeuvre travaillent en étroite collaboration avec le Secrétariat de la GI-TI, le Groupe consultatif sur la GI-TI et d’autres intervenants du secteur bénévole et communautaire, lorsque c’est indiqué. En ce qui concerne les questions de fond liées à l’accès, à la viabilité, à la gouvernance et aux dossiers juridiques, il faut consulter le Groupe consultatif sur la GI-TI.

Viabilité

Les services de formation sont censés être accessibles et abordables pour tous les membres du secteur. On demande aux équipes de mise en oeuvre de bien réfléchir à la façon dont elles assureront la prestation de ces services après que le financement du gouvernement fédéral aura pris fin et aux types de services à valeur ajoutée pouvant être établis.

Langues de service et accessibilité

Les services doivent refléter la diversité régionale et linguistique et la variété de la clientèle du secteur bénévole et communautaire. Les
organismes doivent être en mesure de fournir des services dans les deux langues officielles et d’utiliser des normes d’accessibilité au Web.

3. RÉSULTATS VISÉS

Les résultats visés permettront de répondre aux deux objectifs généraux suivants :

1. Offrir les services de formation et de soutien technique en GI-TI existants aux organismes bénévoles et communautaires d’une région plus vaste.

2. Collaborer avec d’autres équipes de mise en oeuvre offrant des services semblables dans leurs régions respectives afin d’établir un réseau national de formation et de soutien technique en GI-TI.

Pour atteindre ces objectifs, les équipes de mise en oeuvre devront :

1. Élargir le réseau des organismes bénévoles et communautaires recevant des services dans leur région en faisant efficacement la promotion de ce réseau et de ses buts et objectifs.

2. Recueillir et partager des renseignements sur la formation et le soutien technique en GI-TI pour les organismes bénévoles et communautaires de leur région, notamment en produisant des calendriers des activités de formation en GI-TI, en recueillant et en partageant les descriptions des cours offerts, et en établissant des listes de personnes-ressources responsables de la formation et du soutien technique en GI-TI dans la région.

3. Diffuser régulièrement des communications sur les activités régionales, les leçons apprises, les nouvelles ressources, les conseils d'expert, ainsi que d'autres communications pertinentes au moyen des listes d'adresses électroniques portant sur la totalité du secteur bénévole et communautaire du Canada.

4. Produire des mises à jour mensuelles et rapports d'étape trimestriels sur les activités de soutien de la GI-TI, conformément à l'entente de contribution.

5. Fournir des renseignements sur les services de formation et de soutien technique en GI-TI au portail du secteur bénévole et communautaire, conformément aux modèles fournis.

6. Collaborer à l'établissement d'un modèle et de services adaptés à un réseau de formation national. Pour ce faire, on tiendra un forum réunissant les représentants des équipes de mise en oeuvre, le Groupe consultatif sur la GI-TI, le Secrétariat de la GI-TI et d'autres spécialistes, qui seront chargés de déterminer :

• le mode de fonctionnement du réseau;
• les meilleurs modèles opérationnels pour fournir du soutien technique;
  
• le programme de formation de base qui devrait être obligatoire;
  
• la meilleure façon d’assurer la prestation des services dans toutes les régions du Canada ;
  
• ce qui peut être accompli avec les fonds disponibles;
  
• la façon d’assurer l’autofinancement et la viabilité du réseau.

Les résultats visés qui seront précisés par ce forum pourraient être, entre autres, les suivants :

• Collaboration à l’élaboration d’un programme de formation et de documents de soutien pour aider les organismes bénévoles et communautaires à faire une planification réfléchie et efficace en matière de GI-TI (p. ex., en ce qui concerne l’évaluation des besoins en matière de GI-TI, la planification et la budgétisation pour l’adoption et le maintien de nouvelles technologies, l’acquisition et la mise à niveau des technologies, la formation et la gestion, le personnel et les conseils d’administration).
  
• Prestation de services d’assistance téléphonique de nature technique à la grandeur du pays.
  
