Mandat du Comité directeur conjoint

1. Mandat

Compte tenu de l’engagement mutuel de collaboration à l’égard de l’initiative lancée par le gouvernement du Canada et le secteur bénévole, et de la coopération accrue entre ceux-ci dans le cadre de la deuxième phase de l’Initiative sur le secteur bénévole et communautaire (ISBC), le Comité directeur conjoint (CDC) a été créé. Son mandat est :

1.1 d’assurer la coordination et la supervision du travail de l’ISBC qui reste à accomplir, et de la mise en œuvre, de la diffusion et de la prestation des produits et services de l’ISBC. Il s’agira notamment :

1.1.2 d’assurer la coordination horizontale et la mise en œuvre du travail des organismes consultatifs chargés de superviser la mise en œuvre des travaux entreprise au cours du processus de table conjointe dans le cadre de la première phase de l’ISBC;

1.1.3 d’orienter les organismes consultatifs et les autres groupes de travail de l’ISBC en procédant à des études au besoin, en examinant les travaux en cours et en modifiant le cap s’il y a lieu;

1.1.4 d’examiner les autres recommandations résultant de l’ISBC et de proposer des mesures futures à prendre à leur sujet.

1.2 d’offrir une tribune où les organismes de consultation, les groupes de travail et le Comité de gestion stratégique de l’Initiative canadienne sur le bénévolat pourront échanger de l’information.

1.3 d’assurer la mise en application et le suivi de l’Accord et des codes de bonne pratique. Il s’agira notamment :

1.3.1 de voir à ce que l’Accord et les codes soient bien connus, accessibles, et que leur application soit comprise et mise en œuvre à l’échelle du gouvernement fédéral et du secteur bénévole et communautaire;

1.3.2 d’établir une orientation stratégique permettant d’adopter des mesures pour surveiller et évaluer l’état d’avancement des travaux au sein des ministères et du secteur bénévole et communautaire;

1.3.3 de superviser l’élaboration d’une optique du secteur bénévole et communautaire et d’un mécanisme de règlement des différends liés à l’Accord entre le gouvernement du Canada et le secteur bénévole et communautaire et les codes de bonne pratique qui s’y rattachent;

1.4 de servir de tribune afin de déterminer et d’examiner les questions soulevées dans ce travail conjoint ou dans d’autres dossiers importants abordés par le secteur ou le gouvernement. Il s’agira notamment :

1.4.1 d’appuyer des discussions annuelles entre des ministres et le Forum du secteur bénévole et communautaire (FSBC) portant sur des questions d’intérêts mutuels;

1.4.2 de fournir des commentaires et des conseils au gouvernement fédéral et au secteur bénévole et communautaire sur le FSBC et le rôle possible de chacun dans le climat actuel;

1.5 de fournir un mécanisme pour le règlement des différends existant dans les organismes et les activités au sein du secteur bénévole et communautaire.

2. Exigences en matière de rapport

2.1 Superviser l’élaboration d’un rapport annuel sur les progrès réalisés en ce qui concerne la mise en œuvre de l’Accord et sur l’efficacité des travaux communs aux fins d’examen à avec les Ministres clés et le Forum du secteur bénévole et communautaire (FSBC).

3. Composition du Comité

3.1 Membres

Le CDC sera composé de 14 membres, dont deux coprésidents - la sous-ministre adjointe (SMA) des Programmes de la sécurité du revenu, Développement social Canada, et le président du Forum du secteur bénévole et communautaire. Le Comité sera constitué en proportion égale de représentants du gouvernement et du secteur bénévole et communautaire.

3.2 Représentation gouvernementale

• Les membres représentant le gouvernement seront des SMA faisant partie du Comité directeur des SMA.
• Le remplacement par un autre sous-ministre adjoint (SMA) ou directeur général (DG) est autorisé. Le choix du remplaçant ou suppléant doit permettre le maintien de la continuité et la personne choisie doit être intéressée et engagée.

3.3 Membres du secteur bénévole et communautaire

• Les membres du secteur bénévole et communautaire feront partie du Forum du secteur bénévole et communautaire ou seront choisis par le Forum, et en relèveront.
• La majorité des membres du CDC du secteur bénévole et communautaire seront des directeurs généraux ou des présidents de conseils d’administration.
• Il n’y aura pas de suppléants.

4. Responsabilité

Les fonctionnaires devront rendre compte de leur participation au CDC dans le cadre des structures habituelles de leur ministère/organisme.

4.2 Les membres du secteur bénévole et communautaire relèveront du Forum du secteur bénévole et communautaire en ce qui concerne le plan de travail et le mandat élaborés par l’ISBC. En cas de désaccords ou de divergences d’opinion importants, les membres du Comité pourront consulter le Forum pour obtenir des directives ou des conseils.

5. Lignes directrices sur les conflits d’intérêts

Tous les membres du CDC agiront avec honnêteté, intégrité et ouverture pour faire avancer le processus conjoint.

5.2 Les fonctionnaires fédéraux doivent se conformer au Code du Conseil du Trésor régissant les conflits d’intérêts et l’après-mandat s’appliquant à la fonction publique et à toute politique ministérielle pertinente sur les conflits d’intérêts, les activités extérieures, les cadeaux et les marques d’hospitalité. Ils sont également assujettis aux dispositions de l’alinéa 121(1)c) du Code criminel concernant les avantages de quelque nature reçus directement ou indirectement d’une personne ou d’un organisme ayant des relations avec le gouvernement.

