Mandat de la Table conjointe sur l'Accord

Objet du projet d'Accord

Se doter d'un document-cadre, ainsi que de mécanismes de suivi et de rapport, afin de favoriser une collaboration plus étroite entre le gouvernement fédéral et le secteur bénévole dans l'élaboration des politiques, la conception des programmes et la prestation des services, et ce, dans l'intérêt des Canadiens et des Canadiennes.

L'Accord sera fondé sur un engagement mutuel en faveur d'une meilleure qualité de vie pour les Canadiens et les Canadiennes. Il sera caractérisé par des initiatives du gouvernement et du secteur présentant des avantages mutuels et équilibrés. Ces initiatives permettront d'apporter des changements pratiques dans les rapports entre les deux parties, lesquels faciliteront l'établissement d'une relation durable, pour le bien-être de la société canadienne.

Contexte

Le projet d'Accord est l'un des volets de l'Initiative sur le secteur bénévole et communautaire (ISBC). Il est entendu que la planification et la mise en œuvre du projet d'accord doivent se faire en collaboration pour amener des initiatives présentant des avantages mutuels et équilibrés. Conséquemment, le gouvernement fédéral et le secteur bénévole ont tous deux investi des ressources et mis à contribution leur expertise afin de soutenir l'élaboration et la mise en œuvre de l'accord.

Attentes

L'élaboration d'un accord-cadre repose à la fois sur un plan qui a été approuvé et un document de consultation. Cette première étape, qui débutera par l'élaboration d'un plan, est susceptible de s'échelonner sur une douzaine de mois. Le plan devra notamment prévoir de vastes consultations afin d'établir l'assise d'un accord-cadre précisant la vision, les valeurs et les principes qui mettront les parties en relation.

Les mécanismes connexes de mise en œuvre seront également développés suivant un plan approuvé. Cette deuxième étape du projet prendra elle aussi vraisemblablement un an, et débutera par la préparation d'un plan. De vastes consultations seront également nécessaires à ce stade. Cette étape servira à mettre au point tous les détails concernant les structures et les processus institutionnels requis pour gérer la relation de façon permanente. À cette fin, des mécanismes concrets seront définis pour apporter des changements particuliers à la relation.

Les approbations devront passer par les voies appropriées, le cas échéant et au moment opportun.

Mandat de la Table conjointe sur l'Accord

La Table conjointe sur l'Accord jouera un rôle central dans l'élaboration du document-cadre et des mécanismes connexes de mise en oeuvre.

Composition de la Table conjointe sur l'Accord

La Table sera composée d'un nombre égal de hauts fonctionnaires fédéraux et de membres du secteur bénévole, et elle comptera deux coprésidents (un de chaque partie). Elle regroupera notamment des sous-ministres adjoints du gouvernement du Canada et des membres du secteur bénévole choisis par le Comité de sélection indépendant. Des suppléants ne seront pas autorisés.

Rapports entre la Table conjointe sur l'Accord et le Comité de coordination conjoint

Le Comité de coordination conjoint a été mis sur pied pour coordonner le travail des tables conjointes, tout particulièrement en ce qui a trait aux communications et à la consultation. La Table conjointe sur l'Accord sera appelée à intervenir dans ces deux domaines. Au besoin, la Table pourra obtenir l'aide du Comité de coordination conjoint pour toute question relevant de la compétence de ce dernier.

Rôles et responsabilités

Les membres du secteur bénévole qui participent à la Table devront rendre des comptes à leurs supérieurs selon les mécanismes établis par leur organisation respective. Toutefois, leur rôle ne consiste pas à représenter les intérêts de celle-ci, mais à faire avancer ceux de l'ensemble du secteur grâce à l'établissement d'un partenariat plus efficace avec le gouvernement fédéral. Les membres du secteur bénévole auront la responsabilité de répondre aux points de vue et de bien représenter les valeurs et les priorités du secteur. Si les questions discutées à la Table les obligent à demander conseil à leurs confrères, les membres du secteur bénévole devront consulter le Groupe directeur supérieur du secteur bénévole et mener de vastes consultations auprès du secteur.