• Apport d’information sur la GI-TI au portail national à l’intention du secteur bénévole et communautaire.
  
• Élaboration d’une trousse d’outils techniques ou d’une plate-forme commune en TI pour le secteur bénévole et communautaire (p. ex., une base de données sur les documents de formation).
  
• Partenariat avec des entreprises de GI-TI visant à offrir au secteur bénévole et communautaire un soutien et des services privilégiés en GI-TI.

Le Secrétariat de la GI-TI paiera les dépenses associées à la tenue de ce forum.

4. CRITÈRES D'ADMISSIBILITÉ

Toute partie intéressée, qu’il s’agisse d’un organisme ou d’un consortium :

1. Doit être une organisation canadienne sans but lucratif. Dans le cas d'un consortium, l'organisme responsable doit être un organisme canadien sans but lucratif. Les organisations commerciales qui souhaitent participer au projet peuvent le faire dans le cadre d'un consortium avec le secteur bénévole et communautaire.

2. Doit pouvoir montrer qu'elle bénéficie de crédibilité et qu'elle joue un rôle de chef de file dans le secteur bénévole et communautaire du Canada.

3. Doit avoir la volonté ou la capacité de travailler en collaboration avec d'autres organismes bénévoles et communautaires et avec les responsables de projets de l'ISBC.

4. Doit produire un budget détaillé indiquant les coûts estimatifs (délivrance de permis, amélioration) de l'exécution du projet.

5. L'organisme responsable doit prouver qu'il est solvable. Il doit démontrer qu'il peut recevoir et gérer des fonds publics ainsi qu'en rendre compte. Il doit aussi montrer qu'il a la capacité d'assurer la prestation du service. Veuillez annexer les documents financiers appropriés.

6. Les équipes de mise en oeuvre doivent être disposées à reconnaître explicitement la contribution au travail du gouvernement du Canada et de l’Initiative sur le secteur bénévole et communautaire.

7. Les équipes de mise en oeuvre doivent prouver qu’elles offrent, de concert avec leurs partenaires, les services de formation et de soutien technique en GI-TI suivants :

1. Centre de dépannage ou services téléphoniques visant à faciliter le soutien en GI-TI.
2. Aide pour que les organismes bénévoles et communautaires de la région puissent acquérir du matériel et mettre à niveau le matériel existant.
3. Communications bilatérales destinées à permettre aux organismes bénévoles et communautaires de partager de l’information sur la technologie.
4. Formation et soutien sur place, lorsque c’est possible ou nécessaire.
5. Documents de formation et ressources pertinentes en ligne.
6. Ateliers sur la GI-TI adaptés à un large éventail d’organismes bénévoles et communautaires de la région.

5. CRITÈRES D'ÉVALUATION

La DPF vise à identifier les équipes de mise en oeuvre, selon la définition énoncée plus haut. Le Groupe consultatif sur la GI-TI évaluera les propositions en fonction des renseignements fournis ci-dessous et en tenant compte de la qualité de la réponse à chacun des critères. Il présentera des recommandations à Industrie Canada. La décision finale sera faite par Industrie Canada.

Industrie Canada conclura une entente de contribution avec l’organisme choisi. Cette entente de contribution précisera les résultats visés et le calendrier de paiement pour la participation à l’établissement du réseau.

La désignation d’organisme responsable sera accordée en priorité à des organismes bénévoles et communautaires plutôt qu’à des organismes du secteur privé, en fonction de la portée, du volume, de la région, de la diversité des services fournis, de la clientèle, de la valeur du modèle de prestation et de la qualité de la formation. Les organismes du secteur privé pourraient étoffer leur proposition en s’associant à plusieurs organismes bénévoles et communautaires.

Les propositions qui ne contiendront pas tous les renseignements requis ou qui seront reçues après la date limite seront rejetées.

Il est essentiel de fournir tous les renseignements requis. Les champs doivent tous être remplis, à défaut de quoi la proposition ne sera pas évaluée.