5.3 Les membres du secteur bénévole et communautaire faisant partie du CDC adhéreront aux lignes directrices relatives aux conflits d’intérêts du Forum du secteur bénévole et communautaire.

6. Échéances et réunions

Le CDC est mis sur pied à compter de janvier 2003 jusqu’au 31 mars 2005. Ses membres se réuniront tous les trois mois ou à une fréquence qui sera déterminée par les coprésidents. Les moyens pourront varier : réunion traditionnelle, conférence téléphonique ou correspondance électronique.

6.2 Des groupes de travail et sous-comités pourront être formés et chargés au besoin d’aborder des questions particulières ou de mener certaines activités.

6.3 Le CDC reverra son mandat à chauqe année et pourra le réviser pour le reste de sa durée.

7. Secrétariat et financement

7.1 La Division des affaires du secteur sans but lucratif, bénévole et communautaire du ministère du Développement social Canada prend à sa charge :

• les services de secrétariat à fournir au CDC avec le concours du secrétariat du Forum du secteur bénévole et communautaire;
• la rédaction des rapports de décision de toutes les réunions du CDC (participation requise);
• les dépenses liées à l’organisation des réunions et aux contrats pour des travaux à réaliser pour le CDC, etc.;
• les frais de déplacement et les menues dépenses remboursables pré approuvés (selon les lignes directrices du Conseil du Trésor) des membres du secteur bénévole et communautaire relativement à leurs tâches au sein du CDC;
• les rapports périodiques sur les dépenses.
  

8. Règlement des différends

8.1 Si les membres du Comité sont dans l’impossibilité de régler une question par la négociation, le Comité renverra le différend à ses coprésidents pour son règlement. Les coprésidents peuvent décider de faire appel à un tiers neutre. Les décisions prises conjointement par les coprésidents seront considérées comme définitives par le Comité.

Annexe A
MODALITÉS APPLICABLES AUX RÉUNIONS DU COMITÉ DIRECTEUR CONJOINT
Initiative conjointe du gouvernement du Canada et du secteur bénévole et communautaire

1. Quorum
Aucune décision ne sera prise par vote au CDC si le quorum n’est pas constitué de huit membres, dont quatre du secteur bénévole et communautaire et du gouvernement fédéral, ce qui peut inclure les coprésidents du Comité.

2. Confidentialité
Les membres du CDC doivent pouvoir s’exprimer ouvertement et en toute franchise. Pour cette raison, il est important de préserver le caractère confidentiel des discussions. Les membres du Comité s’engagent à respecter la vie privée des autres participants et à ne pas communiquer de renseignements à leur sujet ni à rapporter les opinions exprimées par autrui pendant les réunions. Les rapports de décision respecteront la règle de la confidentialité. Les délibérations doivent demeurer confidentielles à moins qu’il ne soit décidé par consensus de les rendre publiques (voir la règle 3 ci-dessous) .

3. Communications avec le public et les médias
Des communications périodiques sur l’état d’avancement des travaux sont un aspect prioritaire du travail du CDC. Des rapports de décision, des rapports d’activités et d’autres outils de communication conjoints (questions et réponses, par exemple) doivent être produits à intervalles réguliers et approuvés par les membres du Comité, puis affichés sur Internet et distribués aux médias et autres intéressés. Des documents de cette nature pourront être remis à des personnes de l’extérieur sur approbation des coprésidents du Comité.

4. Prise de décision
Les membres du Comité doivent tenter de parvenir à un consensus dans la mesure du possible. Si, pour quelque raison que ce soit, il n’est pas possible d’en arriver à un consensus, les membres du CDC peuvent procéder à un vote majoritaire ou permettre l’établissement de rapports dissidents.

5. Langues officielles
Tous les membres doivent pouvoir participer aux délibérations du CDC dans la langue de leur choix. Tous les documents produits par le CDC seront distribués dans les deux langues (p. ex. procès-verbaux, rapports conjoints, infocapsules).

6. Accessibilité
Afin d’assurer la participation active des membres et des invités qui pourraient avoir des besoins particuliers du point de vue de l’accessibilité, les réunions du CDC se tiendront dans des lieux faciles d’accès. Au besoin, des aides techniques, des appareils anthropométriques, des accompagnateurs et d’autres services spécialisés seront fournis à l’intention des membres et de leurs invités ayant une déficience.

7. Membres experts et invités
Le CDC pourra, de temps à autre, inviter des experts, des universitaires ou d’autres représentants du gouvernement ou du secteur bénévole et communautaire à assister aux réunions à titre de conférenciers, de conseillers ou d’observateurs en raison de leur connaissance du sujet ou du secteur, ou en tant que participants à un autre mécanisme de consultation. Il faut obtenir l’approbation des coprésidents avant d’effectuer de telles invitations.

Annexe B

INDEMNISATION DES REPRÉSENTANTS DU SECTEUR BÉNÉVOLE ET COMMUNAUTAIRE AU COMITÉ DIRECTEUR CONJOINT

En matière de responsabilité et d’assurance, les représentants du secteur bénévole et communautaire siégeant au CDC doivent appliquer les mêmes principes de gestion des risques que les fonctionnaires siégeant au CDC, et ils sont visés par la Politique du Conseil du Trésor sur les bénévoles.

Les représentants du secteur bénévole et communautaire au CDC sont donc considérés comme « bénévoles » en vertu de cette politique.

Les ministères et organismes fédéraux devraient appuyer les bénévoles en cas de poursuite en dommages-intérêts mettant en cause des tiers et prendre toutes les mesures nécessaires pour s’assurer que les bénévoles ne subissent pas de pertes financières liées à leur participation bénévole.