Les hauts fonctionnaires fédéraux qui participent à la Table conjointe sur l'Accord rendront des comptes à leurs supérieurs par la voie habituelle. À l'instar des représentants du secteur, leur rôle ne consiste pas à représenter les intérêts de leur propre organisation, mais bien à faire avancer ceux de l'ensemble du gouvernement et à contribuer à l'établissement d'une relation plus étroite avec le secteur bénévole. S'ils ont besoin de connaître le point de vue du gouvernement sur des questions stratégiques, les hautes fonctionnaires fédéraux auront recours au Groupe de référence ministériel (GRM) et à d'autres structures de gouvernance mises en place à cette fin.

Calendrier et réunions

La Table sera mise sur pied pour une durée de deux ans à compter de la date de sa première réunion. Après un an, elle reverra son mandat et pourra au besoin y apporter des changements pour la deuxième année. La fréquence des réunions, qui pourraient prendre diverses formes (rencontres face à face, téléconférences, ou correspondance électronique), sera déterminée par les coprésidents.

Secrétariat et financement

La Table conjointe sur l'Accord sera soutenue dans ses travaux par le Groupe de travail sur le secteur bénévole (gouvernement fédéral) et par le Secrétariat de l'Initiative sur le secteur bénévole et communautaire (secteur bénévole). À la demande des coprésidents, le Groupe de travail et le Secrétariat devront notamment :

• fournir un service de secrétariat à la Table;
• assumer les frais liés à l'organisation des réunions de la Table;
• assumer les frais (déplacements et dépenses courantes) engagés par les membres du secteur bénévole (en conformité avec les lignes directrices du Conseil du Trésor) pour participer aux travaux de la Table;
• à la demande de la Table et pour étayer les travaux de celle-ci, cerner les besoins en matière de recherche et de rapport, et prendre les mesures nécessaires pour accomplir le travail.

Annexe A : Principes directeurs

1. Quorum
Pour qu'une réunion soit officielle, les membres des tables ont convenu d'établir le quorum à un minimum de quatre représentants de chaque partie. Les suppléants ne seront pas autorisés.

2. Confidentialité
Les membres des tables doivent pouvoir s'exprimer ouvertement et en toute franchise. C'est pour cette raison qu'il est important de préserver le caractère confidentiel des discussions en respectant les opinions et les points de vue exprimés par les personnes lors des rencontres et en s'engageant à ne pas divulguer ces renseignements à autrui.

3. Communications avec le public et les médias
Il y aura des communications périodiques au sujet des Tables conjointes; des précisions seront alors fournies sur leur mandat et leurs membres, de même que sur l'état d'avancement de leurs travaux. Des comptes rendus, des rapports d'activité et d'autres outils de communication (p. ex. fiches Q-R) seront produits à intervalles réguliers parallèlement aux travaux de la Table afin de soutenir ces travaux et d'en assurer la transparence.

4. Décisions
Les membres des tables doivent tenter de parvenir à un consensus dans la mesure du possible.

5. Langues officielles
Tous les membres seront encouragés à participer aux délibérations des tables conjointes dans la langue officielle de leur choix. Tous les documents produits par les tables seront distribués dans les deux langues (p. ex. procès-verbaux, rapports conjoints, infocapsules).

6. Accessibilité
Afin d'assurer la participation active des membres qui pourraient avoir des besoins particuliers du point de vue de l'accessibilité, les réunions des tables se tiendront dans des lieux faciles d'accès. Au besoin, des aides techniques, des appareils anthropométriques, des accompagnateurs et d'autres services spécialisés seront fournis à l'intention des membres ayant un handicap.

7. Membres experts et invités
La Table conjointe sur l'Accord pourra, de temps à autre, inviter des experts, des universitaires ou d'autres représentants du secteur bénévole à assister aux réunions à titre de conférenciers, de conseillers ou d'observateurs en raison de leur connaissance du sujet ou du secteur, ou en tant que participants à une autre table ou à un autre mécanisme de consultation. Il faudra obtenir l'approbation des coprésidents avant de lancer de telles invitations.