Les renseignements peuvent être fournis sur des feuilles distinctes. Toutefois, on demande aux auteurs des propositions de suivre l’ordre indiqué.

Les propositions doivent inclure :

1. Les renseignements descriptifs sur l’organisme indiqués aux sections A et B ci-dessous.
2. Un document portant sur les exigences cotées énumérées dans la section C ci-dessous.
3. Le budget du projet, conformément au modèle fourni à la section D ci-dessous.
   

A. RENSEIGNEMENTS DESCRIPTIFS : organisme responsable

Les renseignements ci-dessous sont tous requis et doivent être présentés dans l'ordre indiqué.

1. Nom officiel de l’organisme.
   
2. Adresses (adresse de voirie et/ou adresse postale).
   
3. Personnes-ressources.
   
4. Numéros de téléphone.
   
5. Numéros de télécopieur.
   
6. Adresses électroniques.
   
7. URL.
   
8. Description de la mission de l’organisme. (Au besoin, annexez des brochures ou dépliants ou les documents pertinents.)
   
9. Numéro de société (requis) et numéro d’organisme de bienfaisance (si disponible). Il faut fournir la preuve qu’il s’agit d’une personne morale en activité depuis au moins deux ans. Une copie de la charte doit être annexée à la proposition.
   
10. Nombre d’années d’activité.
    
11. Données financières. (Les organismes responsables doivent prouver qu’ils sont solvables. Ils doivent démontrer qu’ils peuvent recevoir et gérer des fonds publics ainsi qu’en rendre compte. Ils doivent aussi montrer qu’ils ont la capacité de mener le projet à terme. Veuillez annexer les documents financiers appropriés.)
    
12. Types d’organismes. (Veuillez indiquer tous ceux qui s’appliquent, ainsi que la diversité des services et la participation au réseau (p. ex., la réunion de trois partenaires peut représenter trois sous-secteurs de service ou plus.)
    

B. RENSEIGNEMENTS DESCRIPTIFS : organismes partenaires

Les renseignements ci-dessous sont requis pour chacun des organismes partenaires et doivent être présentés dans l'ordre indiqué.

1. Nom officiel de l’organisme.
   
2. Adresses (adresse de voirie et/ou adresse postale).
   
3. Personnes-ressources.
   
4. Numéros de téléphone.
   
5. Numéros de télécopieur.
   
6. Adresses électroniques.
   
7. URL.
   
8. Description de la mission de l’organisme. (S’il y a lieu, annexez les documents pertinents).
   
9. Preuve de l’identité juridique. (Numéro de société dans le cas des organismes à but lucratif ou numéro d’organisme de bienfaisance dans le cas des organismes sans but lucratif).
   

C. EXIGENCES COTÉES

Tous les renseignements demandés ci-dessous doivent être présentés par l'organisme responsable dans l'ordre indiqué. Le Groupe consultatif sur la GI-TI évaluera les propositions en fonction des éléments suivants :

1. Démontrez que votre organisme a de l’expérience dans la prestation de services de formation et de soutien en GI-TI aux organismes bénévoles et communautaires.
   
   
2. Présentez une description détaillée des méthodes dont se sert votre organisme pour fournir des services de formation et de soutien en GI-TI à la clientèle. À l’appui, fournissez une liste détaillée des sujets traités, des ateliers, des documents de formation ou toute autre preuve que votre organisme et ses partenaires se sont engagés à soutenir la GI-TI.
   
   
3. Fournissez une description détaillée de la stratégie que vous proposez pour mettre en oeuvre et exécuter cette initiative dans votre région. Expliquez comment votre organisme, en collaboration avec ses partenaires, élargira la prestation des services de formation et de soutien technique en GI-TI au secteur bénévole et communautaire de votre région. Veuillez fournir un plan de travail et un calendrier détaillés se rapportant à cette stratégie.
   
   
4. Fournissez une brève description des partenariats établis avec d’autres organismes ou avec des entreprises, y compris de leurs contributions au projet (en espèces ou en nature, le cas échéant), et indiquez leur rôle et leurs responsabilités dans le cadre du projet.
   
   
5. Fournissez un budget qui porte sur une période de 18 mois et renferme une estimation des coûts associés à la prestation, par les organismes du réseau, des services de formation et de soutien technique en GI –TI aux organismes bénévoles et communautaires. Présentez ce budget au moyen du modèle fourni (section D).
   
   
6. Décrivez de quelle façon votre organisme compte maintenir le réseau lorsque le financement du gouvernement fédéral aura pris fin.
   
   
7. Décrivez de quelle façon votre organisme compte offrir des services dans les deux langues officielles.
   
   
8. Décrivez de quelle façon votre organisme compte offrir des services en milieu rural.
   

D. MODÈLE DE BUDGET DU PROJET

6. PROCÉDURE DE PAIEMENT

Industrie Canada pourrait financer la totalité du projet. Tous les versements consentis à l’organisme s’effectueront dans le cadre d’une entente de contribution. Les sommes seront versées après présentation par le bénéficiaire de demandes documentées de remboursement de frais admissibles raisonnables. Ces demandes de remboursement devront porter sur des périodes d’au moins un mois.

Les demandes de remboursement devront indiquer tous les coûts auxquels elles se rapportent et être accompagnées d’un bref rapport sur le travail effectué justifiant ces coûts ainsi que de pièces justificatives acceptables pour le Ministre. Elles devront être certifiées par un représentant du bénéficiaire ou par toute autre personne que le Ministre juge acceptable. La remise des rapports devra être effectuée à tous les trois mois, dans un format sur lequel les partis se seront entendus.

Le Ministre pourra effectuer des paiements anticipés au titre des contributions si ces paiements sont essentiels à la réussite du projet. Les paiements anticipés seront effectués conformément aux directives du Conseil du Trésor.

7. ADMINISTRATION

Industrie Canada est le ministère responsable du Programme de GI-TI de l’Initiative sur le secteur bénévole et communautaire. Il administrera l’entente de contribution conclue avec l’équipe de mise en oeuvre. Cette entente devra respecter les lois et règlements fédéraux, notamment la Loi sur la gestion des finances publiques.

Au besoin, l’équipe de mise en oeuvre pourra donner du travail en sous-traitance. Industrie Canada ne conclura d’entente de contribution qu’avec l’équipe de mise en oeuvre. Il tiendra cet organisme responsable de toute activité qu’il aura confiée à des tiers.

8. PROTECTION DE L'INFORMATION

Les renseignements personnels qui seront fournis dans la proposition d'un candidat en vue de la conclusion d'une entente de contribution seront protégés en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Cependant, le nombre d'employés, les objectifs, les activités et les données financières de tout organisme retenu ne constitueront pas des renseignements protégés aux termes de cette loi. Ces renseignements pourraient être fournis à toute personne qui en ferait la demande en vertu de la Loi sur l'accès à l'information.

9. PROPRIÉTÉ INTELLECTUELLE

L'équipe de mise en oeuvre conservera la propriété intellectuelle des produits issus du projet. Industrie Canada réserve les droits de reproduction pour tout matériel développé avec les fonds du gouvernement fédéral dans ce projet.

10. DATE LIMITE DE PRÉSENTATION DES PROPOSITIONS

Les propositions seront acceptées jusqu’au 29 août 2003 à minuit.

Les propositions transmises par la poste ou par messagerie doivent avoir été oblitérées au plus tard le 29 août 2003.

11. PRÉSENTATION DES PROPOSITIONS

Personne-ressource : Bernard Chabot, gestionnaire
Industrie Canada, Secrétariat de la GI-TI
365, avenue Laurier Ouest, 2e étage, Ottawa (Ontario) K1A 0C8

Les sections A, B et C des propositions doivent être expédiées par courrier électronique. Les annexes (c’est-à-dire les copies des documents d’enregistrement ou de constitution en personne morale) doivent être envoyées à l’adresse postale ci-dessus. Les versions électroniques des propositions doivent être transmises en format Microsoft Word ou WordPerfect à l’adresse IMIT@ic.gc.ca.

Pour toute question, veuillez composer le (613) 990-7233.

ANNEXE 1 : RENSEIGNEMENTS GÉNÉRAUX

L'Initiative sur le secteur bénévole et communautaire (ISBC) est une opération conjointe entreprise par le secteur bénévole et communautaire et le gouvernement du Canada. Il s'agit d'une occasion exceptionnelle de mettre en valeur le secteur bénévole et communautaire, qui, au même titre que les secteurs public et privé, forme l'un des piliers de la société canadienne.

Les objectifs à long terme de l'ISBC sont de renforcer la capacité du secteur bénévole et communautaire de relever les défis de l'avenir ainsi que d'améliorer les relations entre le secteur et le gouvernement fédéral et la capacité de ces derniers de servir les Canadiens.

En 2002, la Table conjointe GI-TI a achevé la détermination des façons de renforcer la capacité du secteur bénévole et communautaire par l'application de la gestion de l'information et de la technologie de l'information. Elle a présenté au ministre de l'Industrie et au Comité de coordination conjoint de l'ISBC un rapport énonçant des recommandations sur le programme. Le Secrétariat de la GI-TI, à Industrie Canada, est chargé de la gestion de ce programme, sa mise en oeuvre étant assurée conjointement avec le secteur bénévole et communautaire.

La stratégie de la Table conjointe GI-TI porte sur cinq grandes recommandations :

1. Campagne ciblant les bailleurs de fonds : Campagne destinée à inciter les bailleurs de fonds à modifier leurs politiques et leurs procédures de façon à permettre des investissements dans la GI-TI.
   
   
2. Accès à la planification en matière de TI, à du matériel et à des logiciels, à de la formation et à du soutien technique : Moyen pour les organismes bénévoles et communautaires d'avoir accès en permanence à des services de planification en matière de TI et à des conseils spécialisés, à du matériel et des logiciels à jour, à de la formation et à du soutien technique.
   
   
3. Site Web/portail du secteur bénévole et communautaire : Ressource en ligne pour l'échange de renseignements et de pratiques exemplaires reliant les organismes bénévoles et communautaires et les bailleurs de fonds.
   
   
4. Service de financement interactif : Service de financement interactif fondé sur le Web destiné aux bailleurs de fonds et aux organismes à la recherche de crédits.
   
   
5. Campagne de sensibilisation : Campagne visant à accroître le degré de sensibilisation aux avantages de l'adoption et de l'utilisation efficace des technologies.

La présente demande de lettres d'intention porte sur une partie de la recommandation no 2.

Dans son rapport, la Table conjointe GI-TI a indiqué que le secteur bénévole et communautaire devait notamment avoir accès à du soutien et de la formation en technologie. À ce sujet, elle a formulé la recommandation suivante :

Aider les organismes bénévoles et communautaires à utiliser la technologie avec plus d'efficience et d'efficacité en reliant les réseaux communautaires existants, en établissant un point central d'accès à ces réseaux...

Pour donner suite à cette recommandation, Industrie Canada est à la recherche d'organismes disposés à établir un réseau pan canadien de formation et de soutien en GI-TI destiné aux organismes bénévoles et communautaires.

La stratégie vise à aider les organismes bénévoles et communautaires à utiliser la technologie afin de trouver des façons plus efficaces de mener les activités essentielles à la réalisation de leur mission. Elle est aussi destinée à aider l'ensemble du secteur à mieux jouer son rôle de pilier de la société canadienne avec les secteur public et privé. Il est possible d'obtenir de plus amples renseignements sur cette stratégie sur le site Web de l'ISBC (www.vsi-isbc.ca).